探讨电子档案文档一体化管理

李颖　李爱菊

摘 要：新时期档案信息化建设的重要目标，采用新技术手段，把电子公文归档管理作为突破口，积极研究探讨电子公文管理新模式，探索提前接收电子文件、电子档案的新路子。其基本思路是：统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式，提供一个能实现不同业务系统、不同类型数据进行有效转换和交流的统一的交换共享平台。同时实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管的目的。

关键词：电子档案；文档一体化；管理分析

文档一体化管理，是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展，“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用，文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。

1 文档一体化管理的内容及其发展

我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展，随着计算机技术尤其是网络技术的发展，文档一体化理论和实践也不断深化和发展。

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率。在实际工作中，文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作，稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理，为了提高工作效率，“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有效地结合起来，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

2 电子文件与档案

随着以计算机为主的信息技术的发展，电子文件作为办公自动化的直接产物，正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角，给办公、管理等领域带来巨大的影响，档案部门也不例外。

2.1 电子文件及其特点

电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比，它具有以下特点：

1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号，可供人们直接阅读；电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号，读写都依赖计算机。

2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分，内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件，载体原件与复制件的区别较显著；电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系，内容可以同载体分离并转移到另一载体上，因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态；此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成，因而存在着虚拟状态。

3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的，并作为文件真实性的重要标准，构成文件的组成要素；电子文件的实体结构并非一目了然，而其内容与载体可以分离，因而结构有时对读者并无实际价值，所以电子文件适于建立逻辑结构，以便识别每份文件并显示其组成部分。

2.2 电子文件的影响

电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式，以及它在网络技术下快速传递等特点，使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利：一方面使信息处理走向无纸化，减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力，另一方面可以利用计算机实现快速检索，提高查全率和查准率，有效地满足人们的利用需要；同时，计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过，也正是电子文件的以上特点，在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时，也给档案部门带来了新的挑战。

1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性，给电子文件和档案的管理带来了困难，即难以确认电子文件的原始性，档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定，更难以保障。

2.电子条件下，文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。

2.3 电子档案的发展趋势

尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理，而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响，传统方式还将在相当长时间内存在，在许多办公室，计算机文件已取代手写的文件；计算机辅助设计，已在许多企业取代手工制图，并制定了相应的国家标准；诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单；也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比，其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决，但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实：美国司法部诉微软公司的案件中，电子邮件已作为重要的诉讼证据；我国《合同法》认可电子文件的合法性；国家颁布的关于CAD的标准承认电子档案的合法性；全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。

在信息技术飞速发展的今天，计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案，到现在不少单位档案部门与业务部门联网，计算机已经从“文件、档案的管理——检索”，发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储，方便、迅速的检索和利用，与其说是发展趋势，不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战，才能在新形势下由必然王国走向自由王国。

参考文献

[1]张武军.电子文件文档一体化管理中的问题[J].中国档案， 2005（8）.

[2] 何嘉荪，史习人.对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理[J].档案学通讯，2005（3）.

[3]何振.信息化环境下企业文档一体化探讨[J].档案学通讯，2005（3）