高校档案利用障碍及对策分析

马安娜

摘 要：当前高校档案的开发利用程度较低，但其社会需求越来越多，如何开发高校档案资源并合理利用，是当前高校档案工作者面临的重要问题。本文分析了当前国内高校档案管理工作中档案利用存在的障碍，并分析了原因，提出了相应的对策，希望对国内高校的档案利用提供一定的借鉴。

关键词：高校；档案利用；利用障碍

档案作为记录重要信息的载体，在我国的管理制度中具有重要意义。而高校档案记录了学校在招生、教学、后勤服务等工作中的重要信息，还记录了科研、教学等重要的科技文化成果，是极其重要的资源。随着高校工作公开化进程的加快，各种信息资源的共享成为当今社会的需求，因此档案的合理、合法、方便的使用，能够为社会提供优质资源，更好的实现档案的价值。高校档案管理部门负责档案的整理、归档和传播，在保管档案的同时将档案信息提供给用户使用，在信息化的今天，各高校基本实现了档案的信息化管理。但受到多种因素影响，高校档案的利用率偏低，很难发挥其应有的价值。因此，高校档案管理人员如何在管理档案的同时，更好的解决档案利用的问题，提高利用效率，是当前引起普遍关注的问题。本文从分析当前高校档案开发利用中存在的障碍入手，分析现状并提出相应的对策。

1 当前国内高校档案利用现状

1.1 我校档案利用的现状

根据我校的《档案室基本数据年报》报表统计数据，近5年档案年平均利用人次在600左右，且近几年呈现逐年增加的趋势。在应用目的上，档案主要用于工作查考和学术研究，这一部分的比例持续增加并保持稳定发展势头，可见档案的地位和价值。但在具体应用中，以办理学历认证、学籍证明等常规利用偏多，无法展现档案的社会及经济价值[1]。与此同时，档案的利用率与馆藏总量相比偏低，这一问题随着信息化建设的开展、档案检索水平的不断提高有望解决。

1.2 当前国内高校档案利用存在的问题

当前国内高校档案利用往往存在无档可用及有档难用的问题。一方面，很多学校的档案管理较为分散，档案质量良莠不齐，档案室只负责保存而不监管档案收集质量，对档案的归集缺乏统一标准，因此当真正利用档案资源时发现档案数量及质量都无法满足应用[2]。另一方面，档案的借阅查询受到传统保密观念的影响和法律法规的限制，其开放利用受到影响。近几年逐步公开化，但很多档案是否能够被查询利用还不确定，这也导致了档案的利用率偏低。而档案管理者的素质高低也直接决定了档案的使用效率，很多档案的检索字段设置不合理，导致档案利用者无法准确检索并利用。

2 高校档案存在利用障碍的原因

2.1 管理体制

高校档案管理体制以管理为主，缺乏必要的服务意识，服务方式落后。首先，档案整理过程中，早起档案以立卷方法整理，不易丢失，但同时无法正确反映卷内文件，导致档案利用时不能便捷、高效的查询。在后期的卷改件过程中得到一定解决，但前期的部分档案质量也制约了卷改件的成功性。另外，高校的档案管理相对被动、孤立、封闭，用户主要面向学校内部机构，对开发新用户的重视程度低，重保管轻利用的思想严重，档案资源的共享度低，都制约了高校档案的利用。

2.2 思想观念

档案管理属于学校的一项基础服务性工作，不能带来直接的经济效益，因此学校领导和工作人员对档案管理工作重视程度普遍不够，受到重保管轻利用的思想影响[3]，对档案收集的范围和整理比较重视，但忽略收集的质量和档案的利用价值。并且由于档案的保密性，大多数管理人员怕资料泄露对自身带来不利影响，因此宁可将档案束之高阁也拒绝开放使用，使得档案的可利用率不高。

2.3 人员素质

高校档案管理岗位对在岗人员素质要求普遍不高，多数人员没有编制，岗位流动性大，因此专业技能欠缺，知识面不够，工作的积极主动性也不够，在当前档案工作网络化、信息化、多元化的大形势下，很难适应当前工作。而多数高校并未在档案管理人员素质上给予足够的重视，因此影响了档案管理和利用质量。

3 解决高校档案利用障碍的对策

3.1 改变观念，给予重视

高校应从领导层面对档案管理和档案利用工作给予充分的重视和关注，改变过去的传统观念，将开发档案的利用价值作为档案管理工作的重点。从体制上改变档案搜集管理的方式，做到档案的统一搜集和集中管理，由专业的档案管理人员来统一档案管理思路，规范档案收集标准，真正做到档案有利用价值，以此保障有档可查。另外，提高档案管理人员的综合素质，兼顾政治素质、职业道德和专业技能，并定期对业务人员进行技能培训，组织档案管理人员学习先进的档案管理经验，提高管理人员对档案的开发利用能力。

3.2 加强信息化建设

对档案进行信息化、数字化处理，能够解决因记录载体产生的利用障碍，也可通过网络互连解决资源共享的问题，因此加强档案的信息化建设是解决档案利用障碍的关键。采用电话、传真、电邮等方式提供档案利用服务，突破档案利用的时间和空间限制，各个学校建立自己的档案资源库，并且与其他学校合作开发共享资源库，加强高校合作，可以有效整合资源，为档案利用者提供更优质的服务。

3.3 档案开发利用的宣传工作

大多数高校的档案利用处于封闭状态，连本校的教职员工对档案都不能全面的了解和有效的使用。因此，高校应重视宣传工作，通过宣传手册、宣传讲座等形式[4]，将自己的档案资源向全社会公开，吸引更多的需求者，扩大档案利用者的数量，提升档案利用价值。

4 结论

档案管理的职能正在由管理向着服务型转变，在当前新形势下，如何通过对档案的有效管理，解决档案利用障碍，最大程度的发挥档案的利用价值，助力社会发展，是档案管理工作者应重点思考的问题。我们需要深刻剖析当前档案利用率偏低的原因，并从体制、观念、人员、方法等多方面入手，积极探索，深化改革，促进档案利用的发展，为国家区域发展做出贡献。

参考文献

[1] 邰秀春.高校档案开发利用中的问题与对策分析[J].中国科教创新导刊，2013（5）：200-201.

[2] 李春梅.高校档案利用情况调查及对策分析[J].兰台世界，2013（9）：45-47.

[3] 朱力.高校档案利用情况调查及对策分析[J].淮北师范大学学报，2013（4）：182-184.

[4] 刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012（9）：50-52.