医院人事档案管理服务路径的探讨

张建华

随着医疗卫生事业的迅速发展，医院规模和功能不断扩大和完善，各级各类医疗机构的人员进出、人才流动日益频繁，职工的职称评审、年度考核、医德考评等日益规范，对各类考核评价结果的运用日益增多，这就要求人事档案管理工作必须适应形势，扩大档案收集范围，使档案资源建设的触角由历史向现实延伸、由职能管理部门向基层一线科室延伸、由单一的纸质档案向多种类型、多种载体档案延伸。增加档案人工作、学习、考核以及参与社会活动等各方面的鲜活内容，为档案资源注入新成份、新要素，逐步形成多元化的人事档案信息资源体系，并主动提供服务，这也正是新形势赋予人事档案管理工作的新内涵和活力所在。

1 目前医院人事档案管理工作存在的问题

由于历史、政策、管理和技术上的种种原因，目前人事档案管理工作仍然存在各种各样的问题，并在一定的程度上严重制约了人事档案的提供利用，主要表现在以下几个方面:

1．1 人事档案的严肃性受到挑战 人事档案的前提是真实，应是一个人在整个社会实践活动中的真实记录和客观反映。这就要求所收集的档案材料必须实事求是、真实可靠，不能掺杂水分，更不能有虚假、夸张和主观臆断的情况。但在实际工作中，我们发现在人事档案内屡屡出现履历材料内容前后不一致现象，如有的材料中出生年月与身份证不一致、同1份档案内不同材料的出生年月不一样;有的材料中由于在职学习培训的材料没有及时补充，造成学历变化无法印证;有的材料中由于政策不统一致使参加工作时间认定困难等等［1］。因为档案材料中出现的前后矛盾、真假难辨现象，不仅使其真实性、严肃性、权威性大打折扣，而且也给组织人事部门在办理退休、岗位调整、调资晋级、专业技术职务评聘工作上增加了工作量，带来不必要的麻烦。

1．2 人事档案的参考价值降低 人事档案材料应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，应是个人、组织对一个人的全面“画像”，以使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人，是考察人、使用人的重要参考和依据。但现有人事档案中“厚古薄今”“千人一面”的现象十分普遍，鉴定材料往往是千篇一律的空话套话，凸显个人特色的个性化材料偏少，能反映个人鲜明性格特点的材料在档案中难觅踪迹，失去了真正意义上的参考作用［2］。考核材料本应是人事档案中份量最重，最能反映个人德、能、勤、绩方面的核心材料，但像“年度考核”年年重抄一遍的现象时有发生，甚至出现了同一科室、同一岗位千篇一律的现象。在职称评审、绩效考核等材料中更多注重的是个人业务和工作业绩，却不能全面反映个人的德、能、勤、绩、廉，难以在考察提拔干部、选贤荐能或人才交流中起到应有的参考作用。

1．3 人事档案的管理手段落后 随着医疗卫生事业发展，医院增员加速，员工个人档案材料也迅速增多，使人事档案管理工作日趋繁重。虽然近年来医院的档案工作得到了明显重视，但由于各种因素的影响，医院的档案管理工作仍处于传统、封闭或半封闭的状态，长期存在的馆藏面窄、量小，而缺乏系统性和完整性;服务手段单一，内容层次较低;档案信息化建设发展步伐缓慢，管理技术滞后;档案服务意识不强等问题依然存在，难以适应医院改革与发展的需要［3］。尤其是在当今高科技信息时代，人才交流频繁，如何有效鉴别人才中鱼龙混杂的情况，即对人事档案管理工作提出了新的要求。因而，目前人事档案管理传统观念所表现出的重藏轻用、重纸质档案轻电子档案、重文书档案轻专门档案等观念，显然无法满足新形势下人事档案管理工作的需要。

