农业科研单位货币资金内部控制的思考

摘要：随着我国经济体制改革的逐步深入，农业科研单位作为承担农业科研、农业示范和项目推广的行政事业单位，经济活动范围越来越广泛，经济活动中货币资金的流入量和流出量的规模也更大。随着货币资金流量的加大，货币资金管理中出现违规、违法或舞弊的可能性也在加大。文章根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》的要求，分析了农业科研单位货币资金内部控制中存在的问题，并结合农业科研单位的实际提出规范货币资金内部控制的措施，以进一步提高农业科研单位货币资金的管理水平。

关键词：农业科研单位；货币资金；内部控制；思考

为更好地规范行政事业单位的内部控制，进一步强化行政事业单位的内部管理，加强廉政风险防控机制建设，财政部于2012年11月制定了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，并从2014年1月1日开始实施。《行政事业单位内部控制规范（试行）》从内部控制体系、风险评估、内部控制方法等方面对行政事业单位加强内部控制提出了明确要求。

1 行政事业单位货币资金内部控制的要求

1.1 票据管理

票据直接影响单位货币资金的收入，各行政事业单位应当建立健全票据管理制度，单位应当按照规定设置票据专管员，建立票据台账，做好票据的保管和序时登记工作；财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续；负责保管票据的人员要配置单独的保险柜等保管设备，并做到人走柜锁；单位不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据，不得擅自扩大票据适用范围。

1.2 岗位设置

各行政事业单位应当根据单位的实际，建立健全货币资金管理岗位责任制，合理设置财会岗位，不得由一人办理货币资金业务的全过程，确保不相容岗位相互分离。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作；财务专用章应当由专人保管，个人名章应当由本人或其授权人员保管；严禁一人保管收付款项所需的全部印章；负责保管印章的人员要配置单独的保管设备，并做到人走柜锁。

1.3 银行账户管理

各行政事业单位应当加强对银行账户的管理，严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。财务部门应指派专人负责与开户银行的联系，定期取得银行对账单，并与银行存款日记账核对相符。对不符的情况要及时查明原因，进行相应的账务处理，确保账实相符。

1.4 合同管理

行政事业单位的业务部门在签订供销合同后，应及时将合同副本及有关材料提交财务部门。财务部门应当根据合同条款办理货币资金的收支业务。财务人员应根据合同履行情况办理价款结算，确保各项收入应收尽收，及时入账。财务部门应当定期检查收入金额是否与合同约定相符；对应收未收项目应当查明情况，明确责任主体，落实催收责任；对应付款项也应及时支付；对未能按照合同条款履约的，财务部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。

1.5 支出管理

各行政事业单位应当建立健全支出内部管理制度，制定单位经济活动的各项支出标准，明确支出报销流程，按照规定办理支出事项。单位应当合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保支出申请和内部审批、审核、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。按照规定应当由有关负责人签字或盖章的，应当严格履行签字或盖章手续。

1.6 核查管理

各行政事业单位应当加强货币资金的核查控制，指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金，核对银行存款余额，抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表，核对是否账实相符、账账相符。对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因，并按照相关规定处理。

2 农业科研单位货币资金内部控制存在的问题

2.1 票据管理不规范

一是大多数农业科研单位未制定票据管理制度，票据管理中大都凭经验管理，没有规范的规章制度可供遵循；二是未明确专人负责票据管理工作，大多数单位都是由财务部门相关人员兼管单位各种票据，更没有配备专门的保管设备；三是由于管理制度的缺失，农业科研单位各类票据的申领、启用、核销、销毁均未能履行规定手续，部分单位还存在出借、代开甚至是买卖票据的现象。

2.2 岗位设置不科学

一是农业科研单位货币资金岗位设置中没能严格遵循不相容职务相分离的原则，有的单位是未设置专门的货币资金岗位，有的单位货币资金岗位的财务人员也兼分类账或档案保管工作；二是印章管理不科学，有些单位所有印章均由一个人保管，有些单位未配备专门的印章保管设备，保管随意性较强；三是未能制定规范的授权管理制度，在货币资金收支、印章使用和保管等项工作中没有按照授权管理的要求进行管理。

2.3 银行账户管理不重视

许多农业科研单位不大重视银行账户的管理工作，表现在：一是不重视银行开户的管理，通常是只要部门提出需要，也不经单位决策机构的研究就可开设银行账户，从而导致单位账户多且乱的现象；二是不重视银行账户使用的管理，通常是在银行账户开设之后，具体就由部门管理使用，部门过多地考虑到单位相关利益者的需求，资金在单位账户间任意划转的现象严重，从而导致货币资金管理中的混乱状况；三是不重视银行账户的清理，通常是在银行账户开设之后，有些专门业务已经办理完成或项目已经完结，但没有能及时撤销相关银行账户，从而导致单位银行账户越开越多，甚至是单位财务部门负责人也不知道单位账户的具体情况，给货币资金的管理留下隐患。

