浅析新形势下档案管理工作的规范化

摘要：随着我国社会主义体制建设的不断加快与人民生活水平的不断提高，对档案管理工作的要求也不断增加，档案管理工作在发展社会主义体制过程中的重要性也不断显现。但在现阶段的档案管理工作存在误区，认为档案管理工作无足轻重，部分人群没有看到档案管理的重要性。文章从档案管理的现状出发，分析当今档案管理存在的问题以及未来的发展策略，从而达到提高档案管理工作人员的职业素养、提高工作效率和服务规范管理行为等管理目标。

关键词：档案管理；重要性；规范化；规章制度；管理方案 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2015）05-0173-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0418

当前的档案管理工作存在诸多的问题：人员对于档案管理不够重视，缺乏责任感；档案管理的观念落后，认识不清；不知道档案管理的作用，工作时没有从实际出发等。因此，要想更好地规范现阶段的档案管理工作，需要坚持与时俱进的原则，分清档案管理工作的作用，以科学合理的方法制定出适合档案管理人员的工作计划；从现实出发，更新管理观念，促进管理人员责任感的形成，激发其工作热情，进而提高档案管理的科学性和规范化，使其更加符合法律要求。

1 做好档案管理工作的重要性

这一点主要从档案管理人员的角度出发，就如何提高档案管理人员的工作责任心，帮助档案管理人员明确工作任务等问题提出解决方案。档案管理工作是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。档案管理工作的规范化，既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，也可以为决策者在制定工作规划时提供详实的资料，帮助决策者做出科学合理的适合单位长期使用的发展规划。同时，档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。

目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。

2 现阶段档案管理工作建设中存在的主要问题

随着信息技术的不断发展和网络时代的来临，档案管理作为一种传统化的工作，已经慢慢淡出了人们的视线，造成大部分人都形成了档案管理工作不重要的认知，认为这是一个可有可无的工作。这一现象的出现，一方面是因为大多数人不知道档案管理工作的具体内容和作用，在了解度和认知度上存在误区；另一方面是由于档案管理人员素质不高、职业素养较低，在对档案管理这一工作没有足够的重视，缺乏责任心和职业道德素质，工作不认真、做事马虎，没有敬业精神的奉献精神，对待事情敷衍了事，对于专业知识的掌握少，造成档案管理无法发挥出其应有的积极作用。因此，需要单位领导者从根本上给予高度的重视，不断改进管理模式，完善管理制度，对管理人员严格要求，强力清除影响档案管理工作进步的毒瘤，防止档案管理观念继续弱化。

3 新形势下档案管理工作规范化的主要方法

3.1 完善档案管理工作的规章制度

要想更好地规范档案管理工作，首先应该使档案管理的基础工作稳定可靠，这不但是档案管理工作法制化的要求，也是提升其科学化、合理化、规范化的保证。虽然我国政府针对档案管理工作颁布了一系列的法律，保证了档案管理工作发展的基础不动摇，也为档案管理在收集、整理和管理等过程提供了有力的帮助。但随着社会的不断发展、档案管理工作的进步、管理设施的不断优化以及档案种类的不断增多，档案管理的方法也需要改革创新、与时俱进。要求档案管理的工作人员必须存有忧患意识，工作上有紧迫感，不断学习相关知识以提高自身的职业素养，加强法制教育，帮助管理人员明确相关法律法规，保证其工作行为的合法化。单位领导者应该不断完善制度建设，从单位档案管理工作的实际出发，因地制宜，制定出一套行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用。

3.2 制定出符合时代发展要求的档案管理方案

现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，如何做好新时期的档案管理工作以及如何推动档案管理工作的创新发展是管理人员现阶段的首要达成目标。

这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归总出工作的特点，提高管理者的服务质量和知识储备量，加强管理人员的专业技能和管理能力的培训，以现代化的管理方法取代传统的管理方案，以机器归整取代手工操作，提高档案利用率，实现其价值。但是，网络信息也具有一定的不安全性，这就需要管理人员要加强日常的管理、鉴定和保管等相关工作，保证档案的完整性和真实性。

3.3 采用科学的管理方法，提升档案管理职能

档案管理工作是为了国家和社会服务的一项工作，加强档案管理工作，可以推进国家的经济建设和社会发展的进步，并且对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过档案来把握市场经济的基本活动规律和发展方向。档案管理工作的管理内容就是档案，而档案具有被利用的价值，这同时也是档案管理工作存在的价值，作为档案管理工作者，只有做好合理开发，有效利用档案的价值，才能够更好地完成本职工作。因此，档案管理者应该掌握科学的管理方法，学习先进的档案管理技术，以科学的方法和先进的管理手段来完成对于档案的收集、整理、保管、鉴定等一系列工作，平时在工作中，要明确工作条理，掌握工作重点。例如，档案管理中最基本的编目、检索等工作，虽然只是档案管理的前奏，但如果完成的良好，则可以让后续工作进行得更加顺利；对于一些利用价值比较高的档案，应该复制、备份，且原件不得外借，保证档案的安全性。同时，档案管理人员也应该结合本单位实际的工作情况，对于档案管理工作中不完善的地方及时地改进，更正管理错处。

4 结语

综上所述，根据现阶段的社会发展要求，完善档案管理工作制度，加强档案管理工作规范化建设，以科学合理的办法提升档案管理部门的职能，不仅可以最大化地发挥档案管理的价值，提升其重要性，也可以推动社会经济的进步和发展。因此，档案管理工作的相关人员应该积极抓住发展机遇，迎接挑战，不断创新，与时俱进，从而实现档案管理工作科学化、规范化的目标，开拓新局面。

参考文献

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作者简介：杨燕（1983-），女，内蒙古巴彦淖尔人，内蒙古商贸职业学院助理馆员。

（责任编辑：王 波）