会计电算化下档案工作出现的新特点及管理

摘 要：本文通过归纳总结了电算化下会计档案管理新特点，并提出了提高档案管理水平的相关措施。

关键词：会计电算化；会计档案管理；新特点

随着电子计算机的普及和发展，其在各行各业中的作用尤为明显，尤其是其在会计领域中的应用。会计电算化的出现，使得会计档案管理工作人员减轻了其工作强度，节约了其工作时间，降低了劳动成本。会计电算化已成为了会计档案工作的主要发展方向，是实现会计档案工作现代化的一种重要手段，并促进了会计档案工作的规范化。会计电算化与传统会计档案工作的紧密结合成为了会计档案工作发展的一个新的研究课题，并出现了一些会计电算化档案管理的新特点及变化。

既然会计电算化档案管理出现了新特点及变化，要了解这些新特点及变化，首先要了解什么是会计电算化。电算化的定义可以表述为：以电子计算机为主体，将现代电子技术、网络通讯技术、信息技术应用于会计实务，是用电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账，以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程[1]。根据会计电算化的定义，通过笔者对会计档案管理工作的实践和认识，总结出了电算化下会计档案管理工作出现的新特点及变化，并针对这些新特点及变化提出了一些如何提高会计电算化档案管理水平上的一些措施。

1.会计档案管理出现的新特点

1.1 会计档案的载体本身发生了变化

传统的会计档案管理不需要电子计算机、不需要会计软件，档案材料比较直观，可直接查看会计信息。但会计电算化档案管理后，使传统的会计档案资料的记录方式发生了变化，会计档案的存储信息所载的载体也发生了改变，电算化档案只能利用计算机在相应的软件系统支持下才可阅读、管理。《会计档案管理办法》中规定，使用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。这意味着，会计电算化下的档案管理不仅要管理传统的纸质会计档案材料，还要管理存储在电子计算机内的、光盘内的、优盘内的或其他载体内的电子会计档案材料。

1.2 会计档案存储条件要求更高

由于电算化会计档案所用的载体是磁盘或光盘，因而电算化会计档案具有易遭破坏，恶意人为修改后不易察觉的缺点。另外，载体材料的多样化、载体质量的好坏、存放环境的优劣、存储信息的有效期等因素都对电算化会计档案影响较大，为了保证电算化会计档案的安全和完整，对其存储条件要求更高[2]。

1.3 会计档案的管理范围增大

传统的会计档案管理只保管那些反映经纪业务活动的材料，如会计凭证、帐薄及报表等重要的会计核算材料，而且会计核算材料都是通过手工操作完成。实行会计电算化档案管理以后，所有的会计核算业务都是通过电子计算机来完成的。为了便于进行查询和在电算化会计系统出现故障时进行数据恢复，往往把存有会计信息的磁性介质、会计电算化系统开发的全套文档资料视为会计档案保管。在实行会计电算化档案管理之后，与传统的会计档案管理相比较，电算化档案管理的范围更大、要求更高、管理的程度更深更细。

1.4 会计信息规范而又快捷地提供

原手工制作、登记在纸质介质的会计凭证、会计账簿和会计报表等传统意义上的会计档案，只能是手工方式提供，调阅信息速度慢，费时费力。实行会计电算化后，会计信息处理、查询更加快捷。会计档案信息则由计算机会计系统通过打印机规范、快速地打印输出，使会计档案信息提供更加规范、快捷。

1.5 管理人员的素质与系统安全操作适应新的需要

电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉专业的会计档案管理水平，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。而对系统的安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的要求。

2. 提高电算化背景下的会计档案管理水平的几点措施

2.1 与时俱进，转变思想认识

2.1.1 克服畏难情绪，积极乐观的面对会计电算化的挑战。克服传统会计档案管理过程中的一些不合时宜的、错误的理念，纠正以往不符合规章制度规定的做法。例如，有的单位的财会人员和领导对电算化会计档案管理内容不清楚，只将打印出来的纸质会计档案存档，而忽略了存在电子计算机里的、光盘内的或优盘内的电子档案材料。有的单位则是重视会计核算工作而轻视会计档案管理，更不要说是重视会计电算化的电子档案的管理了。

2.1.2 理论与实践相结合。将先进的档案管理理念应用于会计档案实践当中，以理念指导实践，以实践来完善理念，不断提高会计档案管理人员的操作能力，从而有效提高会计电算化档案管理的管理水平。

2.2 建立健全并不断完善会计电算化档案管理制度

不断加强制度建设，形成统一的会计电算化档案管理标准。各单位可在遵循《会计档案管理办法》的基础上，建立健全会计档案入库前的审查制度，加强前台会计工作的档案管理，确保入库会计档案的质量；要建立健全会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度，防止档案资料的遗失与泄密，确保会计档案的安全；要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理，防止磁性介质档案信息的失效，确保会计档案的完整性[3]。

2.3 提高档案管理人员档案管理水平，增强档案人员业务素质

由于会计档案资料本身具有广泛性、专业性、保密性，因而需要进行专业化管理。因此，会计资料档案管理者本身应有会计专业背景，懂得如何进行科学的档案管理，还应熟练掌握应用计算机和各种软件，并可进行简单定期的系统维护。制定防范计算机病毒的措施，每天定时及时升级病毒库，定期进行系统补丁的维护，防止因计算机病毒或网络安全隐患导致电算化信息损坏、泄密或被人恶意修改。

2.4 采取安全保密措施，防止电子档案被泄露或恶意修改。通常采用的安全保密措施有设置不同权限访问制、操作日志自动管理

2.4.1设置不同权限访问制在于对不同安全保密程度的数据资料，给予不同的工作人员不同的操作访问权限，从而防止数据的泄露与被恶意修改。

2.4.2操作日志自动管理在于根据系统自动生成的操作日志来查找、监督系统操作，从而为以后的审计工作或数据维护留下线索。

2.5 对会计电算化下形成的电子档案要做好多重备份的工作

在本地电子计算机上首先做本地数据备份，随后在优盘、移动硬盘或光盘上进行数据再次备份，另外还可实行电子档案的异地备份，以防止因意外而导致电子档案发生永久性丢失。备份所用的载体必须选择产品质量保证过关的、有良好信誉厂家生产的产品，从而保证电子档案的数据安全。

2.6 加大对会计电算化档案管理的资金投入

2.6.1各单位在购买财务软件时应考虑以下环节：所购软件需通过财政部的评审；软件应满足本单位核算需要，并有一定发展的空间。软件能保证数据安全，不易被泄密或被破坏；财务软件操作简单，容易上手，售后服务便捷，并能提供日常的版本升级及功能扩展。

2.6.2 会计电算化档案管理所使用的计算机必须是能够实现会计软件的高效运转，存储空间足够数据的备份。

2.6.3 还应配备高清的激光打印机或喷墨打印机，避免使用或禁止使用针式打印机，以保证或延长打印出的纸质会计档案的保存期。

参考文献

[1] 吴琪. 电算化会计档案的管理[J]. 秘书，2008， 9： 37.

[2] 董瑞芬. 地方性高校电算化下会计档案管理研究[J]. 兰台世界， 2009， 1： 47.

[3] 马滟妮，喻晓曦. 电算化环境下的会计档案职能及管理[J]. 黑龙江档案， 2009， 3： 38.

作者简介

王向敏（1980-），女，汉族，山西襄垣人，山西农业大学计财处工作，馆员，从事网络信息及档案管理工作。