高校干部人事档案开发利用浅析

李雪云

宿州学院人事处，安徽宿州，234200



高校干部人事档案开发利用浅析

李雪云

宿州学院人事处，安徽宿州，234200

从高校干部人事档案的重要性出发，指出高校干部人事档案是人才信息的资源地，是高校选拔培养和使用优秀人才的主要资料提供者，能为高校的人事制度改革和各项管理改革提供依据。分析了部分学者目前研究高校干部人事档案开发利用的现状，提出了高校干部人事档案开发利用中存在的一系列问题，然后从客观的角度提出了提高人事档案开发利用的路径，希望能为今后高校干部人事档案开发利用工作的顺利开展提供依据。

高校；干部人事档案；开发利用

1 高校人事档案开发利用研究现状

高校干部人事档案是记述和反映教职工个人经历、德才能绩、工作表现，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录[1],是高校组织、人事等部门培养、选拔和使用人才的原始记录。高校干部人事档案的完整保管，最终目的是为了利用，也就是开发档案信息资源[2]。高校组织、人事部门要挖掘人事档案内在的价值，并利用它为高校的教学、科研服务。目前，学界已开始关注高校干部人事档案开发利用的研究，但研究成果较少[3]。巩霞、汪水英从人事档案信息和管理等方面着手，探讨了高校人事档案开发利用的途径；陈美琼认为，高校干部人事档案的政治性和保密性，在一定程度上影响了人事档案的开发与利用，并提出了相应的开发利用策略。

随着高等的发展，高校人事档案作为高校各项管理与人事改革的重要信息并没有引起学者的广泛重视，一些档案专家对这一领域的研究涉及也很少，为此，本文就这一问题作一浅析。

2 高校人事档案开发利用中存在的问题

2.1 人事档案的管理体制限制了人事档案的开发利用

在传统的人事档案保管制度下，人事档案是神秘的，并带有浓厚的政治色彩，很多想利用档案的人都望而却步，人事档案这种固有的保密制度及其政治性，在一定程度上影响了人事档案的开发利用[7]。高等教育迅猛发展，高校干部人事档案管理要适应高校的发展，高校组织、人事部门要充分挖掘人事档案内在的价值。但是，在日常管理和利用中，高校干部人事档案还是处于封闭的管理状态。高校干部人事档案一般是把材料收集整理好以后放在人事档案室，学校重视对人事档案的保存，但是在查阅、借用等方面却制定了一系列文件，限制了人事档案的利用，正由于查、借、阅干部人事档案手续复杂，导致其利用率低下。这样，造成了严重的资源浪费，不利于高校的发展。如高校普通教职工查阅人事档案必须要部门领导、分管校领导同意，然后填写申请表到人事档案室，分管人事档案室的部门领导和校领导同意签字后再可以查阅。

2.2 高校教职工档案意识薄弱，对人事档案的开发利用不够

目前，各个高校的教职工对人事档案的利用意识不强，人事档案一般是人事处下设的一个机构保存的，档案管理者一般就是收集、整理档案，把人事档案装订入盒放在库房就完成任务了，档案人员一般都是被动服务，有需要查阅档案的，经过分管领导批准，才能查询。而对于大多数教工来说，档案利用意识更是薄弱，如大多数教职工把个人进修的材料、科研成果、奖励材料一般都是保存在自己手里，对于移交档案室的这种意识几乎没有。也有很多教职工对年度考核、鉴定材料等填写不认真，很难准确地反映教职工的真实工作情况，不能给领导提供正确的参考资料，使人事档案失去了其应有的作用。

2.3 人事档案信息化水平不高，管理落后

随着科学技术的发展和信息化时代的到来，计算机应用已经普及高校，人事档案也开始向信息化时代迈进[5]。但是，对于很多高校特别是地方应用型本科高校来说，人事档案的信息化只是简单的检索目录信息化，再加上人事档案的特殊性、保密性，导致人事档案信息化管理水平不高，这些因素都直接影响了干部人事档案的开发利用。

2.4 高校人事档案材料收集质量不高，材料不完整

高校干部人事档案是随着高校的发展、干部个人情况的变动而不断补充现实的动态材料，如一份完整的人事档案应该包括教职工的学习培训经历、专业知识特长、职称职务变动、工作科研成果、奖惩材料、身体健康情况等方面[6]。但是,由于历史的原因，收集的材料并不齐全，很多高校人事档案很难准确反映一个人的全貌，很多人事档案一般只有个人的学习经历、工资变动等，而对于个人专业特长、心理素质的评价、科研水平等材料比较缺乏，特别是反映个人年度业绩和心理变化的年度考核表的填写更是千篇一律。此外，一些人事档案更新速度比较慢，不能及时、准确、客观地反映高校教职工的现状。这些都影响了人事档案的开发利用。

