高校档案管理与高校教学改革的功能互动

张海燕

(海南经贸职业技术学院，海口 571127)



高校档案管理与高校教学改革的功能互动

张海燕

(海南经贸职业技术学院，海口 571127)

摘要：以高校档案管理在新时期的功能特点为出发点，从新时期高校档案管理的功能精准定位入手，通过引进“精准营销”“行商”的现代营销理念，阐述档案管理如何为高校的教学改革服务，以实现档案管理与现代教学改革进行互动，提高高校档案管理的工作效率和服务水平。

关键词：档案管理；精准定位；教学改革；功能互动

档案管理是高校管理的基础性工作，是衡量一所学院办学质量和管理效应的关键指标，也是高校办学水平评估的重要数据支撑。目前，我国高校已进入全面发展的新阶段，教育教学改革取得了突破性进展。与此同时，也对高校档案管理带来了新的机遇和挑战，集中表现在档案信息材料在大量增多，对信息需求的程度更深，对服务的手段要求更高。如何适应形势的发展变化，使档案工作更好地服务学校的教学改革？笔者认为应正确认识新时期档案管理功能的扩展特点，引进“精准营销”“行商”的营销理念，以此来完善档案信息的管理和服务功能，利用云计算技术和移动互联平台，并做好与高校教学改革的功能互动。

1新时期高校档案管理功能的再认知

1.1　档案管理信息收集功能的外延扩展

传统档案管理主要局限于纸质档案、各种介质的声像及电子档案。而随着现代技术的发展和对教学内容和课程体系的改革，建设国家精品课程、实施“质量工程”、人才培养模式创新、建设实践和实验教学示范中心、“教学名师”表彰、建设优秀教学团队、高职高专人才培养工作水平评估、校企合作、政产学深度融合、项目化课程改革等在教学改革工作中形成的各种档案信息材料，都是最具开发潜能的一部分室(馆)藏。

1.2　档案服务管理手段的拓展

在扩大室(馆)藏的同时，档案部门就学校改革信息利用快和数量多的情形下，可以更多地使用现代信息资源。随着互联网和云技术的引进，档案管理可以通过更加先进的网络技术进行精准服务。在权限范围内，利用者可以通过现代手段，随时随地接收、查阅档案信息，不必再恪守档案部门固定的作息时间、地点。档案服务由室(馆)内拓展到了室(馆)外的任何角落，并通过引擎搜索，使传统档案室(馆)中原来分散、零乱的信息，经过提炼、整理、编辑出二次信息，使档案用户在短时间内可以掌握某一问题的详细资料，从而取得较好的利用效果。云计算技术的应用，使档案管理的服务功能正由传统原始直接的服务向多样化的信息服务转化。

2新时期高校档案管理功能的精准定位

2.1　现代档案服务对象的精准定位

高校档案服务对象主要为三个方面：一是学院各级管理部门，二是学生及教师，三是学院以外相关部门。如何提高档案服务的效率，主要体现在如何对服务对向进行精准定位，向他们提供和开发有价值的信息材料，服务于技能应用性人才的培养。其关键是要引进“精准营销”的理念。即在新的发展时期，职业院校要与企业深度融合、与政府密切协作、与社会广泛接触已是高校多元化发展形态，要使双方达到相互了解，相互认可，就需要提供各自的档案信息材料。在这样的环境下，档案服务对象扩大了，包括本校毕业生、企业员工、政府官员、评估专家、同级或兄弟院校领导、国外友人以及社会各阶层人员。如果档案管理仍然采用原来的服务模式，不能实现全面精准定位，那么很难改变传统档案管理的实效。

2.2　现代服务理念精准定位

传统档案部门的服务理念主要是“坐商”式的被动服务理念，档案管理效率低，使用者牢骚满腹，效果不明显，这与现代高等教育跳跃式发展及追求高效率的要求相去甚远。现代档案管理服务理念需要引进“行商”的营销理念。档案工作人员必须利用各种渠道，“为档案找利用者”“送信息上门”，开展主动服务，让档案信息在管理者与使用者之间无障碍地传递。一方面发挥现代档案功能效率；另一方面通过引进“行商”式营销理念，可以让档案信息使用者从多角度、全方位地感知档案管理部门及人员是真心为他们服务，从而增加他们的愉悦感，提高他们的使用效率。而且让信息使用者主动向档案管理部门提出他们的想法，档案管理者可以利用这些反馈意见，变被动服务为主动服务，发挥现代档案“精准营销”的服务功能。

