论加强物资采购工作创建节约型医院

朱淑平

摘要：医院物资采购工作是当今社会的焦点关注内容之一，做好物资采购工作对加强医院行风廉政建设，创建和谐、节约型医院起着至关重要的作用；同时，医院物资采购工作的优劣将直接影响到医院的经济成本控制。从医院采购管理角度和经济控制角度浅析医院物资的采购管理。

关键词：采购；招标管理工作小组；制度；监管

中图分类号：F25

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）05006702

1医院物资采购存在的主要问题

医院运营所需基本物资可分为药品、医疗设备、医疗器械、试剂、总务物资及设备，水、电、煤能耗、维修材料、建筑材料、工程等，它们是一家医院运营的最基本的物资保障。医院对这些物资的采购通常会出现以下几点通病：（1）没有专门的监管部门或人员对物资采购活动进行监督，医院通常设有纪检、监察等部门参与，但监管力度不够；（2）医院物资采购相关管理制度不严密或者没有很好地执行，存在人为干预情况；（3）未按医院年度或者月度采购计划实行采购，采购随意性大；（4）由于市场环境限制或者其他原因，物资采购有时存在议价不力情况，需要重新组织采购。

2加强医院物资采购工作的主要措施

要解决上述物资采购工作中出现的问题，需要一整套规范的物资采购管理制度和监控手段，对全院的物资采购工作进行一个系统策划，并形成医院物资采购一套完整的管理和运作体系，才能达到最佳的物资采购成本控制及管理。

（1）设立专门的招标管理工作小组。下设招标管理领导小组及招标管理办公室，领导小组由院长直接领导，由分管副院长、财务部、纪检部门组成；招标管理办公室由各采购职能科室组成，执行日常采购。药剂科负责药品采购，设备科负责医疗设备、器械、卫生耗材、试剂及其他带有医疗注册证的物品等的采购，后勤部负责后勤物资、设备、工程、服务类等采购。浙江省对药品进行了集中采购，医院药剂科可直接引进省政采的招标结果，与中标商直接签订合同，简化采购流程。

招标管理办公室协同各临床及使用部门制定年度及月度采购计划，并对计划进行论证分工、汇总及经费预算，内部审计合格后方提交招标管理领导小组。招标管理领导小组对全院的采购计划及采购过程进行审批及监督，不再是单一的纪检部门执行采购监督，领导小组有权对招标管理办公室的采购过程提出质疑并令其作出解释；领导小组有权驳回招标管理办公室递交的不合理的采购计划及采购预算。

（2）规范医院物资的采购程序和管理制度。建立和实施制度化、标准化的物资采购工作流程是规范医院物资采购工作的重要手段，其主要包括以下几个方面措施：①严格规定各采购职能科室（药剂科、设备科、后勤部）的采购权限和管理责任。明确各采购职能科室对采购的过程和结果等负完全责任，职能科室主管为第一责任人。②审核采购需求合理性，充分发挥科室专业性。采购职能科室根据使用科室采购计划或现有物资情况直接通过、质疑或驳回采购请求；超出采购计划但确有采购需求的大宗物资，可由采购职能科室将申请递交至招标管理领导小组审核通过，再执行采购。另外，使用科室作为需求部门，最了解产品特性及功效，充分调动科室一线人员的积极性，更能明确采购需求，保障采购质量，进而采购到更好的性价比产品。③规范物资采购方式。属于政府集中采购及协议供货的物资坚决按政府采购规范执行。对于自行采购的物资，医院可规定10万元以上的物资实行公开招投标采购，5万元到10万元之间的物资采购采用询价、竞争性谈判采购，特殊情况允许单一来源采购，5万元以下1万元以上的由招标管理办公室下的采购职能部门、纪检部和财务部共同决策采购，应尽量避免采购员单独决策的机会。④严格规范采购申请审批流程。规定500元以上物资采购或申领需经科主任审核通过，后经采购职能部门核实需求，再决定是否进行采购。所有物资采购合同、采购办理都需先批准后实行，有效批准者是分管副院长或院长。突发性或临时性急需物资采购可由财务部或相关领导确认后，先采购后补办审批流程的手续。⑤严格规定物资采购条件，加强采购物资入库验收。医院可引进系统软件化管理物资出入库，实行HRP物资供应链全成本核算，从下单到出入库都有一套严密的流程控制及管理。物资低于最低存储时，系统会自动弹出窗口对入库员进行提醒，入库员核实后直接进行物资下单，保障库存充足。任何物品购入后需经采购人或库管员与相关的验收人员一起验收，并在送货单、发票上签字备查。验收时，必须严格对照采购清单按实核算数量、规格、品种、质量等，验收合格方可入库，采购人和验收人员对验收货物的相符性负责。⑥明确退货、索赔、货款支付流程。验收时发现不合格产品的，库管员须立即办理退货，要求供应商重新供应合格产品或核减该供应商的本次订单物资数量。固定资产和高值物资采购出现退货情况的，可按照事先合同约定，对供应商供货时间、数量、质量等未达到约定条件而发生的损失追究供应商责任。采购职能部门不能解决的，不排除医院采用法律手段维护医院物资采购的利益。医院货款除特殊情况需要用现金支付外，其余均采用月结对公转账支付。