3 高校人事档案开发利用的路径分析

3.1 宣传档案知识，增强教职工的档案意识

在高校，档案工作人员是收集、整理、保管档案的管理人员，是从事人事档案工作的主体，对人事档案的开发利用起着关键性的作用[7]。高校要想增强教职工的档案意识，得到教职工特别是领导的认可，就必须大力宣传档案的专业知识，宣传人事档案开发利用的作用，让教职工了解人事档案对教职工的绩效工资、职称评审、工资待遇、干部提拔等发挥的作用。通过宣传档案知识，使全校教职工对人事档案有更加深刻的认识，意识到人事档案的重要性，使他们能自觉主动支持人事档案的工作，在人事档案部门收集档案材料时，能主动上交自己手中有参考价值的材料，保证人事档案材料的收集齐全完整。树立人人重视档案、人人利用档案的意识。

而对于档案工作者来说，要适应新形势干部人事档案工作的需要，改变传统的被动服务方式，要及时了解党和国家关于人事档案制定的新政策，了解本校各级党政部门和科研机构对人事档案的需求，能及时主动地提供全面、准确的人事档案，为学校的组织人事部门以及科研教学部门服务。此外，人事档案工作人员还要及时充电，除了掌握本专业的知识，还要具备相应的计算机知识，适应档案的信息化发展。总之，高校人事档案管理人员应该具有扎实的专业知识和好学的精神，要敬业、认真、热情，在人事档案工作过程中要严格遵守干部人事档案管理制度，灵活掌握，做好服务全校教职工的档案管理工作。

3.2 加强干部人事档案的审查和鉴定工作，适度公开人事档案

干部人事档案涉及到教职工的职称评审、工资待遇、干部提拔等问题，有些人为了获取更多的好处就会对个人年龄、学历等造假，这样人事档案的真实性和准确性就不能得到保障，因此，就要对收集的干部人事档案材料进行严格审查，特别要对档案中涉及“三龄一历”的信息进行逐项核对，严格按照有关政策规定予以确认，保证档案材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。根据干部人事档案工作条例规定：任何个人不得查阅和借阅本人档案，但是随着人事档案开发利用的发展，对于个人档案中的学习成绩、工资等材料可以适度开放，允许个人查阅。

3.3 提高档案管理水平，逐步实现人事档案信息化和现代化建设

进一步加强人事档案开发利用现代化，逐步实现干部人事档案管理信息化和现代化，这是高校人事档案服务于组织人事工作的需要[8]。也是适应目前应用型本科高校发展的需求。高校要进一步提高认识，增加软件的投入，引进或者开发比较完善的人事档案管理软件，建立高校人事档案信息库，对高校教职工的基本情况、学习经历、工作经历等进行信息化管理，定期更新教职工的基本资料，方便组织人事部门更好更快地了解一个人，从而更好地从中选拔人才、利用人才，提高人事档案的利用效率。

总之，开发利用是干部人事档案最终目的，也是干部人事档案存在价值的最终体现。高校是人才信息的存储地，高校干部人事档案要适应高校人事改革和高校各项管理制度改革的需要，为应用型本科高校的发展提供真实有效的原始证据。

[1]胡浩媛.浅谈高校人事档案管理工作[J].广西政法管理干部学院学报，2013(3)：126-129

[2]赵金波.高校人事档案利用现状分析及其发展策略[J].黑龙江史志，2012(13)：85-87

[3]刑金荣. 二十年来高校人事档案研究论文分析[J].山西师大学学报，2012(1)：154-156

[4]陈美琼，陈瑞兰.如何做好高校人事档案的开发利用[J].赤峰学院学报，2009(8)：204-205

[5]杨伟.高校人事档案利用及对策分析[J].办公室业务,2014(13)：69-70

[6]叶冠群.浅谈高校人事档案信息资源的开发[J].办公室业务，2014：(11)153-154

[7]侯忭忭.人事档案开发利用初探[J].人才资源开发,2008(1)：12-14

[8]张药，胡瑛.新建本科院校人事档案管理对策研究[J].科技情报开发与经济，2013(9)：136-137

(责任编辑：刘小阳)

10.3969/j.issn.1673-2006.2015.04.011

2014-11-28

宿州学院校级人文社科一般项目“应用型本科高校干部人事档案管理研究”(2012yyb26)。

李雪云(1979-)，女，安徽灵璧人，硕士研究生，馆员，主要研究方向：档案管理、人事档案管理。

G472.3

A

1673-2006(2015)04-0040-03