企业人事档案管理新思维

苏巧云

（萝北县江滨农场机关劳资档案室 黑龙江 萝北 154243）

企业人事档案管理新思维

苏巧云

（萝北县江滨农场机关劳资档案室 黑龙江 萝北 154243）

人事档案管理是企业档案管理的重要组成部分，是企业选拔人才、使用人才、管理人才的重要信息依据，在人力资源开发、使用、人才政策制定等方面具有极其重要的作用。因此，创新人事档案管理，掌握人事档案管理知识，对人事档案的科学管理与利用十分重要，对企业的长远发展和人才培养、竞争具有重要意义。

企业；人事档案；管理新思维

一、企业人事档案工作在企业发展中的作用

1、人事档案

是社会公共信息非常重要的组成部分，人事档案是客观记载和反映个人经历、德、能、勤、绩、廉表现以及成长轨迹的信息材料，人事档案工作是组织、人事、劳资等部门工作中的一个重要组成部分，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据。

2、对企业人才发展起到促进作用

作为人才信息载体的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩、廉等方面的综合反映。对人事档案重视有助于企业根据每个人才的不同特点，有针对性的合理的选拔使用人才，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，以适应企业发展对人才的广泛需求，及时地为企业和部门推荐优秀人才，使各种人才在企业发展中充分发挥聪明才智。

3、是培育企业核心竞争力的重要工具

企业管理关键要素是人，首先要服务好人，才能做好管理工作。因此，现代人力资源管理必须坚持“以人为本”的理念，充分调动员工的积极性和创造性。加强企业人事档案的管理工作，是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

4、是人力资源管理的重要手段

社会主义市场经济条件下，各类专业技术人才的流动日益频繁，一份翔实、完整的个人人事档案，对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案，就可以掌握其品行、表现、以往的工作实绩等要素，增加企业对所聘员工的信任程度和认可程度，是企业选用人才、晋升提拔人才的重要参考信息。

二、创新人事档案管理方法，为企业发展储备人才信息

l、加强档案管理，勇于探索创新

人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历及德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的；是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况及奖励等方面的原始记录；是个人参与社会方方面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

2、加强收集工作，完善档案内容

收集人事档案材料，充实人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。收集人事档案材料，政策性强，涉及面广，难度大。它不仅是人事档案问好门的任务，也是形成人事档材料部门的任务，因此各方必需密切合作才能做好。全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的前提。

3、审核档案真伪，做好材料鉴别

人事档案鉴定工作是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪、判定有无保存价值，确定其是否归入人事档案，应以高度负责的精神，慎之又慎地决定取舍。档案鉴别工作政策性，是维护人事档案真实性和完整性的重要保证，是保证人事档案质量的重要环节。因此，人事档案管理人员应坚持原则、本着向组织负责的态度，对每—份收集上来的材料进行鉴别、精选，确保干部档案精炼、翔实。

4、做好档案整理，提高档案质量

档案整理是档案管理中重要的基础工作，是一项经常性的工作。档案整理必须严格地把好质量关，做到分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。要遵循档案工作活动规律，保持档案材料内容和时间上的联系，能够准确的把反映个人历史和现实的材料整理出来，通过档案材料整理，使档案管理更加规范，档案材料更加完整和真实，同时注重创新服务手段，拓宽服务领域，在提高服务质量上下功夫，确保人事档案整体质量的提高。

三、加强企业人事档案管理的几项措施

1、采取得力措施，遏制弄虚作假

领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人，定期检查，有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。

2、增强法规意识，提高业务素质

人事档案工作者要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善，积极宣传档案管理的各类政策法规做到有的放矢，增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要紧跟社会形势的变化，结合国家新出台的文件要求，破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念，树立人力资源管理新理念。从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的基础作用，清楚人事档案的社会价值。本着对组织和个人负责的态度，重视和加强人事档案工作。其次要找准工作的重心，从约束管理型向服务管理型转变。

3、健全管理机构，规范档案制度

在不断健全档案管理机构、体制的基础上，要严把档案管理的入口，从政治素质、业务能力等各方面进行严格的要求，推行企业人事档案管理人员持证上岗制度明确岗位职责，加强日常管理。通过对档案管理机构的规范化管理，不断促进档案管理的科学化、制度化和规范化建设，逐步推行计算机管理．建立各类人才数据库，提高档案管理现代化水平。

4、创新服务理念，优化档案管理

在社会多元化、资源网络化的今天，传统的管理方法已不适应社会的需求，应坚持以服务为宗旨，以创新的服务理念为指导，采取积极措施，加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度，建立复合型档案管理员队伍；加快档案资源信息化，档案保护现代化，档案利用网络化的速度；提高人事档案管理的科技含量，为社会提供快捷、高速、准确的服务。