高职院校学籍管理体会

王军峰

高职院校学籍管理体会

王军峰

高职院校学籍管理工作是学院的一项常规性工作，一般归属于教务处。它关系到学生的学籍电子档案、学生的前途，对其十分重要。同时，也是学校基础信息分析的数据来源，是高职院校管理工作中的重要组成部分。

一、高校学籍管理的重要性

根据《普通高等学校学生管理规定》，学籍是指按照国家招生规定录取的新生，持录取通知书，到校办理入学手续，复查合格者予以在学籍学历信息管理平台注册，即取得学籍。

学籍管理是高校教育管理的核心内容之一，是一项具体、细致而又繁杂的工作；它是对学生从入学到毕业整个培养过程的考核与管理，关系到学生的学习资格、学习状态及学习结果的认定。学籍管理工作同时还影响到学校的教学秩序，有效的、严肃的学籍管理能够促使学校形成较好的校风、学风，端正学生的学习态度。近年来，为寻求发展各高校招生数量不断增加，而生源数量不断减小，为争取招生名额，招生门槛有所降低，导致生源结构复杂，在校生主体差异、素质差别增大。同时为适应新的教育教学理念，高职院校都在不断的推进教学改革，加上校企合作、订单培养、顶刚实习等，都给学籍管理工作带来了相当大的压力和难度。为此适应新形势下的学生状况，高职院校有必要改进、创新学籍管理工作，为学院的发展、教学质量的提高保驾护航。

二、高校学籍管理工作的内容

学籍管理工作是一项非常具体、十分繁琐的工作，要求管理者有足够的耐心，并且有一定的计算机操作、数据处理能力。日常的学籍管理主要是围绕学生的学籍资格开展的一系列管理工作。

学籍管理主要内容为：新生入学资格的审查及学籍注册；在校生的学年注册；学籍异动处理（休学、复学、保留学籍、转专业、转学、留级、开除学籍、退学等）；学籍信息更改；毕业生图像信息采集与网上校对；毕业生的资格审查及学历注册；毕业证的制作、发放；专接本工作的组织；学院有关在籍学生等一系列的基础数据的统计分析；学院的一些大型考试组织（AB级考试、省计算机等级考试等）；学生毕业后的学历信息处理（如毕业证明书的补办等）。

三、学籍管理存在的问题

1.学籍管理制度不完善，没有与时俱进

很多高职院校是由中职学校升格而来，在发展初期一般都制定了相应的学籍管理制度，但这些制度还不完善，甚至有些是照搬其他本科院校的管理制度，没有因地制宜、针对自身的实际情况，制定符合高职学生特点的制度。且随着时代的发展，学生数量的增加，学生素质的多元化，早期的学籍管理制度没有与时俱进，不能满足现在学生个性化发展的要求，不能适应现代化社会对人才素质层次多元化的要求。

2.校园信息化建设落后，部门之间信息沟通不畅，学籍信息无法共享

当今社会，网络发展很快，但由于各方面的原因，如学校资金配置，学院发展规模等，导致高职院校校园信息化建设滞后。学籍管理水平的一个重要体现就是使学籍信息变更及时、准确，以便在学校各部门之间共享，如招生就业处、教学系部、财务处、学生工作部、组织人事部等。由于校园信息化落后，部门之间信息沟通不畅，造成学籍信息无法共享，未能形成准确完善的学籍管理体系，各部门需要的数据、表格都需要教务处提供，增加了教务处学籍管理的工作量，耗费了教务处的人力资源，降低了工作效率。

3.学籍管理理念、手段落后

在很多高职院校发展初期，由于规模较小，教务处承担着学籍管理的工作。近年来随着高职教育的不断深化改革，高职院校的规模越来越大，学生人数增多，就业形势不断严峻，学生的学籍信息异动频繁，学籍信息的审核、成绩的考核、管理、数据的整理、统计等繁杂的工作，消耗着学籍部门的大量人力和物力，在加以学籍管理是多方位、多层次、多角度的动态过程、学籍管理人员紧张，导致管理工作日趋繁重，容易在管理过程中出现失误和遗漏，造成重复性返工工作。因此急需更新管理理念，管理手段，使学籍管理工作向多元化管理方向发展。

4.学籍管理人员配置不完善，缺乏稳定性，管理人员专业技术操作不够熟练

学籍管理工作是一项时间性、政策性很强的工作，对人员的软件、数据库操作、数据分析能力要求较高。所以管理人员时间观念要强，计算机操作能力要好，懂数据库操作，并有较强的数据统计分析能力。而实际很多学校配备的学籍管理人员都非专业人员，既懂计算机、数据库，又懂学籍管理业务，甚至很多院校配备的学籍管理人员学历较低，根本不懂数据库的操作、学籍管理业务；计算机的操作能力仅限于简单的操作，对一些管理软件的变通能力较差，严重影响着工作效率。同时随着高职院校招生人数的不断扩大，教育部新的政策不断出台，学籍的信息化、网络化管理不断规范，要求学籍管理人员不断更新原有的知识，提升管理能力。很多高校学籍管理人员面对这些问题压力巨大，由于业务能力不能适应当前工作，人员更换频繁，导致学籍管理人员对管理平台的功能和业务流程应用不熟练，许多工作重复进行，极大地影响学籍管理质量的提升，使得本来高效的管理手段未能充分发挥作用，也影响现代化管理方法使用的推进速度。

