浅谈如何加强行政执法档案管理

商浩　周尔钱　冯娟

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。行政执法档案具体是指在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法过程中形成的具有一定保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的原始记录。行政执法档案的管理严格与否直接影响到执法行为资料以及原始文书资料的完整和安全，如何加强行政执法档案管理，笔者从组织领导、设施配备、流程规范、管理考核等方面谈几点看法。

1 加强档案组织领导，明确人员职责

档案工作涉及面广，系统性强，随着改革的不断深化，对执法档案工作的要求也越来越高，行政执法档案作为一类具有一定法律效力的资料，是追究法律责任、实施处罚的先导，不管从执行上、保管上、应用上都有严格的规定，行政执法档案的规范管理将成为执法工作中的基石，因此，要切实加强对档案工作的领导，落实制度，各司其责，健全档案执法监督，强化执法职能，为企业领导决策、生产经营工作服务，使档案工作逐步走向规范化、常态化、有效化、科学化发展。

行政执法档案要求原则性强、真实性强、专业性强、保密性强，这“四强”就决定了参与行政执法档案工作的人员要熟知各类法律法规知识，遵纪守法，并具有相应的档案专业知识和业务能力。首先，要配备具备较高政治素质和业务素质的档案领导班子，成立由单位主要领导牵头，分管领导靠上抓，各职能部门亲自抓的行政执法档案管理组织机构，把档案管理工作摆上重要议事日程，并鼓励和选拔优秀人才参与档案管理工作，不断提升档案领导队伍的整体素质。其次，要加大对档案人员的培训力度，制定年度专题培訓计划，重点学习《档案法》及各类行政执法法律法规，结合借鉴档案管理先进单位的经验，不断向公安、工商、质检等行政执法工作比较成熟的行业学习，严格执法档案的收集、整理、鉴定工作，通过分析具体案例、座谈交流等方式，提高档案人员统筹规划和应变能力，真正做到依法建档、依法治档、依法管档。

2 加强档案设施配备，确保环境安全

行政执法档案因为具有一定的法律性、原则性、连续性和保密性，需要配备完善且安全的硬件设施、软件设施和信息化基础设施。

硬件设施。有单独的行政执法档案室，配备具有防磁化、防碰撞、安全稳固的档案橱、文件柜及档案密集架，分类、有序、整齐地进行排列，并配备齐全的安全防护设施和一次性鞋套等卫生设施，由专职档案人员管理，每月至少进行一次档案室检查、清理工作，随时做好档案室的防火、防盗、防虫、防霉变、防高温等工作，密切关注档案室温湿度变化，定期对各类设施进行维护保养，做好行政执法档案的保卫、保管、保密、保洁工作，提高安全防范能力。

软件设施。行政执法档案室要建立《行政执法档案室管理制度》、《行政执法档案管理办法》、《行政执法档案出入库规定》、《行政执法档案借阅登记制度》、《行政执法档案销毁制度》等与档案管理相配套的规章制度，要求制度上墙，并严格遵守。设立行政执法档案室借阅登记台、监督台等机构，为档案入室、管理、借阅、归还提供便利。

信息化基础设施。随着行政执法档案信息量的剧增，传统的纸质载体档案资料已不能满足当今社会对档案传递与查找的需要，这就要求档案管理人员必须充分利用信息化资源，对档案进行全方位、多功能、多层次的现代化管理，充分利用多媒体功能，在确保档案信息安全的前提下，通过磁盘存储、高拍仪扫描、光盘备份、局域网传输、触摸屏查询等方式，多媒介存储，多方位查询，切实做到行政执法档案的原始资料完整化、电子载体清晰化、检索利用便捷化、保管价值最大化。

3 加强档案流程规范，提升过程控制

严格执行行政执法档案管理流程，从操作过程上控制到位。对行政执法单位在执法过程中形成的重要档案，以及日常执法检查工作中形成的一般档案进行收集、整理、立卷、归档、保管，丰富档案类别，有针对性地对声音、影像、实物档案进行规范化管理。

行政执法档案主要对行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查以及其他行政执法活动进行记录归档，涉及秘密事项的应当确定密级并保密。行政执法档案由行政执法单位在结案后两个月内归档，装订归档时要一案一卷，一卷一号，如果涉及国家机密、商业机密及个人隐私的，可以单独设立副卷，归档为两卷。卷内资料应当制作目录，放在资料首页，去掉金属物，破损修补完整，并用阿拉伯数字在卷内资料右上角编写页码，声音及影像资料也应在储存介质上逐件编号，单独存放，并单独造册登记。行政执法档案封皮应用碳素笔或蓝黑墨水书写或电脑打印，简明扼要，能反映卷内资料内容。根据档案保管年限分门别类进行保管，涉及重大影响以及向司法机关移送的档案要永久保存、妥善保管。档案归档后需要借阅的，应当填写《档案查阅登记簿》，办理借阅手续，借阅结束后，应当及时归还，不得涂改和标记。对超出保管期限且无保存价值的行政执法档案，应当由鉴定小组提出具体意见，填写行政执法档案销毁清册，经单位主要负责人批准后，由至少两人在指定地点销毁，并在销毁清册上签名备案，确保档案安全。

4 加强档案管理考核，健全督导机制

建立健全完善的行政执法监督法律体系，制定操作性强的法律规章和相关监督条例，加强内部监督与外部检查相结合的制约机制，强化督导功能，成立行政执法档案考评小组，定期对档案管理工作进行考核评比，从而引起职能部门及档案管理人员的高度重视，加大对行政执法档案依法管理工作的促进，确保行政执法档案的安全有效。

目前，虽然档案的法律法规不断出台，不断得到完善，但是总体来说不够细化，相对较粗糙，如：《档案法实施办法》第二十八条规定罚款数额对单位为1万元至10万元，对个人为500元至5000元，这个罚款范围、幅度都比较大。由于自由裁量权过大，不利于执法人员准确把握。应进行细化，缩小弹性，既方便执法人员操作，也能有效地遏制说情风，杜绝腐败。只有不断完善档案法律法规，档案执法人员才能更为有效地按照法定权限和程序行使职权、履行职责。达到依法治档的立法宗旨和立法目的。

完善行政执法档案内部考评制度，严格执行各类管理标准，规范执法档案，专人专室保管，定期组织行政执法案卷评查会议及档案室安全检查，由行政执法档案考评小组具体进行监督考核，强化档案管理制度的贯彻落实，发现问题及时整改，找准优势和劣势，对于在档案考评中表现突出、责任心强、有创新意识的档案管理人员实行表彰奖励，对发生损毁、丢失、涂改、伪造或擅自出售、泄密等重大不规范问题实行“一票否决”制，旨在提升档案人员积极性，进一步规范档案操作流程，提升档案质量。

建立外部监督制约机制，协同司法、监察及档案行政管理部门等外部行政执法监督部门，对行政执法档案工作进行指导和专业性检查，加大督导考核力度，努力将不规范行为消灭在萌芽状态，从而促进行政执法档案工作管理有效，常态发展。