2.3　档案管理室(馆)藏的精准定位

档案管理的出发点和根本目的，就是收集和管好档案，最大限度地满足学校发展建设的需要。高校档案室(馆)是永久保存学校档案的基地及科学研究和各方面利用资料的中心。新时期，高校的室(馆)藏，应实现质与量的统一，以教学档案为中心，兼顾党政类、科研类、基建类、仪器设备类档案和人事、会计等专门档案，以满足利用者多元化的利用需求。同时还应收集声像档案、实物档案、电子档案等，馆藏还应具有学校特色，如人才培养模式、专业设置、重点学科建设、实训基地建设、著名人物等，实现高校档案馆藏的准确定位。

高校的档案馆藏现状不容乐观，经常是“保存的档案没人要”“需要的档案找不到”，造成档案信息供求关系不平衡。一方面档案的容量在逐年递增，另一方面使用者却反馈找不到自己需要的信息。如何解决这些矛盾？其最有效的办法还是应该从档案部门健全馆藏体系，扩大馆藏容量，优化馆藏结构做起，寻求通过网络与同类院校建立起完善的档案信息共享机制，实现馆际互借的有效机制[1]。

2.4　档案管理人才的精准定位

现代高校档案部门普遍面临着现代管理及技术人才匮乏的问题，尤其是云技术和互联互通、二维码管理等方面的人才；同时，也缺乏具备为各种专题和定题服务，进行档案材料的深层次开发的能力的人员。针对目前高校档案管理人才匮乏的现状，除了应该重视对现有馆员专业教育和技能常规的培训、转变服务理念和业务素质以外，还应该采取脱岗进修的方式挖掘现有人才的潜力，引进高素质、高技能的专门人才。

3新时期高校档案管理与高职教育教学改革的功能互动

3.1　档案管理服务于教育教学改革

新时期高校档案管理功能的显著变化是如何利用现代管理技术，包括移动互联网技术、云计算技术，建立档案信息管理平台，整合传统档案，按照用户需求，重构档案信息服务体系。体现在教育教学改革方面：第一，明确档案管理与教育教学改革互动的重要意义，建立与时俱进的新理念，做好主动服务工作。第二，针对学校各层次档案信息使用者的特点，借鉴精准营销的思想，构建精准利用服务平台。如领导需要把握全局的信息，了解和掌握国内外关于高校建设发展最前沿的教育思想、教育观念和教育措施；教师要掌握先进的教学方法、教学技能，要根据人才培养目标制定教学计划、教学大纲、建立试题库；学生要利用自己的学籍材料证明自己的学历和身份等，根据不同需要，建设相应需要的馆藏。第三，增加必要的投入，完善档案管理软件和硬件建设，建立起覆盖全校范围的档案信息服务系统，以及一批大容量的、有特色的、规范化的、标准化的档案信息数据库，实现资源共享，进一步开发数字信息资源，实现档案信息的数字化管理，便于查询和检索。第四，承担培养利用者信息素养的职责，教育和引导利用者有效地利用学校档案信息资源，维护它的完整与安全。第五，培养各部门兼职档案员，对利用者开展专题服务，特别是对教师开展信息服务。同时，及时引进专业人才，为实现现代档案管理功能提供人才保障。

3.2　档案管理引领教育教学改革的新发展

现代档案管理要符合于时代的变迁。目前高等教育出现了许多的新特点，国家对于教育改革多以文件和项目的方式下达。因此，档案管理在与学院教学改革的互动中，首先，要把握住文件的主体精神，利用档案管理中政策的先知先觉功能，及时接收和传达最新信息，并及时进行档案汇编，利用网络技术和移动互联网技术，将有关方针政策及时传递给广大教师和相关管理部门，为学院决策服好务[2]。其次，要对广大教师在教学改革中所形成的各类成果及信息，例如专业设置、重点学科发展、人才培养模式、精品课程建设(包括微课、慕课)、师资建设、示范性高校建设、实验实训基地建设、项目化课程改革、招生就业等问题进行调研、筛选、整理，编辑出带有指导性的关于国内外同类院校的教学经验、社会对高职教育的需求等方面的参考资料，为管理层决策提供事实依据。第三，利用档案信息交流平台，实现院际间档案信息交流和互借共享[3]。

总之，高校全面推进教育教学改革的新时期，带给学校档案管理工作的机遇大于挑战，主动寻求新的功能定位和移动信息资源建设模式，与时俱进，做好教育教学改革各项服务工作，是体现高校档案管理存在的意义和价值的重要途径。

参考文献：

[1]李松妹.网络环境下高职图书馆功能的定位研究[J].高校图书馆工作，2007，(5).

[2]张建铭.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].兰台世界，2014，(6).

[3]沈思，呼翠侠.基于高校用户偏好的移动信息资源建设模式研究[J].技术与创新管理，2014，(11).

(责任编辑：侯秀梅)

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：1001-7836(2015)05-0047-02

作者简介：张海燕(1967—)，女，黑龙江牡丹江人，副研究馆员，从事高校档案管理研究。

收稿日期：2015-04-01

doi:10.3969/j.issn.1001-7836.2015.05.022