替换法快速调整错序的编号

张齐

挑战题描述

有一个Word编写的文档，内容是一条一条的形式，每一条都有一个数字编号的顺序。有时候会对其中的内容条目顺序进行调整，能否在调整顺序的时候，那些数字序号会自动重新调整，不用手工修改？（题号：20141803）

解题思路

对此挑战，第1期《Word数字编号自动调整》一文中已经介绍过一种方法，主要通过替换加SEQ域来实现的。我今天使用的也是替换法，但略有不同，我是将错乱的手工编号，替换成自动编号来实现的。虽然后期没有域的灵活性，但是前期的操作相对要简单很多。

解题方法

首先，我假设提出问题的读者采用了手工编号，编号格式为数字编号加中文顿号，示例如下：

1、条目1

2、条目2

5、条目3

3、条目4

4、条目5

6、条目6

……

这样的缺点显而易见，改了一个条目位置，就需要手工调整全部的编号，苦不堪言。下面我以Word 2010版本为例来演示解决的方法，其他版本的操作步骤类似。

首先，打开Word的查找和替换功能，在查找中输入查找内容为“<[0123456789]@、”，并且注意要勾选“使用通配符（图1）。

这里我多解释一下，“<”表示单词开头，“[0123456789]”表示在此范围内查找，“@”表示重复前一个或者多个，这样就满足找到所有开头为数字然后跟中文顿号的自动编号了。

接下来的这步很重要，点击“在以下项中查找”，并选择“主文档”（图2）。这时就会发现，Word中已经把手工编号给全选出来了（图3）。

然后，我们使用Word提供的编号功能，插入自动编号（图4）。此时将发现文档有了很大改变（图5）。

下面就是见证奇迹的时候了。切换到“替换”选项卡，替换内容要保持空白状态，然后点击全部替换（图6）。此时，原来错序的手工编号已经完全被替换成新的自动编号了，而且以后如有调整，序号也会自动调整改变（图7）。

另外说句题外的内容，很多人对使用自动编号后空出来的制表符感到很别扭，但是又不知道怎么取消掉。这个其实很好解决，用鼠标右键点击制表符的位置调出菜单，从中选择“调整列表缩进”命令打开选项窗口，在其中选择“不特别标注”就可以了。