编研工作与设备档案开发利用

摘 要：档案信息资源的开发与利用是档案工作的出发点和落脚点。档案信息资源的深层次加工，不仅加快了档案信息的传递，提高了档案的利用率，而且较好地实现了死档案变活档案的灵活应用，更好地体现了档案的价值，极大地发挥了开发利用档案信息资源的优势作用。

关键词：设备档案；编研；开发；利用

档案管理是手段，利用档案，大力开拓档案利用途径，发挥档案资源优势，是实现档案资源价值、发挥档案资源效益的根本需要，是档案管理工作为生产经营服务的主要目的。山东石横特钢集团有限公司档案室积极挖掘档案信息资源，努力提高服务质量，在档案编研与开发利用工作上收到很好的效果。

1 设备档案在企业生产活动中的重要性

1.1 设备档案是保证企业生产正常运行的前提

山东石横特钢集团有限公司是集铁、钢、材、焦为一体的大型民营钢铁联合企业。公司拥有设备总数3000多台（套），产品从单一的生产产品已拓展为热轧、冷轧等高附加值的产品。企业的一个显著的特点就是生产工艺十分复杂，生产设备十分巨大，企业产品对设备的依赖性特别高，设备运行状况的好坏直接影响着企业的产品质量、产量，也关系到企业在生产过程中的经济效益。设备的管理维护如同人们进行定期体格检查，生病时医生诊治建立“病历”一样，这些检查情况和“病历”就形成了设备档案内容的一部分；反过来，它又为设备的检查和“诊治”服务。设备不像人能主动的反映病情，它需要人的管理。管理得好，就可以提高设备的完好率和利用率；反之，就会使设备“带病”工作，埋下事故的种子，造成设备过早的损坏或报废，给公司造成经济损失。多年来的实践证明，有完整、齐全的设备档案为依据，企业的设备就有可能发挥其应有的作用；离开了设备档案，设备从设计到检修都要受到影响，造成损失。因此，充分利用设备档案加强设备管理，是保证企业生产正常运行的一个重要前提。

1.2 设备档案为设备管理提供了信息保障，成为技术人员的“食梁”和“能源”

企业在生产过程中， 设备每年都有大中修、技术改造、小改小革，设备的技术状况不断发生变化，技术人员安排生产活动时，要综合考虑设备的状态；制订计划时，要根据设备的能力，这些都要借助于设备档案来实现。所以说一项任务布置下来，技术人员首先要跑的单位就是档案室，因为那里有大量的、有价值的设备科研材料、实验记录、观察材料以及理论概括材料供他们借鉴，这些材料不仅能为技术人员提供前人或他人的设计思想，使技术人员得到启发，减少不必要的重复劳动，而且提供的技术数据和图形结构，成为技术人员制订计划、编写实施方案的关键材料，为技术人员设备管理提供信息创造了必要的条件。

2 开发利用设备档案的必要性

山东石横特钢集团有限公司经过40多年的新建、扩建和改建，企业发生了天翻地覆的变化，促使档案的归档种类和数量成倍上升。公司档案室作为企业的综合档案管理部门，室藏有10万多卷基建档案（包含部分与土建工程难于截然分开的设备档案）、5万多卷设备档案、5千多卷产品档案、2千多卷科研档案和6万多张底图以及其它档案等十大门类，内容庞杂、数量臃肿，其中设备档案占室藏总量的47%，占有相当大的比例。面对公司众多的设备，对于技术人员尽快掌握并熟悉设备的性能、工艺和技术指标，提高企业生产和提高经济效益提出了更高的要求。技术人员利用档案需要翻阅大量的资料，给设备及时、准确、合理的维护带来一定的困难，这些问题的存在，严重地制约着档案工作效益的产出，给档案提供利用工作带来很大的工作量和某种程度上的被动，足以影响到档案信息资源的合理利用。能够将全厂重点设备装置的型号、性能、参数等进行资源整合，已成为技术人员梦寐以求的现实需要，同时也是档案管理人员创新服务模式亟待解决的课题。