2.4 合同管理不严格

许多农业科研单位在业务办理过程中不能严格加强对合同的管理。一是未制定合同管理的专门制度。许多农业科研单位由于领导对合同管理的理念较差，没有制定单位关于合同管理的规章制度，导致合同签订的随意性，客观上造成了货币资金管理的障碍；二是部门间沟通衔接不到位。由于没有制定合同管理制度，从而导致业务部门在签订好购销、基建工程、设备购置等合同后，未能将合同的副本和相关材料送至财务部门，带来了合同结算中货款收付的混乱；三是货币资金收付管理混乱。由于部门沟通衔接不到位，从而导致财务部门因为合同没有或是合同不全，货币资金收付就没有了合法的依据，于是就会出现有的合同未能及时履行，有的合同在规定付款期之前就付款的情况。

2.5 支出管理不统一

单位支出的管理主要依据的是单位对外签订的合同、单位内部各项支出的标准和支出的审批、审核程序。单位支出管理不统一具体表现在：一是由于合同管理的不严格导致的支出不能按照规定的时间进行的情况；二是由于单位内部未制定各项支出的标准导致不同部门、不同业务在办理货币资金支付时没有统一的开支标准可供遵守；三是单位未制定支出方面的管理制度导致各项支出无统一的审批程序，各内部单位各行其是，支出混乱。

2.6 核查管理不及时

因为货币资金收支涉及到单位的方方面面，所以货币资金管理的关键措施是“日清月结”。农业科研单位货币资金核查管理不及时具体体现在：一是库存现金未能做到“日清”。单位对库存现金应当做到每天都要将现金日记账与库存现金核对相符、将现金日记账与现金总账核对相符，但实践中，由于财务人员之间的“信任过度”，许多单位经常不能及时核对，从而导致现金管理中违纪、违规甚至是违法现象的产生；二是银行存款未能做到“月结”。单位对银行存款应当配备专人进行管理和核算，每月应当与银行对账单核对相符，但在实践中，许多单位未能按规定的要求进行核查，单位的分管领导也未能采取措施不定期地进行抽查，从而导致银行存款管理中违纪、违规甚至是违法现象的产生成为可能。

3 农业科研单位强化货币资金内部控制的对策

3.1 加强制度控制

制度控制是农业科研单位货币资金内部控制的前提。一是应建立健全货币资金内部控制的相关制度，包括票据管理制度、货币资金管理人员的岗位责任制度、印章保管制度、合同管理制度、经费收支管理制度、现金和银行存款管理制度以及货币资金核查制度等等。二是严格遵守国家和单位相关的货币资金管理制度，各单位在业务办理过程中应当严格遵守银行结算制度、现金管理条例、银行开户管理办法和单位内部货币资金管理制度。三是对违反货币资金管理制度的行为和责任人应当严肃处理，决不姑息。

3.2 加强岗位控制

一是农业科研单位应当结合单位的实际，科学设置货币资金管理岗位，既不能过繁过多，也不能为了节省人员成本过简过少。岗位设置的科学性是在满足货币资金内部控制原则的前提下简化货币资金收支的工作流程，以减少货币资金收支差错的可能性。二是明确各货币资金收支岗位的责任，包括每个岗位的责任人、岗位工作职责、前置岗位和后续岗位的衔接以及完成每项工作的时间要求。三是奖惩措施，即将每个岗位工作完成情况与个人职称评审、职务晋升及岗位津贴联系起来，明确规定每个岗位如不能及时完成相应职责应当承担的后果。

3.3 加强人员控制

一是对财务会计人员的招聘应当严格按照财政部门的相关规定，必须具备会计从业资格。二是对于在岗位财务会计人员应当要求他们参加相关的培训取得专业技术职称，部门负责人应当具备中级及以上的职称。三是所有在岗财务会计人员每年都应当参加由财政部门组织的继续教育并参加相应的考试合格。四是定期组织财务会计人员学习单位制定的相关财务会计制度，学习合同法、预算法、会计法、政府采购法、国库集中收付等相关的法律法规，并在工作中严格遵守法律法规，为会计信息的真实、合法、完整提供保障。

3.4 加强过程控制

一是办理货币资金的收付业务一定要按照合同和单位预算的规定，办理过程中要严格对相关票据进行审核，办理完成后要及时与业务部门进行沟通衔接，确保业务办理的准确性。二是办理货币资金收支业务事前要有审批、事中要有审核、事后要有核查，确保合规合法。三是部门负责人或单位分管领导要定期组织对货币资金的清查，确保账证、账账和账实相符。

3.5 加强关键点控制

货币资金内部控制的关键点是票据、印鉴、现金和银行对账单。票据要有专人管理并要定期或不定期进行清查盘点；印鉴保管和使用必须符合单位的制度规定；库存现金一定要做到“日清”，对大额现金收支要进行监控；对银行存款关键是定期地取得银行单并与银行存款日记账进行核对相符。

3.6 加强基础控制

货币资金的基础控制主要包括凭证控制、账簿控制和报表控制。凭证控制是最关键的控制，所有货币资金的收付一定要以审批合规的凭证为依据并要加强与合同、预算等进行核对。收支业务要以合法的凭证为依据及时登记入账，并按规定进行对账，对对账中出现的异常信息要及时查明原因并进行处理。日常工作中要按规定时间编制会计报表并将报表报相关单位领导，单位领导对报表应当进行审阅，审阅中发现的异常要责成部门查明原因并处理。

作者简介：王磊（1971-），会计师，研究方向：农业科研单位会计核算与财务管理。