浅谈医院人事档案的数字化管理

刘喜珍

摘 要：随着数字化医院建设和办公自动化在现代医院管理中的实现，医院人事档案的数字化管理已成为大势所趋，革新档案管理管理模式，实施网络化、数字化管理，可提高人事档案的全面、准确性，检索利用的便捷性，更有利于对人员信息进行统计、分析，为领导决策提供有力依据。

关键词：医院；人事档案；数字化；管理

1 引言

人事档案管理是医院人力资源工作一项重要内容，随着医药卫生体制改革和事业单位人事制度改革的深入，医院管理向精细化、科学化管理变革，由此也带动了传统的医院人事档案管理手段向数字化管理转变。

2 当前医院人事档案管理工作中的普遍不足

2.1 人事档案管理意识薄弱，领导不够重视

长期以来，相对“医疗”、“教学”、“科研”等医院核心工作，档案管理处于一个从属的地位，人事档案管理工作的重要性常为医院管理者所忽视，认为这是一项可有可无的工作，因此对档案管理部门关于安排工作场所、配备专职档案管理人员以及投入设备等方面述求往往不够重视。

2.2 传统的人事档案管理模式耗时费力，且档案的完整性、及时性难以保障

传统的档案管理模式侧重对静态性资料的描述，所收集的的资料注重历史性和过去时的记录。与此同时，随着医院规模的不断扩大，人事档案归档的难度与之俱增且工作量的大幅提升，如果发生归档错误，则需要对各类档案进行核对、查找，工作量耗大。此外，个人信息查找困难，且多次翻阅原件，极易造成档案毁损。

2.3 档案资料的使用范围受限，利用率不高

在实现数字化管理之前，大量的人事档案只能靠手工建档登记造册，如需要进行档案的查找、编辑、数据分析等相关工作，只能依靠人工检索，工作效率低下，制约了档案信息数据的利用。

2.4 档案管理人员素质亟待加强

在人员配备方面档案管理人员素质往往良莠不齐，在现有的档案管理人员中“半路出家”或兼职不再少数，档案专业出身的更是凤毛麟角，档案管理人员整体知识结构不合理，专业性差，也影响了档案数字化进程。

3 医院人事档案实现数字化管理的特征

3.1 医院人事档案档案实现数字化管理的优点

3.1.1提高档案管理工作效率。由于电脑运行速度快，信息存储量大、计算精度高，能有效提高工作效率，为管理人员工作“减负”，使之能有更多时间钻研如何进一步改进和完善档案管理工作。

3.1.2 提高档案信息的利用率。人事档案是医院管理者选材任用人的重要依据。运用数字化手段管理人事档案，能突破地域和时间限制，在短时间内为领导决策提供最翔实的资料，提高人事档案信息的利用率。

3.1.3延长档案原始材料的寿命。电子检索杜绝了因重复调档、查阅、摘抄而导致的原件磨损，对原始档案的保存有积极的意义。

3.2 档案数字化管理中可能存在的隐患

在肯定档案数字化管理各项优点的同时，我们还应认识、防范和有效避免档案管理数字化可能存在的弊端。

3.2.1 档案信息的原始性与真实性。电子档案信息由手工录入形成，在此过程中可能由于录入失误而出错，也可能改动而未留下留痕迹，因此保障其原始性和真实性是要数字档案管理过程中要解决的首要问题。

3.2.2档案信息的安全与保密性问题。人事档案信息由高度的机密性，因此应建立行之有效的安全保密规定，设置科学严谨的查阅权限。加强系统安保，严防失密、泄密。

3.2.3凭证价值问题。由于电子文件本身不可避免的原始信息的可变性、不稳定性以及人们对其可靠程度的怀疑心理，使之难以成为合法的证据。

4 医院人事档案数字化管理体系建设

建立、健全人事档案数字化管理体制.主要包括如下几方面：

4.1 提升人事档案从业人员业务素养

定期开展人事档案管理人员政治素养和业务能力培训，提高人事档案管理人员的业务水平，更加娴熟地掌握现代信息管理技术，并运用于工作中。

4.2遴选研发完善、安全系数高的档案管理软件

科学的人事档案信息系统是实现人事档案数字化管理的前提，只有选用一套成熟、完善的人事档案信息系统，才能实现工作效率整体提高和档案信息的便捷使用。因此在建设数据库的过程中，首先，数据库的容量要大，能够涵盖人员信息的各个方面；其次建立各类数据的检索与查询功能；其三数据录入应标准化、统一化，系统能够对海量的信息数据进行分类、归档、统计，从而更好地应用。

4.3建立和完善人事档案数字化管理的各项规定

这包括对数字化档案的收集、整理、使用、保管等各个环节做出科学、具体的规定，使每一项工作都有章可循，并在实际运用中不断提高。

综上所述，医院人事档案管理工作应结合时代发展，加强档案信息化体系建设和提高从业人员素质，用现代化的管理手段管好档案，更用活档案，推动医院人事管理工作发展。

参考文献

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