新形势下做好成人教育学生档案管理工作的思考

杨秀武

(邯郸职业技术学院继续教育处，河北邯郸056005)

一、成人教育学生档案管理工作的特点

我国作为人口大国和教育资源不均衡发展的国家，成人教育就成为实现我国教育平等和终身教育理念的重要手段。笔者通过多年的工作经历发现，成人教育具有教育对象的广泛性、教育领域的开放性、教育内容的丰富性、教育过程的终身性的特征。笔者认为成人教育的特殊性主要体现在其所针对的受教育群体的特殊性决定的。这类受教育群体具有一定的社会阅历且思想成熟、有生活负担、纪律观念不强、工作与学习经常发生矛盾冲突、自主学习能力差、受教育程度参差不齐等不同于其他受教育群体的特点。正是由于这样特殊的受教育群体的存在，对这类群体的档案管理也体现出与其他群体档案管理有明显区别的以下特点:

1.管理难度大

由于成人教育的生源涉及面广泛以及成人教育办学形式、办学点的多样化的特点，除全日制脱产学员在校学习的时间长以外，成人教育形式如:业余(包括半脱产、夜大学)、函授、自考、远程教育等教育形式，一般都是课时少、学生多，再加上大部分学生都来自社会，他们学习的主要目的是为了学历的提升晋档，或是对某一专业知识进修学习。这样一个特殊的受教育群体，从年龄上看，绝大多数人都已是成年人甚至是中年人，他们面临着学习与工作、学习与家庭生活的突出矛盾，出勤面授受到限制。成人教育学生档案无论是材料的收集与填写、核对都要在学员面授期间进行。学生不到校时，管理人员依靠电话、网络等一些通讯设备或者是通过各教学点提供的零散的资料来获取学生的相关信息。如果遇到一些特殊情况，如工作单位变更、生活住址改变、电话号码更换、网络不通等情况的发生，管理者与学生之间信息交互时间将会变得更长，工作量、工作难度也进一步加大。所以，导致成人教育学生档案管理信息材料复杂、多样且多变，无疑给成教学生档案管理工作增加了一定的难度。

2.管理缺乏统一性

由于成人教育的特点，使得很多成人教育学生的档案保存的较为分散，有的存放在某高校的成人教育学院、继续教育学院或成人教育处，也有大量学生的档案存放在其他的教学单位或者是某办学站点，缺乏统一机构的归档管理。

3.管理的多样性和复杂性

由于成教学生档案资料的积累具有随时发生变动性的特点，包括学生的学习地点、学籍、学习进度等方面的变动，必然会给学生档案的管理工作带来相应的影响。成人教育学生档案管理是成教学生受教育期间事务管理的重要组成部分，其管理的信息、资料不仅仅记录了学生在接受教育期间日常行为各个方面的表现，还反映着学生的课程学习、成绩考核结果、获奖受惩、个人发展等真实的情况。新形势下，我国的成人教育事业在不断进步发展，成人教育也呈现出办学形式更加多样化的发展趋势，这种趋势以及成人教育特殊的学习方式，必将使成人教育学生档案管理工作呈现出更鲜明的多样性和复杂性的特点。

二、当前成人教育学生档案管理工作中存在的问题极其成因分析

1.成教学生档案管理制度不够健全

这主要是成人教育在我国起步较晚，很多高校成教学生档案管理工作意识较为薄弱，对成教学生档案管理工作的重要性、必要性认识不够充分造成的。

众所周知，我国的成人教育工作是普通高等教育工作的一个极其重要的补充。当前，我国还没有形成一个统一的、权威的有关成人教育学生档案管理工作的相关法律、条例或规章制度。相当多的高校也没有根据成人教育的特点制定出一套行之有效的与普通高等教育有所区别的成人教育学生档案管理的规章制度以及保证其实施的相关办法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校学生档案管理的制度和相关措施直接套用于成教学生档案管理工作。这种做法往往忽略了成人教育的学生与普招学生有很大的不同，从而在操作过程中一旦遇到问题所采取的执行方案往往是无据可依的。不能否认的是，尽管有些学校制定了有关成人教育学生档案管理的规章制度，但依然存在着执行不严格、管理漏洞多、学生档案管理工作随意性较大等现象。另外，有的学校一旦实施的有关成教学生档案工作制度与学校的相关利益发生冲突时，就会被迫中止有关成教学生档案工作制度。

2.成教学生档案管理缺少专职的档案管理人员负责

高校重普教轻成教的现象普遍存在，成教学生档案管理人员大多身兼数职或由临时工负责。高校管理者普遍有种错觉，认为成人教育是普通教育的附属品，成人教育学生档案管理工作者既不需要太高的文凭也不需要足够的专业技能，在这种错误观念指导下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏专业知识和专业技能的人员从事成教学生档案管理工作，更有甚者，很多高校使用临时工或兼职人员从事成教学生档案管理工作，这势必造成成教学生档案管理人员的知识水平、专业技能、服务意识等素质滑坡、欠缺。但现实告诉我们，成教学生档案管理工作与普通高教学生档案管理工作同等重要，新形势下，其重要性更加突出显现。没有一支素质高、专业技能强的成教学生档案管理专职队伍显然难以适应新形势的要求。

