高校仪器设备信息化管理改进探讨

◆尹孝玲 龚琼

高校仪器设备信息化管理改进探讨

◆尹孝玲 龚琼

从阐述高校仪器设备实施信息化管理的优势入手，对当前仪器设备信息化管理存在的问题进行剖析，并提出信息化管理改进的措施建议。

高校；仪器设备；信息化管理

10.3969/j.issn.1671-489X.2015.24.024

1 前言

随着我国高等教育的快速发展，为了满足高校教育教学需求，高校在仪器设备上的投入也大幅度增加，这就要求高校必须重视仪器设备管理，充分发挥仪器设备的作用，提高办学水平，促进高等教育事业持续发展。在仪器设备管理中应用计算机信息管理技术，能够促使仪器设备管理模式发生根本性的转变，弥补原有仪器设备管理技术和方法存在的缺陷，实现仪器设备信息流的内部、纵向和横向的集成化管理，推动仪器设备管理工作步入高效运行轨道。

2 高校仪器设备实施信息化管理的优势

1）有利于整合各项教育教学资源，促使仪器设备管理模式不断改进，以及各部门工作流程不断优化，有效避免在仪器设备管理中出现重复劳动的情况［1］。

2）有利于降低综合管理成本，促使高校仪器设备管理由传统的局部管理、集中管理逐步过渡到远程管理、全程管理，使仪器设备管理延伸到高校各个部门中，有利于减轻工作量、避免重复劳动，降低综合管理成本。

3）有利于实现仪器设备管理目标。借助仪器设备管理信息化平台，能够进一步强化高校管理部门对新增仪器设备资产购置的审批论证，从而使仪器设备的配置更加优化，有利于节约购置资金。

3 当前高校仪器设备信息化管理存在的问题

在高校建设发展中，大型贵重仪器设备所占比例不断增大，设备数量逐步增多，管理内容日益复杂化、多样化，并且一部分管理工作仍处于手工操作状态［2］。当前，高校仪器设备信息化管理主要涉及三个方向的信息流：一是内部信息流，具体是指设备管理部门内部业务流程的设备信息联系；二是纵向信息流，是指设备管理部门与教学单位或是实验室设备之间的信息衔接；三是横向信息流，指的是各个职能部门之间的设备信息交换。高校现有的仪器设备管理系统并未从全局的角度出发对设备管理进行控制，从而使得三个方向的信息流存在一些问题。

缺乏业务流程管理 仪器设备信息化管理缺少与设备管理业务流程有关的系统设计，当前管理系统是以资产统计功能为主，过于偏重对数据库的管理（即资产账务管理），严重缺乏对设备资产购置论证、审批、采购等相关业务流程的管理，从而使得很难形成含有动态数据且完整的设备管理档案［3］。这样便无法体现出业务管理与数据管理之间的关系，也就不能很好地满足设备管理要求，致使部门内部无法实现对设备的有效监督。

缺乏信息纵向衔接 在软件适应性方面略显不足，仪器设备的变动情况只能在相关的管理部门独立运行和操作，未在全校范围内进行组织规划，从而使得设备管理部门与教学单位及实验室之间的信息无法有效衔接。

缺乏信息动态反馈 仪器设备信息管理系统与学校财务部门的账表体系不符。系统软件呈现出来的设备总账、明细账仅能反映出某个时点的结存情况，却无法按照某段时间的数据变化，对设备资产的变化情况作出正确分析［4］。由于核算功能的缺失，使系统无法反映出资产的结余存额，无法满足日常管理过程中对数据分析的需要。

