试述信息网络环境下的档案管理

杨峥嵘

摘 要：档案管理人员要从自身做起，并要不断地对档案管理工作进行完善，只有这样才能使档案工作服务于社会。基于此，本文结合自身经验，对信息网络环境下的档案管理工作展开了论述。

关键词：信息网络环境；档案管理

在信息网络新环境下，决策人需要进行相应的投资，推进档案的信息化管理，只有这样才能提高档案管理水平，使之为组织的发展服务。

1 信息网络环境下档案管理的存在问题

1.1 信息网络组织不完善

信息网络环境下，数字化的档案在网络上可以相互联系，交流，应用。这些电子档案主要包括：文字、表格、图片、数据库等多种类型。将传统档案转化为电子档案是一件十分重要的步骤。这不仅仅是将原有的档案信息录入计算机中，同时还要依据档案内容，组合关键字，方便使用者对档案信息进行检索、调出、更改、分析等。现如今，我国的先关技术依旧不够成熟，存在很多现实漏洞，相关操作人员也应对档案信息进行认真准确的管理，不断更新完善现有档案录入技术，完善档案录入系统。

1.2 信息的安全与保密技术不够完善

电子档案上网后需要采取一定的安全措施保护档案信息，从进口、传输途径、使用方法三个方面对信息进行进一步的安全处理。为了防止外来系统对档案系统攻击，可以采用，防火墙，安全代理等技术实现。在防止内部人员对档案信息泄露方面，需要加强在管理以及技术上做到技术上安全存放。

1.3 新的信息检索工具研发

伴随着档案馆藏文献的数字化过程吗，产生一个档案馆藏虚拟卡片目录。使用者可以使用目录上的超文本链接，在网络平台上进行浏览。同时，档案的日期、档案姓名等其他关键词同样可以查到相关档案。在这其中，依旧存在许多问题尚未完善，需要不断创新。比如：制定适合的联机检索的研究工具和检索工具。

1.4 档案管理意识淡薄

我国的各种组织以及相关的档案管理人员习惯了传统的档案管理模式，认为档案管理就是保存一些组织发展的相关数据，因此，他们的档案管理意识比较淡薄。首先，个别单位的领导部门档案管理意识比较淡薄。领导部门涉及到档案管理人员的选调、档案管理设施、设备的投资等方面。他们的档案管理意识淡薄往往导致档案管理人员人事安排的不合理，如他们认为档案管理工作不是很复杂、技术含量不是很高，不需要专业人才管理，所以较少进行档案管理人才的招聘。如果档案管理部门缺人，他们一般在本单位其他岗位进行调整。另外，单位领导涉及到档案管理设备的投资决策。由于他们的管理意识淡薄，会影响到档案管理设备的购置，使得档案管理与整体的组织发展相脱节。然后是档案管理人员意识淡薄。他们认为档案管理就是保存数据文件，没有挑战性，个人职业发展空间小，所以在工作时也不能尽心尽力，这直接导致组织档案管理水平低下。

1.5 缺乏专业、稳定的档案管理人才队伍

新时期，新的网络信息档案管理环境对档案管理人员提出了新的素质要求。然而，由于电子档案的发展历史比较短，当前，很多单位还没有建立专业、稳定的档案管理人才队伍。首先，缺乏专业型档案管理人才。当前我国的档案管理人才在年龄上出现脱节。对于年龄比较大的管理人员，他们习惯了传统的档案管理，虽然有很多的经验，但是不满足当前网络信息环境下档案管理的需求。对于较为年轻的档案管理人员而言，他们虽然了解先进的信息管理技术，但是缺乏档案管理的经验。然后，新的档案管理环境对于档案管理人员的素质要求更为严格。档案管理人员需要有一定的信息技术知识，如网络技术。需要熟悉基础的编程，如能够使用基础的数据库管理软件SQLserver等等。而目前，我国的档案管理人才培养体制还存在一些缺陷，导致社会及其缺乏合格的档案管理人员。