3.成教学生档案管理工作不够标准、规范

由于现有的成教学生档案管理人员大多素质比较低，再加上他们又没有经过专业技能的学习和培训，大多是档案管理业务和要求的门外汉，这必然造成成教学生档案管理人员难以使已有的不太完善的相关规章制度得到不折不扣、有成效地贯彻执行，使得成教学生档案管理工作规范化、标准化的要求难以实现，表现出来的效果是人为性、随意性极强。

4.成教学生档案信息利用率低

这主要是由于成教学生档案管理的相关信息、资料收集不够系统、完整，造成成教学生档案管理的信息资源处于浪费状态，学生个人、用人单位需要的相关信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，学生档案的利用难、利用率低，从而不能体现档案管理工作的服务性。

5.成教学生档案管理工作效率低

这主要是由于传统的手工档案管理手段依然普遍存在，而档案管理已向计算机网络化和智能化方向发展。更有甚者，很多成教学生档案管理人员还不会用计算机对学生档案进行管理和信息使用。

6.成教学生档案不能反映学生在校情况的全貌

这主要是由于目前的成教学生档案管理工作只重视文书档案整理、归档和建设，而忽视对教学档案、学生日常表现、个人进步等信息的收集、整理和归档工作，致使成教学生档案内容不全、资料不足、质量不高。

三、新形势下改进成人教育学生档案管理工作的思考

1.提高成教学生档案管理工作的意识

很多高校，特别是某些高校领导把成人教育看作是学校的“挣钱机器”，为学校挣钱就是成教对学校发展的贡献。于是，对成人教育追求办学数量而不求质量、强调结果而不重过程，淡化成教学生档案管理工作的现象普遍存在。只有从上至下增强成教学生档案管理工作重要性、必要性的意识，并把这种意识进行全员宣传，这样，才能更好地促进和加强成教学生档案管理工作的队伍建设、制度建设和基础条件建设，才能使成教学生档案材料的收集、归档工作能顺利进行，从而真正支持成人教育学生档案管理工作。

2.健全成教学生档案管理制度

我国早在2008年就由国家教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，该办法不仅对我国高校档案管理工作进行了详细的分类，同时也对高校档案管理工作的归档、整理和利用指明了方向。但是，该办法并没有对我国成人教育档案管理工作的具体工作流程、规范化管理进行详细的论述。因此，各高校必须结合成人教育的特点，制定符合时代要求和学校自身实际情况的《成人教育学生档案管理办法》，依规管理，减少成教学生档案管理工作的随意性。

3.提高成教学生档案管理人员的业务水平

首先，对于已有的成教学生档案管理人员要采取边学边干、缺什么补什么的方法，使他们不仅要学习档案管理的专业知识，也要学习并熟练掌握计算机相关知识和使用技能，有关部门要采取多种方式检验其学习效果，使其尽快胜任本职工作。同时，档案管理部门还要定期对从事成教学生档案管理工作的兼职档案人员进行业务技能培训，以提高他们的业务水平。最后，要严把进人关，使今后进入成教学生档案管理的人员达到高素质、高技能。

4.完善成教学生档案管理模式

目前，成教学生档案管理工作模式比较单一，即纸质档案管理模式。新形势下，成教学生档案管理模式要从传统单一的纸质档案管理模式向现代化的电子信息管理模式转变。这主要是指通过先进的信息技术、计算机技术，利用丰富多彩的文字、图像、视频及网络信息等方式对成教学生档案管理工作进行完善。从而更好的实现快速、高效完成成教学生档案的统计、整理、修改、查阅、检索以及远距离传递档案信息等功能，从而大大提高成教学生档案管理工作的质量和效率。

5.提升成教学生档案管理工作的服务意识

成教学生档案是其在校期间的历史见证，是其学籍管理的重要依据，是其学习情况、个人发展等各方面情况的客观、真实、具体的历史记录，具有记录信息的原始性和凭证性，具有重要的保存价值和实用价值。新形势下，成教学生的档案在其个人攻读更高层次教育、出国深造、就业求职和转行等方面都具有极高的检索阅读率和利用率。尤其是近几年来，越来越多的用人单位对接受成人教育学生的档案、资质、学历的审验越来越严格，成教学生的档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的重要依据之一。

为此，成教学生档案管理人员，要增强“服务于学生”、“服务于用人单位”的意识，以服务为宗旨、以利用为目的，逐步从单一性的档案保管模式转向为学生、为社会提供灵活多样且兼具针对性的档案服务模式，达到既服务于学生又服务于用人单位、服务于社会的良好效果。

随着社会的不断进步和转型，新形势下对成人教育的学生档案管理工作也提出了更新、更高、更严格的要求。为了更好地应对新形势和广大成教学生要求，成教学生档案管理人员应该强化管理意识、拓展管理功能、严格管理流程、规范服务行为、提高服务质量，促进成人教育学生档案管理工作向现代化、规范化、高效率、重服务方向稳步发展。

［1］王军芬，周春儿.信息化背景下高校成人教育档案管理的思考［J］.中国成人教育，2009，(5)

［2］王安琪.浅谈高校教学管理档案的建设与发展对策［J］.高等教育研究，2002，(18)