加强事业单位差旅费管理的思考

陈晓青

摘 要 差旅费是事业单位的一项重要日常支出，也是一项可控费用。目前多数事业单位在实际运用过程中均存在一些不足，如何加强差旅费管理，控制支出，提高效率，已成为提高事业单位财务管理水平的一个重要课题。本文就目前事业单位差旅费管理中存在的主要问题进行分析，提出了加强差旅费管理的一些措施和建议。

关键词 事业单位 差旅费管理 财务监督

中图分类号：F810 文献标识码：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.05.080

Thinking on Strengthening Institutions' Travel Cost Management

CHEN Xiaoqing

（Taian Museum， Tai'an， Shandong 271000）

Abstract Travel cost is an important daily expense of institution ， also controllable costs. At present， most institutions in the actual application process are some deficiencies， how to enhance travel management， control expenses， improve efficiency， increase the institution has become an important financial management issues. This paper analyzes the main issues of travel cost management in public institutions present， we made a number of measures and proposals to strengthen the management of travel cost.

Key words institutions; travel cost management; financial supervision

差旅费是事业单位的一项重要支出，在好多单位已经成为仅次于人工开支的第二项支出大项目。差旅费管理是事业单位财务部门的一项重要的日常工作，认真做好这一工作，对于强化财务部门的管理和服务意识，实施财务监督，杜绝不合理开支，努力提高事业单位经费的使用效益等都具有重要意义。但目前在差旅费管理工作中普遍存在着“重服务、轻管理”的倾向，这一点从差旅费管理工作的具体环节上就能明显地表现出来。在差旅费管理工作中，单位财务部门的职责似乎就是预支差旅费和差旅费报销两项内容，仅仅是以服务为主，而在管理和实施财务监督等方面的作用则发挥得并不理想，由此而导致产生了以下几个方面的问题：

一是容易产生资金长期占用现象而造成单位行政经费的紧张与浪费。员工在出差前一般都要到财务部门预借差旅费，且大多数员工都会借超过所需要的数额，虽然“穷家富路”是传统经验，但也往往造成了这样的事实：由于所借的钱款中也经常是包括了个人消费购物所需的资金，因此在外大把地花钱购买自己想买的商品，回来后却因资金不足不能偿还已被花掉差旅费或感到用单位的“无息借款”为自己服务很合算而迟迟不去结帐。因而在每年年终结算时，财务总会查出相当数额的借出的差旅费尚未结帐。

二是助长了铺张浪费等不正之风的盛行。由于出差前都预借了足够的差旅费，因此出差在外花起钱来也大手大脚，住超标宾馆，外出打的，来回卧铺等等，回来后再想办法报销;更需要注意的是，由于受市场经济负面效应的影响，现在有些会议的学术性、工作性已大大减弱，而谋利性却都大大增强，一些不负责任的某些所谓会议的组织者们往往以开会为名，收取与会者巨额的会务费，趁开会之机大吃大喝、大过旅游观光之瘾，有的甚至还组织出国旅游，全部费用都打入了所谓的“会务费”之中，开完会还发“纪念品”，引诱人们去花国家集体的大钱来为自己某小利，使单位有限的经费没有发挥其应有的作用，相当一部分都投在了如此种种毫无实际意义的会务费上了;这一点在当前表现得尤为突出，也是造成差旅费急剧上升的主要原因之一。

三是缺乏调动员工节约差旅费开支积极性的机制。出差回来后差旅费的报销一般都要以开支的发票为依据，是否有发票成了出差在外的员工选择自己行动方式的标准;乘公共汽车很便宜，但有的城市没有发票，就不如打的要发票;再如有的单位规定领取补助也要凭住宿费上所标明的住宿天数来核算，以至于造成了如果是出差住到了当地的亲戚朋友家，虽然为单位节约了大笔费用，但回来后不但不受奖励，反而不能领取住勤补助，还有为多领取住勤补助而故意拖延出差日期，甚至找发票套现等，如此种种，都使得部分人仅从个人利益出发而在差旅费的花销上过分大方，毫无节约意识。

以上存在的种种问题都导致了单位经费的浪费现象日益严重。据统计，单位各部门产生经费超支的，绝大多数是由于差旅费的超支而造成的，可以说，从目前情况来看，差旅费是各部门经费开支的大头。虽然差旅费均从各部门限额经费中开支，但这也是单位全部经费的一部分，而且部门经费超支后仍要向单位要钱，以致于产生了“有钱就花，花完再要”的现象。要扭转这类不良现象，解决目前在差旅费管理环节存在的种种问题，制止铺张浪费等行为的发生，应充分发挥财务部门的监督作用，改变过去重服务轻管理的旧办法，加强差旅费管理工作。要做到这一点，应从以下几个方面入手：

