商务英语信函中的礼貌原则初探

孙宁

摘 要：在商务英语信函中，为了实现达成商务合作的目的，需要遵循礼貌原则，使之语气委婉，措辞得当，有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。

关键词：礼貌原则;商务英语信函;运用

礼貌是语言交际中的普遍现象，也是商务英语信函中最令人关注的语言特征，一封彬彬有礼的商务英语信函，能有效增强贸易双方彼此间的信任感，提高商务成功的几率，恰当运用礼貌原则有助于信函作者写出得体、礼貌的商务英语信函，获得期望的效果，从而实现商务活动中的双赢。商务英语信函是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的信件，其涵盖的内容涉及到与商务有关的诸多领域。它在交流思想，传递信息，交涉事务，增进了解及促进经贸往来等方面发挥着积极的作用。

一、运用礼貌语言

在商务英语信函的交际中，经常使用尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语都体现了礼貌原则，礼貌语言的使用，不仅能够传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用.（葛丽芳，2006）在商务信函中应当选择一些含有积极情感的词语如pleased，satisfy，obliged，welcome等.这样能使对方身心愉悦，有利于双方的合作.特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体.例如：（1）I would appreciate having your reply by July 1 st，so that we can finalize our program.（2）You kind invitation this time is most welcome.与此相反，在商务信函中要极力避免 no， cannot， claim， complaint等词的使用.在商务英语信函中，否定意义的词语容易给人不愉快的感觉，直截了当的加以否定，买卖双方会失去合作的兴趣，双方贸易关系也会由此中断。

二、正确使用情态动词

由于商务信函来往多数是磋商、答询、公务，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等，所以英文商务信函中形态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子更加缓和，使对方容易接受，实现理想。例如：We would like to suggest alternative where there are shipments available.在这一句中“would like”表示的是一种请求的语气。如果去掉“would”就有了加强与别人的意味，对方从心理上会比较难以接受。需要说明的是，情态动词多用于if条件句中，帮助写信人表达各种语气。而情态动词的使用在语气上就委婉的多，显得礼貌得体。例如：I should be very much obliged if you would arrange a Seaton the same fight for the 18 th September. 情态动词can，could，will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌。因为过去时态的情态动词暗示一种假设行为而不是强制行为。

三、突出对方本位

在商务英语信函中，无论是给谁写信，我们都应该从对方的角度来看问题，采用对方观点写信说明我们理解对方，体谅对方，因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函中写作中，人称尽量不使用I或we开头而采用第二人称you或其物主代词或者your，以突出你方态度，多使用谦辞和敬词，称对方为“贵方”，而成自己为“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。（2）To meet your requirement， we are willing to make some concession to cut 5% of our price if the quantity your individual purchase is not less than 100 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于100吨，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上我们可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增加友谊，最打动人的词语就是“you”和“your”。

当我方不同意对方观点或者不愿满足对方，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的面子，我方要避免直接陈述不同的观点We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.我们真诚的劝告贵方接受我们的建议，因为我们的库存逐日减少，如果贵方不立即确定，我们将无法满足贵方需求。在此句中，如果把 recommend改为advice的话，就会不妥，因为advice有一种居高临下的含义，好像非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得有自己决定，别人无权干涉。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对我方的指责不公平时，我方可以据理力争，说明我方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。（王元歌，2007）

四、结语

礼貌用语在国际商务中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立以一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机，在日常的商务活动中，我们应该注意商务英语信函中礼貌用语的使用，商务信函才会起到它应有的作用，礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意，反之，礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象。因此，在商务英语信函写作中要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。

参考文献：

[1]程兰芝.礼貌原则与商务英语信函[J].科教文汇（上旬刊）， 2007：10.

[2]葛丽芳.商务英语写作中的礼貌研究[J].河南理工大学学报，2006：11.

[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京大学出版社，2007：09.