4 高校仪器设备信息化管理的改进措施

面向过程的仪器设备信息管理改进思路 为了弥补上述仪器设备信息化管理存在的弊端，笔者提出面向过程的仪器设备信息化管理改进措施。从内部信息流来看，面向过程管理从全寿命周期的角度出发对仪器设备实施管理，包括设备方案可行性研究阶段、采购阶段、安装调试阶段、运行维护阶段、报废阶段等各个阶段的管理。在设备的全寿命周期内，可以对与之相关的信息进行跟踪记录，为管理部门开展工作提供详细可靠的依据。从纵向信息流来看，面向过程管理在强化设备自身管理的基础上，还引入了与设备相关管理内容，如人事、规划、财务等，管理过程中还涉及多个职能部门，如学校的人事部、财务部、发展规划部、后勤部门、计算机中心等。除此之外，还包括一些关联部门，如用户、外贸、外商等。从横向信息流来看，面向过程管理使用的是统一的数据库，加强了各个数据库的信息交换，能够确保各个数据库统一实现信息更新与共享，保证学校内部不同的职能部门均实时获取到所需的设备信息，从而为管理决策提供科学依据。

综上，面向过程管理是以仪器设备的采购和管理作为主导，并兼顾仪器设备全寿命周期所涉及信息的一体化管理，它的应用有助于工作效率的全面提升［5］。

面向过程的仪器设备信息化管理系统案例分析 “经费使用和仪器设备采购进程管理系统”是由北京大学研制开发的一套技术先进的管理系统，该系统在设计研发阶段采用面向过程的思路，设计以仪器设备采购过程作为主线，整个系统当中包含经费管理、论证、招标、合同、信息发布管理等几个子系统。同时，该系统包括与仪器设备采购管理相关的人财物等内容，其最为突出的特点是灵活性强、可扩展能力好。该系统在研发设计时，结合国家当前的法律和法规，并充分考虑学校的各项规定，从而使系统可在网络上对采购进程进行实时、动态显示，不仅使采购的透明度大幅度提升，而且使管理更加规范化［6］。

该系统在设计时采用先进的技术，实现采购过程相关数据的数字化和规范化，尤其是各类文件的数字化，如论证报告、原始发票、招投标文件以及专家意见等，确保数据的完整性。该系统的灵活性具体体现在其管理模式的多样性上，如客户端、服务器端管理等。为使系统的运行更加稳定、可靠，还加入分块维护模式，各部门负责本部门数据的维护，计算机中心负责系统的维护，由此进一步提升了系统的安全性。此外，还设计了基于浏览器和服务器端的查询模式，扩大了系统的查询范围，便于用户使用。系统引入自动邮件通知功能，增强工作的及时性。在采购流程上，系统可以自动触发邮件通知，为当事人了解情况提供方便。通过该系统的使用，能够实现仪器设备信息流的内容管理、纵向管理和横向管理，极大程度地提升工作效率。

5 结语

总而言之，信息化建设是高校仪器设备管理发展的必由之路。在信息化管理中，高校要立足于自身办学情况，在充分考虑仪器设备管理需要的基础上，构建起面向过程的仪器设备信息化管理系统，使管理系统覆盖仪器设备采购、入库、使用、维护、报废等各个环节，为提高仪器设备管理工作效率，实现最大化利用价值提供有力技术支撑。■

［1］连新泽，谷章雨.高校仪器设备“物流式”管理系统开发［J］.赤峰学院学报:自然科学版，2014（9）:45-46.

［2］宋庆宝，张博，张时瑞.民办高校教学仪器设备档案信息化管理的探讨［J］.农业网络信息，2013（12）:78-79.

［3］丁超峰.改变传统的设备管理模式 实现设备的信息化管理［J］.实验技术与管理，2014（8）:87-88.

［4］汪峰，陈辉，强云霄.高校实验室设备信息化管理模式探索［J］.技术与创新管理.2014（9）:85-86.

［5］李玲.高职院校仪器设备信息化管理现状及对策［J］.产业与科技论坛，2011（1）:101-102.

［6］张宇波，张媛，黄凯，等.高校仪器设备信息化管理系统探索［J］.实验技术与管理，2013（2）:38-39.

G48

B

1671-489X（2015）24-0024-02

作者：尹孝玲、龚琼，湖南安全技术职业学院，研究方向为高职教育（410151）。