（3）对采购职能科室的采购员进行培训、考核、激励和约束。采购员是采购工作的具体实施者，学习和掌握各项采购物流理论、国家及地方的各类采购制度及相关法律法规是十分必要的。加强采购员的“职业道德”教育是一项长期而又重要的任务，医院要时时地组织采购员进行廉政学习，不断强化其法制观念，提升其政治素养和服务素质。采购员应时时关注市场行情，了解物资的存储、品质选择等物资采购运作流程。医院应定期对采购员进行考核，对考核结果优良，完成或降低医院物资采购成本的采购员按规定进行精神或物资上的奖励，并纳入年终个人考核，以提高员工的积极性。对于考核不合格，或经查有违规操作行为的采购员，应按医院相关管理条例视情节轻重给予处罚，严重者给予辞退处理。

（4）建立稳定的供货渠道，健全供应商档案的管理。供应商管理是医院从外部环境着手，构建一个稳健的供货平台，从而达到节省采购时间和成本。可将供应商按供货范围、供货周期、供货能力、产品质量等设立重要性供应商、一般性供应商。重要性供应商是指经常发生业务往来的单位，例如库房的物资供应商；一般性供应商是偶尔发生业务往来的供应商。采购职能科室每年协同使用科室和库房对供应商的供货响应速度、产品质量及售后服务进行定期考评，考评结果作为下一年是否调整供应商属性的依据。当一般性供应商因业务需要而进行经常性往来，且经考核符合医院重要性供应商标准后，应转为重要性供应商进行档案管理。

当前医院物资出入库基本已采用系统化运作管理，可在系统上由使用科室对物资使用情况进行反馈、评分，再由采购职能科室对供应商进行综合考评。供应商档案应有编号、详细地址、联系人及方式、交货条款、品质评级和银行账号等，并定期或不定期地更新，在系统上建供应商档案模块进行专项管理。原则上优先考虑重要性供应商进行采购，其无法供货时可选择一般性供应商进行采购。

3结论

医院物资采购管理是关系医院成本控制及风险控制的关键点，是医院内部控制的关键环节，是一项具PDCA性的长期、持续性的管理工作。招标管理工作小组应在国家及医院的采购规范下开展各项工作，确保采购工作有法可依，有度可循；而逐步培养各部门自我约束和自我管理的工作意识和风格，是创建节约型医院的关键。

参考文献

[1]甄忠利.医院物资采购存在的问题与措施[J].中国经贸导刊，2013，（4）：1416.

[2]黄岩.对医药连锁企业采购环节中供应商评定探析[J].中医药学刊，2005，23（10）：9595.