医院档案管理工作中存在的问题及对策

【摘要】　医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好新时期医院档案管理工作。本文总结了目前医院档案管理存在的诸多问题，并提出了具有创新性的解决方案和思路，对于医院档案管理和内涵建设具有现实性指导意义。

doi：10.3969/j.issn.1674-9308.2015.01.024

作者单位：253100山东省平原县第一人民医院住院处

Problems and Countermeasures in the Management of Hospital Archives

DONG Xingang ( Shandong first people's Hospital of Pingyuan county, Pingyuan 253100, China)

[Abstract] Hospital archives is the credential in hospital management, is the foundation of medical scientific research, is the hospital propaganda education vivid material. How to adapt to the socialist market economic system, change file management mode, to strengthen the standardized management of archives must be on the basis of investigation of hospital archives management, understand the current situation of hospital file management and existing problems, and analysis its reason, and take some countermeasures accordingly, in order to better to do a good job of hospital archives management in the new period. This paper summarizes the problems existing in current hospital archives management, and puts forward the innovative solutions and ideas, for hospital archives management and the connotation construction of practical guiding significance.

[Key words] Hospital archives, The existing problems, Solution

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题 [1]。

1　现行医院档案管理中存在的问题

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在：

1.1　档案管理中工作制度不健全

档案管理在医院管理中得不到重视，在实际工作中存在不足，存在很多问题和疏漏，临床科室有详细明确的工作管理制度，而档案室的工作制度较少，应该根据现代化医疗卫生系统的发展而随时改进和提高，这样才能不断的完善工作制度。

1.2　对医院档案内容范围不明确

无论各级各地医院卫生系统，无论是三甲还是二乙，医院内部的档案都应该按照内、外、妇、儿等严格明确的分类，以及对病种的明确分类，而目前医院的档案病种分类不明确，比较分散，不便于医护人员查阅和利用。

1.3　医院档案得不到重视和利用

各级各地医疗卫生系统对本单位的档案科室不够重视，认为档案可有可无，无关紧要，有没有都无所谓，更不知道查阅档案的意义，不少同志甚至是领导干部对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，所以信息内容搜集不足，档案利用率不高。

1.4　医院档案管理人员整体的业务水平不高

一般医院只重视临床科室人员的培训和教育，但对档案人员没有进行系统的学习培训，档案室的工作人员认为日常工作简单，比较安逸，不爱学习，不求进步，使档案管理工作停留在比较落后的阶段，缺乏对新知识的学习和了解，跟不上医院的发展要求。

1.5　档案管理工作中硬件投入不足，现代化管理水平不高 [2]

有些医院用房紧张，致使档案室工作环境比较狭小，不利于档案的保存、保管和查阅。另外，现代医院网络应用技术只限于临床科室，没有应用到档案管理中，使档案管理处于比较落后的水平，不利于档案的开发和利用。

2　改善医院档案管理的对策

2.1　医院档案的统一集中管理

各级各地医院都应当对档案进行统一管理，建立完整的档案库，使档案室成为一个独立的有特点的科室，针对不同病区及病种分类排放，保证搜集档案信息的快速及准确，充分的发挥其凭证和利用的作用。

2.2　加强学习有关的法律法规

由于各级卫生医疗机构对《档案法》的认识不足，档案法制观念淡薄，所以，各级医疗卫生机构应该加强全院的干部职工的培训学习，以便加强医院法制化、规范化、制度化管理，才能更好的支持档案管理工作。

2.3　加强档案管理制度

为了增加各项规章制度在实际工作中的可操作性，针对医院档案室的规章制度比较凌乱的情况进行汇总，部分内容根据本医院的具体情况作了相应的调整和补充，档案室应该结合本单位档案工作的要求，建立完整的工作制度，以便完善工作中档案的借阅、参考、保密的工作，使工作人员遵守工作制度，防止工作疏漏出现差错。建立由工会、职工代表和有关人员组成的院内公开检查小组，对档案室进行不定时的检查，检查内容是否真实、全面、及时，程序是否符合有关的法律法规，职工所反应的问题是否得到认真解决和答复。

2.4　加强档案工作人员素质的提高

医院管理工作的需求，创造性的做好档案管理工作，因此，档案管理工作越来越重要，对档案室的工作人员也提出了更多更高的要求，档案室工作人员应当不断的学习，定期参加培训，了解科室的工作性质和业务范围，深入临床科室进行医疗研究对档案的要求，不断提高自身的工作能力，从而进一步完善档案室的工作。

2.5　重新建立医院内部网络档案管理系统，充分发挥档案管理的重要性

随着现代化医疗卫生的进步，网络已经进入到各行各业，医院应当采用先进的、成熟的档案办公软件，针对医院入网的全部档案，由院长统一管理，各科室主任建立完善的病历病种，档案室工作人员负责输入分类，以便各科室医生的查阅参考。

2.6　提高对档案管理的重视和档案存放条件

目前，全国各级医院卫生系统的医疗技术水平和业务管理水平都有明显的提高，可医院档案管理得不到合理的利用和重视，所以各级医院都应该加强这方面的学习，增加对档案管理的认识和了解，提高档案管理人员的整体素质，定期学习，定期考试，定期抽查，档案仓库要做到防潮、防火、防盗、防水等，保证档案不受损失。