首先，应加强职工的思想政治工作，使他们真正树立主人翁意识。节约经费开支不仅要靠财务部门，也不是部门领导所能办到的，而必须要靠全体员工的共同努力才能真正实现。不能否认，改革开放、发展社会主义市场经济为我们的国家带来巨大变化的同时，一些非社会主义的腐朽思想也在一定程度上侵蚀了部分职工的思想，以致于在他们当中享乐主义、拜金主义、个人主义等思潮泛滥，存在着思想涣散、损公肥私等不健康现象。针对这一现实问题，在现阶段应强化职工的思想政治教育工作，要通过各种生动活泼的思想政治工作，教育广大职工，提高他们的主人翁意识和奉献精神，自觉抵制各种不良思想的侵蚀，要使他们知道，国家现在还不富裕，在今后相当长的一段时间里必须要坚持勤俭节约艰苦奋斗的原则;为单位节约每一分钱也是每个具有主人翁意识的员工应尽的义务和职责，只有这样才能真正把单位建设好，才能使职工的个人利益得到最终的保障。

其次，在各部门的限额经费核定与划拨过程中，对其中的差旅费一项应单独进行测算与核定并限定使用上限，超支不报。为此，各部门应在每年的计划经费划拨前制定本部门一年差旅费使用计划，并交财务部门进行审核备案;凡在经部门及财务共同审核后的计划规定范围内的出差事宜，预借差旅费及报销由部门负责人签字即可;否则就应专门打报告说明有关情况，经部门领导及主管领导批准后方可预借差旅费和报销;对于那些明显是以赚钱为目的的所谓会议，能不去的就不去，或者尽量少派人参加，以避免不必要的差旅费开支。

再次，要加强差旅费预支环节的管理工作。不能由借款者说多少就借多少，而应由财务部门根据借款人出差地点、预计天数、拟乘交通工具等因素测算出必须的差旅费数额（不包含所有补助），在此基础上考虑一个富余系数给予预支，一般说来，只有预借款不足时才能促使出差者回来后及时报帐并领取有关补助金，也只有这样才能杜绝长期挂帐现象的发生。

第四，要加强制度建设，严格报销标准和范围。要根据国家的有关规定和单位现有的有关规章制度，由财务部门制定一个较为全面细致的关于差旅费报销的规定，将不同职务级别的人员能够享受的各种待遇标准，如乘车标准、住宿标准、住勤补助标准等等，以及可以报销的费用范围等都作一个明确的规定，并做到职工人人皆知，这样就能使职工出差在外时对哪些费用该花、哪些费用不该花有一个较为清楚的认识，使不符合规定的开支没有发生的机会;在报销时，也要严格按照这一规定进行，不符合规定的不予报销，一律由自己负责。

最后，建议改革现行的差旅费管理制度，由先预借后报销的办法改为预先结算的办法，即在出差前出差者持经部门领导签字的出差通知单到财务部门，由财务部门按照出差者的目的地、天数等因素并根据其身份能够享受的各种待遇标准，一次性将全部差旅费支付给出差人。实行这种差旅费管理办法有以下几个方面的优点：

一是有利于实行目标管理。目标管理的反面就是过程管理，二者的区别在于，前者是向下级下达明确的目标，即完成某项工作要达到的最终目标，只要达到目的就行，而不管你采取什么办法;后者正相反，下级必须按照上级设计好的路线和流程进行工作，至于最后是否能百分之百地完成任务则要看工作过程进展如何;两者孰优孰劣，一经比较泾渭分明。可以说，差旅费的预支及出差回来后报销的办法就是偏重于过程管理的，而笔者提出的办法则是根据出差者应享受的待遇和标准一次性将差旅费与出差者结算清，至于出差者是否按照标准来进行花费，是想潇洒一些还是想节俭一点则完全由本人自己决定;这就偏重于进行目标管理。从某种意义上说，进行目标管理是现代管理的一个发展方向，将目标管理的原则和方法运用于事业单位管理也是大势所趋，具有一定的现实意义。

二是有利于调动职工节约差旅费的积极性。由于是经费包干使用，能够充分发挥出差者的主观能动性，在少花钱、多办事上下功夫，并能够主动抵制出差期间的一些不合理开支，为保证经费的合理使用发挥出自己应有的作用;

三是有利于实现差旅费管理的电算化。此种管理办法可操作性较强，可以编制可执行软件，完全由计算机进行管理，只要将出差者身份、出差地点、天数等基本数据输入微机，微机就可以自行将应支付给出差者的差旅费计算出来，这样就可以达到简化办事手续、提高办事效率的功效。

总之，加强和改革差旅费的管理工作是事业单位财务部门应当重视的工作之一，这对于进一步强化财务监督机制，努力节约经费使用，遏止经费的不合理开支等都具有非常重要的积极作用。

参考文献

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