1.6 信息安全保障措施不到位

档案信息化之后，相应的数据需要输入到信息共享平台，实现信息共享。虽然当前信息技术在档案管理领域已经得到广泛应用、建立了相应的信息管理系统，然而，安全保障信息措施，相应的保护软件等开发不到位。电脑黑客、计算机病毒对档案信息的安全造成极大的威胁。安全保障不完善直接阻碍了档案信息化管理水平的提高，使得相关的硬件设施的优势不能得到充分发挥，造成严重的资源浪费。

2 信息网络环境下档案管理的方法措施

2.1 档案信息资源分布采集规范化管理

由于档案信息的复杂性和多变性，档案在组织建设中存在资源管理的浪费现象。从国家的角度讲，我国应首先加强宏观调控，对我国民政婚姻相关部门的档案管理进行统一规范，便于国家及时收集数据，协调规划国家发展。同时，国家应制定相关法律政策，设立管理和规划信息资源开发利用，并制定关于传播、储存的一致性协议和统一代码标准、术语标准、安全标准，实现各个地区之间档案资源的共享。

2.2 利用网络信息安全技术确保档案信息安全

我国信息网络档案信息依旧存在很多不安全因素。但是这些局部的不安全因素是可以通过一些技术方法进行处理。有关部门可以利用网络信息安全技术，进一步确保档案信息的安全。例如：病毒防范技术，数据加密技术、信息确认技术等方法提高信息技术的安全保障。同时，相关部门还应运用安全监测技术和监控监测技术对档案系统进行入侵检测，进一步确保档案信息安全。同时，相关部门可以运用防火墙技术、交换机、网络加密技术以及 P3P、Cookies 等潮流软件，加强对网络安全的保护力度，保护档案的隐私权。由于大部分档案信息中所包含个人信息是隐私的泄露可能对个人甚至社会造成不利影响。因此采取相应的网络安全信息保障措施，是信息网络环境下档案信息安全保障的必要措施。

2.3 档案信息系统化分层管理

现如今，婚姻登记处保存有数量相当庞大的档案信息资源，这些档案信息关系到相关档案人员的隐私和切身利益，有关部门会对档案进行批量调取和查看。档案库中的档案信息依旧存在管理不善造成的档案信息错误变更的因素。有关档案负责人可以根据档案的日期进行分批处理，将档案管理变得有条理，方便档案信息的调取、更改等。

2.4 提高档案管理意识

为了提高档案管理水平，最重要的是需要提高档案管理意识。首先，单位的决策部门需要提高档案管理意识，认识到档案管理的战略意义。合理地进行档案管理的技术的投资，推动档案信息化管理。另外，在日常的档案管理中，特别是涉密信息的档案管理中，单位的最高决策者需要直接参与。然后，档案管理人员需要提高档案管理意识，以主人翁的态度进行档案管理，积极主动地完成任务，逐渐加强学习，提高自身的专业素质。

2.5 提高档案管理人员素质

在新的信息网络环境下，提高档案管理人员的素质成为重中之重。各单位都应该重视档案管理人员素质的提高。首先，相关单位应该定期组织专兼职档案管理员业务培训及外出学习，使档案管理人员能够不断的学习新的知识和技术手段，提高自身的专业素养。另外，在档案管理人员的选聘方面，单位要严格把关，选择具有较高专业素质的人才参与档案管理，这样能够有效地提高档案管理水平。

2.6 加强档案管理技术建设，加强安全保障

数字化设备是实现档案信息化管理的基础。然而，我国极其缺乏相应的数字化设备，针对这个问题，单位特别是类似中职卫校财政全额拨款单位，应争取政府的政策及财力等支持，推进档案管理技术的开发。另外，单位要重视网络技术的开发，使档案信息共享的安全得到保证。

3 总结

信息网络环境下的档案管理工作，不仅对档案管理工作者来讲是一个重要的变化，信息网络化管理方便档案管理者对档案进行管理，同时方便了档案使用者的随时调用，提高了工作效率，为我国民事部门的协调统一发展带来了深刻的影响。因此信息网络环境下的婚姻登记档案管理值得有关部门重视，并协调统一发展。

参考文献

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