2 对策

2．1 增强服务观念是人事档案工作的根本 要增强人事档案服务工作的预见性、主动性、前瞻性和有效性，延伸档案工作的触角，拓展档案工作的空间，全面积极有效地为医院改革发展建设服务，真正做到医院重点工作推进到哪里、档案工作就延伸到哪里，需要哪些服务、档案工作就能提供相应服务［4］。同时认真重视档案的公开功能和文化功能，注重利用档案信息资源，制作典型示范、警示教育图片、影像资料等为教育实践活动提供档案服务［5］。

2．2 提高档案意识是做好人事档案工作的基础人事档案的形成，涉及到个人和很多部门，只有树立强烈的档案意识，才会自觉地将工作、学习、生活中形成的各种材料，主动按照档案资料的规范要求转化为档案。(1)领导重视，就能促进档案信息化建设、档案法制建设、档案队伍建设。对档案工作给予有力支持，为档案工作健康、持续发展创造基本条件。(2)提高了员工的档案意识，就会促使每一个人在档案材料的形成中始终保持严肃认真的态度，避免错漏，自觉将材料及时上交入档，维护档案材料的真实、可靠和完整。(3)提高了档案管理人员的档案意识，就可增强其工作责任心，及时地发现工作中存在的问题，不断开动脑筋，转变思维方式、工作方式和行为方式，更好地将档案理论应用于工作实践，在实践中充分发挥档案信息和档案工作应有的作用。

2．3 提升档案材料的真实性是人事档案管理的关键 在人事档案管理工作中，要以党和国家的有关政策为标尺度量入档材料，坚持原则，认真审核，科学鉴定，严格把关，维护人事档案材料的严肃性和真实性。做到不经审查的材料不归档，手续不全的材料不归档，内容不实的材料不归档，填写不符合规定的材料不归档，国家不承认的不归档，与政策不符的不归档［6］。

2．4 档案信息化建设是实现人事档案工作可持续发展的必由之路 要适时根据医院的规模和发展方向，完善制度设计，实现资源共享，提高政策水平和甄别能力，如实地对人事档案进行信息化管理，建立人才信息库，有效地利用人事档案资源，让有现实价值的个人档案信息从传统的人事档案中游离出来，做好档案、资料、情报信息的一体化服务，使各种信息互相补充，互相渗透，以增强人事档案信息的社会化服务功能。

2．5 强化考绩材料充实是人事档案管理工作的重要内容 随着人事分配制度改革的深化，加强对专业技术人员的日常考核成为医院优化人员素质、强化专业管理、提高技术水平的重要内容。而准确完整的人事档案是选用人才的重要工具，因而人事档案工作要想在新形势下有所作为，就必须主动与医院的各项工作联系起来，在服务和利用上做文章，并在岗位设置、编制规划、职称评审、竞争上岗等具体工作中，及时准确地为领导科学决策提供可靠的参考依据。同时，人事档案管理工作要全面、客观地反映档案人的全貌，就应及时地补充完善反映业务技术水平的日常考核材料以及培训、进修、年度考核、医德档案等工作实绩材料，要将单位对工作人员的工作成绩、工作能力的考察评价、考核结果、科研课题、成果论文、新技术引进、教学水平、奖惩晋职、职称评审等重要依据作为为医院人事档案管理一项常规工作，不断完善人事档案这一信息载体的服务功能［7］。这项工作完成的质量如何，不仅关系到对档案人的客观评价，也影响到档案材料质量的高低，更反映了档案管理人员的能力水平。

1 唐高计．大学生就业与人事档案［J］．兰台世界2007，(7):13．

2 黄顺利．浅谈高校干部人事档案的基础工作［J］．档案时空，2007，(12):31．

3 高江宁．浅析高校人事档案管理中若干“不合时宜”的问题［J］．兰台世界，2006，(13):12．

4 储玉红．人事档案信息失真的原因及其规避措施［J］．武汉职业技术学院学报，2005，(5):39．

5 刘琴．人事档案管理研究述评及趋势展望［J］．档案学研究，2011，(5):20 －21．

6 于业龙．浅谈新时期如何加强医院档案管理［J］．中国伤残医学，2007，(4):26 －27．

7 胡玉娥，王金杰．医院干部人事档案目标管理［J］．现代医院，2006，(1):114 －115．