关于金华市人才市场人事档案因转变转递方式影响档案安全隐患

丁敏

摘 要：档案是一种具有特殊价值的信息资源，是最原始、最权威的信息，在国家经济社会发展中具有不可替代的综合贡献力。人事档案是我国档案事业的重要组成部分，这项工作的好坏，直接关系到每个人的切身利益，关系到档案工作的质量和效率，关系到我国档案事业的蓬勃发展。人事档案管理的传统指导理念和传统整理方法面临新的考验和挑战，加强人事档案安全工作是当务之急。档案转递工作，也是档案安合管理工作中的重点问题。

关键词：档案；转递方式；档案安全

1 目前情况

近期，由“邮政集团公司”内部下发了一项业务函，此业务涵内容：由邮政集团公司单方面强制性要求从：2015年6月1日开始“大学生档案”由机要方式全部转换为特快方式寄递，并且，关闭了原来的机要通道。档案业务主管部门未收到新的法规和政策规定相关文件通知。档案具有不同于其他信息资源的“唯一性”及由此产生的法律证据价值。而档案原件在证史上的权威性，作为法律证据无可替代的证明力，每份档案记录内容上的独特性，以及其利用价值的长久性，迫使档案工作者必须竭尽全力地维护档案的寿命，控制其利用，以确保馆藏档案的安全。过去执行的机要传递100%保证档案安全，目前提出的快递方式邮寄是完全没有对档案的安全保障的，与此同时，档案保密工作、档案原始文件安全问题均出现了极不安全的因素。档案文件的“唯一性”还表现为其复本上的“稀缺性”和效用上的“不可替代性”。大大的增加了档案原件丢失的可能性，而档案原件在证史上的权威性，作为法律证据无可替代的证明力，每份档案记录内容上的独特性，以及其利用价值的长久性，迫使档案工作者必须竭尽全力地维护档案的寿命，控制其利用，以确保馆藏档案的安全。在快递过程中不可避免出现丢失、破坏、损失，从而影响档案安全工作。

2 存在的问题

原来人事档案转递法规依据：1、中组部、人社部联合发文《流动人员人事档案管理暂行规定》第三章第九条：流动人员人事档案传递，应通过机要效能或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。2、中组部、人社部、国家发改委、财政局、国家档案局联合下发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》中第四条规范流动人员人事档案接收和转递强调“通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递”。

大学生毕业后，档案开始实行社会管理人员的档案---就是流动人员人事档案范围。那么邮政集团公司内部下发的这项业务涵可以破除原下发的法规性文件，相关的法律文件内容是否通过了审查？其中，关于打开“大学生档案”通过EMS传递严重后果，详见以下几条：

1.EMS传递方式没有法规依据，并且，邮政企业对平常邮件的损失不承担赔偿责任。邮件企业是我国市场化的营销行为，那么邮政及其它快递公司在市场经济的影响下，争取此项业务，ems做为市场经济的产物，未建立起健全统一的法律法规，后期出现转快递及送达、丢失问题，如何保障档案安全工作，目前，规章制度和问责制均未完善的情况下，出现档案安全问题，是如何去保障档案安全工作？

2.目前，任何一个快递方式都是社会市场化的操作模式，并没有机要那么严格的制度以及于高素质的投递人员，并且错误处罚制度的法律、法规保障。当今的高科技形势之下，普通的档案管理人员都无法肉眼直接去辨别“特快传递的档案”真实性，那么，档案真实性以及于安全性在无法律、法规的情况之下直接交由快递员进行处理，档案真实性及安全性不能够得到相关制度的保障，在这过程当中，根本无法100%确保流动人员人事档案及其内容的真实性和完整性工作.

3.如果“大学生档案”要通过特快传递进行，人事档案的快递方式就不能够去拒绝，同样收不收，寄不寄等，都要由邮政的投递员来决定，档案的真实性和安全性等工作，作为档案部门就无法进行相关的保护工作了，如何确保档案安全保障工作。

4.因为一个转递方式的改变可以让不法分子弄虚作假通过把档案特快给人才服务机构，“洗白”档案，那么人事档案利用公信力会受到严重影响。

大学生档案是人事档案的基础，是未来的国家干部档案，不能够实行这个转递方式，产生“档案丢失”、“洗档”等比较严重的社会后果，目前，学校开始着手档案邮寄工作，本月每天都有学生来咨询这方面的问题，邮政集团公司所发下发的此内部文件与之前的档案法规文件之间的矛盾问题，请上级部门审示。

3 工作思路

加强档案管理的规范化，完善人事档案内容，建立收集、整理、归档方法，加强档案保管、转递工作，建立起完善的档案转递工作法规，使人事档案能便于查找利用，充分发挥其功用。建立起严格的档案登记和转递制度，确保毕业生人事档案的真实性和安全性。建立起完备的监督管理制度，明确相关责任，使档案管理越来越规范。要实现档案管理的信息化、现代化。我们应该提高档案管理现代化的意识，增强档案信息化管理的安全保障，完善管理人员的专业素质，并建立相关的人事档案网络化管理体系。最后要加强人事档案的法制建设。要制定相关法规制度，明确相关责任人，落实监督管理。

参考文献

[1]刘转平.中美档案灾难备份工作比较研究[J]；档案管理；2012年03期.

[2]王冬艳.浅析档案数字化过程中的信息保密问题[J]；黑龙江档案；2012年02期.

[3]修中建.档案工作安全体系建设重在夯实基础[J]；档案学研究；2010年06期.