3 开发利用设备档案的对策

利用多种手段提供利用，满足利用者需求，为企业提供优质服务是档案工作的最终目的。档案室的同志们牢记服务宗旨，在深入了解技术人员的困惑后，急生产一线之所急，经过认真的分析研究，认为室藏档案信息本身具有的潜在价值不能自发的实现，只有对这些技术信息进行开发利用，才能给利用者提供更加系统、完善、精炼的档案资料。认真开展档案编研工作，才是开发利用信息资源的重要途径。

为充分发挥档案的服务作用，凸显档案的价值，档案人员积极探索，勇于创新，敢于实践，决定创新服务的模式，拓宽服务的内容，利用室藏大量丰富、翔实的第一手档案材料，将全厂重点设备装置的型号、性能、参数等汇编成册，将编辑《设备手册》为生产一线提供更加优质服务的重要意义形成完整的基本思路和工作计划安排方案，呈报公司领导审阅。经公司研究决定，成立了以档案室主任为组长，全体成员为专职编辑，各车间专兼职档案员为成员的信息编研网络体系，实行主编负责制与编辑成员内部分工制度，充分调动各车间、科（处）室密切联系的单位，全面搜集公司设备在运行、维修、技术改造等方面需要的技术数据，确定设备编录范围及编入设备的名称、型号及相关技术数据。

档案室根据搜集到的设备技术状况信息以及用户多年来查、借阅设备档案资料的情况，着重对41263卷设备档案、 4225卷产品档案、1564卷科研档案进行彻底地查阅，在浩繁的资料堆中甄选取舍出了1300余台重点设备，按照编录范围对各类重点设备使用说明书、设备图册、图纸等进行反复查阅、搜集、筛选，从原始档案中提取数据上万条，其中文字材料取材于3043卷设备档案，图样材料取材于1170册使用说明书和1482册设备图册，直接利用随机图纸887张，按照炼铁、炼钢、轧钢、焦化、机械加工等进行分门别类地加工整理，合成《设备手册》初稿基本思路和框架，由办公室牵头，联合各车间、处室有关技术人员对《设备手册》初稿进行审阅指导，提出修改意见。为使编研出版的《设备手册》档案数据丰富，档案信息具备较强的实用性，档案室充分听取专业技术人员的意见，对编研成果进行反复调整、修改、补充完善，然后经各车间、处室有关技术人员对编写内容共同讨论、磋商、审定后，成熟文稿提交总工审阅。最后由总工对文稿进行审核后批准签发，合订本发放至车间副科级以上领导干部（包含助理级以上专业技术人员），单行本发放至车间班组长、设备人员、工艺操作人员（包含部分调度、安全员等）。整个编辑工作全部完成。

4 开发利用设备档案的效果

编辑出版的《设备手册》下发到有关部门和技术人员手中，得到了广泛的赞誉和好评，大家普遍反映《设备手册》编排科学规范，使用省时、省力、方便、快捷，就其容量来说，基本囊括了每个车间重点设备装置的全部内容，是对设备档案资料的辑录和浓缩；就其形式而言，小巧便携，可放置案头，既节省了查阅原始档案的大量时间和精力，又避免了原始档案在借阅过程中的损坏和丢失。解决了技术人员面对公司众多的设备，基本上做到了利用者足不出户就能用最短的时间查阅到多种设备的档案信息，为技术人员提高了工作质量和速度，为设备管理、日常维护、设备改造中资料的利用提供了方便，为工艺操作人员和设备人员尽快掌握设备的性能提供了一份实用的综合性材料，不仅可以作为企业员工了解设备生产装置的基础材料，同时，又可作为新进员工的培训教材，是一本利用率较高，具有明显指导作用的技术参考书。因编辑出版的《设备手册》形成其特有的固定性、常规性，能够长期发挥服务的效果，多次获公司管理创新进步奖和山东省开发利用档案信息资源成果奖。

作者简介

尹娟（1972-），女，山东肥城人，本科，现任职山东石横特钢集团有限公司馆员，研究方向：档案管理。