文书档案按“卷”与按“件”管理之比较

蒙天池

摘 要：本文分别阐述按“卷”管理和按“件”管理的定义，并对新旧两种立卷方式进行优缺点比较，提出一些看法

关键词：立卷归档；优缺点

立卷归档是文书档案管理过程的一个重要环节，传统的文书档案采取案卷管理方式，但是随着办公自动化的普及和计算机在档案管理工作中的广泛运用，形成了大量的电子文件，传统的文书档案立卷管理的方式已经不能适应现代化档案管理。2000 年 12 月 6 日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），《规则》中提出了将文书立卷以“卷”改为以“件”为保管单位，它是我国国家机关行政事业单位档案管理 进入了一个全新的阶段，是在新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要措施。现将传统的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比较。

1 传统的按“卷”管理

传统的文书档案的归档是档案人员首先接收、收集、整理文件，将有保存价值的文件归档，根据立卷的原则和方法，按照它们之间的联系、价值、保管期限组合成案卷，并编写案卷题名。一个案卷题名是对卷内文件的概括，可以揭示出卷内文件的内容和成份，为文件的查找利用提供线索；然后按照文件的重要程度和时间顺序排列卷内文件和编号，填写和编制卷内目录；对每份文件的排列顺序，一般按照“印制件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复件在前，请示件在后”的原则整理；最后按保管期限、年度、组织机构或保管期限、年度、问题的方法进行案卷排列及编制案卷目录。

2 改革后的按“件”管理

国家档案局发布的《规则》是以“简化整理、深化检索”为宗旨，对“立卷”进行改革，采用按“件”管理，极大地简化了归档文件的整理工作过程。按“件”管理，顾名思义按每份文件进行管理，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文和复文可为一件。按保管期限、年度、机构结合问题、时间进行分类、排列，每一份文件用不锈钢钉装订，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。

3 两种管理方法的比较

无论是传统的案卷级管理还是改革后的文件级管理，在归档过程中都必须“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”的整理原则，只是整理程序和操作方法有所不同。下面通过阐述两种管理方法的优缺点来进行比较

3.1 按“卷”管理的优缺点

1、优点。按“卷”管理的优点是具有系统性、成套性。不依赖于计算机检索，可以按照案卷目录查找到所需要的文件；按“卷”管理的文件安全性较好，由于文件都是装订起来的，所以不易被拆卷或抽取而造成档案遗失。

2、缺点。按“卷”归档是一项工作量大、专业性强、程序复杂的工作，档案人员的素质直接影响案卷质量，不同的档案人员，看问题的角度不同，理解能力不同，对一卷相同的档案会组出不同的样式案卷，形成的案卷题名也五花八门，这给档案的查询利用带来困难与不便。由于是按“卷”管理，一卷档案由若干份文件组成，利用者只需查询其中一份，但在查询时会看到其它无关的文件，不利于档案的保密。

3.2 按“件”管理的优缺点

1、优点。改革后的文件级管理，大大简化了归档工作程序，减少了不必要的手工劳动和财务的投入，缩短了文件归档的时间，提高了工作效率，把档案人员从繁重的整理工作中解脱出来，把更多地时间和精力放在档案编研和信息开发利用上，更好的发挥档案的价值；按“件”归档相比起按“卷”归档对于档案人员来说更容易更简单，只需区别不同的保管期限，把同一保管期的内容放在一起，按时间先后排列，不用耗费大量的精力进行分类，同时也减少了档案人员对文件归档的主观随意性，更加遵循文书自然形成规律；档案以“件”为单位归档后，可以随时增加和补充遗漏文件或材料，无需拆卷和装订，只需将漏归的文件插到相关类别的卷盒中，在备注中说明即可；改革后的管理更有利于档案的利用，过去查阅档案是整卷提供利用，现在是每份档案都以“件”为单位存在，可以有针对性地提供利用者所需要的档案，不用接触到其他无关的文件，大大提高了保密性；便于现代化计算机管理，便于扫描和复制，档案软件里不用再分为案卷和卷内两级目录，直接一个件盒目录，检索起来更方便、快捷，也有利于档案的日常统计工作。

2、缺点。采用按“件”管理的归档方式是有条件的，只有信息化管理比较成熟，可以对库存档案实现文件级计算机检索的单位，才适用此方法。因为没有分卷管理，以件为单位的文件之间没有有机的联系，是以个体存在的，如果不借助于计算机检索，很难找到所需档案。计算机管理水平，在一定程度上决定了档案的管理水平，这就对档案人员的计算机应用水平和能力要求相对比较高。所以按“件”管理具有依赖性、局限性。

按“件”管理是信息时代的产物，是档案管理工作的发展趋势，给档案工作者带来了新的机遇与挑战。虽然按“件”管理有不足，但总体来说还是利大于弊，如何取“卷”之长补“件”之短，是每个档案工作人员在日后工作中需要总结和改进的。只有不断研究、改进档案管理办法，才能促进档案事业的发展。

参考文献

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[2]李在溪.浅谈文书档案以“件”代“卷”的利与弊[J].城建档案. 2012（5）

[3]钱明才. 浅谈档案立卷的主要环节[J].重庆师专学报. 1998（2）