四、提高学籍管理工作水平的建议

由于科学、高效的学籍管理对高职院校促进教学改革、提高教学管理水平有重要的意义，因此，针对以上出现的问题，可以从以下几个方面入手解决。

1.完善学籍管理制度，做到与时俱进

结合学院实际情况，制定完善的学籍管理制度，做到管理中有章可循，有据可依，实现学籍管理的规范化、科学化、高效化。随着高职教育改革、办学规模扩大、学生素质多元化，高职院校的学籍管理制度也应该做到与时俱进，在发展中不断制定、完善符合学生特点的管理制度，如严格学籍注册手续、制定学籍预警制度、完善转专业制度等，并加强学籍制度的宣传，使学籍管理制度得到有效的落实。

2.加快校园信息化建设，实现学籍信息跨部门共享

依靠校园信息化建设平台，借助现代化信息管理手段，推进学籍管理信息化建设，充分的实现学籍信息跨部门共享。各部门之间协调配合，各尽其职，将归属于自己职能部门的有关信息及时完善、更改，达到信息反馈及时、准确，实现信息资源共享。不同职能部门通过管理平台可以查询利用共享的信息数据。同时，高职院校还可以结合自身实际，根据教育部学籍学历信息管理平台使用情况，对原有的学院学籍信息平台进行升级，达到学院学籍管理平台的数据与学信网管理平台的数据对接，学院的学籍数据库可以直接应用于学信网的管理平台，达到优化学籍管理水平的目的。

3.借鉴先进的管理理念，提高学籍管理水平

近年来，随着高职教育的深化改革，专业设置的增加，高校学生人数的增多，学籍的管理工作也变得更加繁重，教务处作为唯一的学籍管理机构的管理模式也表现出了其弱点。此时我们也应该与时俱进，借鉴先进的管理模式，建立学籍管理的二级管理机构，通过院、系二级管理体制充分发挥系部的管理作用。

在这种处、系二级管理模式下，教务处主要负责制定学籍管理的规章制度，发挥决策、协调、监督的作用，而系部主要按照教务处的规章制度处理日常学籍管理工作。遇有重大的学籍管理问题，由教务处协调处理。

4.加强学籍管理队伍建设，增强队伍稳定性，注重培养管理人员的业务能力。

学籍管理队伍建设，将影响学籍管理工作的开展，制约学籍管理效率、质量的提升，同时也影响整个学校的形象。因此学院应重视学籍管理队伍建设，增强队伍的稳定性，注重培养管理人员的业务能力。首先应重视学籍管理人员的引进，配备充足的管理人员。根据在校生人数配备与之相对应的学籍管理人员，依靠校园信息化建设平台，借助现代化学籍信息管理手段，减轻学籍管理人员的工作负担。使他们有时间学习先进的管理知识，更好地开展学籍管理工作。其次要重视学籍管理工作。提高学籍管理工作人员的待遇，制定良性的人员培养计划，使学籍管理工作人员认识到自己的工作价值，建立结构合理又相对稳定、具有较强责任心的学籍管理队伍。最后要重视学籍管理人员的业务能力培训。学籍管理人员既要掌握相关的学籍管理规章制度，又要能够熟练的操作学籍管理平台，增强数据的分析统计能力，同时还要有高度的责任心和较强的服务意识。学院要给学籍管理人员提供培训、学习交流的机会，鼓励他们积极参加省级学籍管理部门、其他高校组织开展的相关业务培训和交流活动，学习先进的管理经验，提高管理效率，树立良好的职业形象。

高职院校的学籍管理工作是一项重要工作，学籍管理要与时俱进，探求创新。学籍管理人员要不断的提高自身的服务能力，努力做好本职工作，以“质量、服务、合作、效率、创新”为宗旨，为高职院校培养高素质高技能应用型人才发挥应有的作用。

参考文献：

[1]董琴琴.高职院校学籍管理对策探析[J].法制与社会，2012 （6）：192-193.

[2]施佳丽.新形势下高职云霄学籍管理问题探析[J].职教通讯，2012 （11）：33-34.

[3]靖宇，刘博，王瑞.做好高职院校学籍管理工作的思考[J].辽宁高职学报，2011，13（2）：110-112.

作者单位：（石家庄铁路职业技术学院教务处）