论企业文件档案的一体化管理

卓文友

摘 要：本文从什么是文件档案一体化管理，为什么要进行文件档案一体化管理以及如何开展企业文件档案一体化管理三个方面，提出了文件档案一体化管理的有关思路和想法。指出，企业文档一体化管理要创新理念、推进管理创新与技术更新、加快业务融合和信息化手段应用，适应现代企业转型升级和快速发展的需要。

关键词：文件；档案；一体化

随着经济社会的快速发展和企业业务的不断拓展，特别是信息技术、电子文件的快速发展，企业文件与档案数量急剧增长，传统文件档案手工管理、分段管理的模式急需得到改进，新形势、新环境、新任务要求企业文件、档案迫切实行一体化管理，文件工作与档案工作也急需得到业务融合和创新发展。

1 什么是文件档案一体化管理

文件管理与档案管理是一个统一，不可割裂的系统工程，文件管理是档案管理的源头和前身，档案管理是文件管理的延展深化，从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程。笔者认为，文件档案一体化管理，是要在文件全生命周期管理、文件连续体等理论的指导下，以系统的科学思维和工作思路，借助计算机技术、网络技术等先进技术，对文件、档案、文件工作、档案工作实行统筹规划、统一管理，确保从文件到档案管理的高效、优化、全面控制与科学管理。

文件、档案一体化管理的具体内容应包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化；文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维；文件、档案一体化管理的技术保障是以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。笔者认为，文档一体化管理中的文件除包括文书文件外，还应包括其他各类型文件。

2 为什么要开展文件档案一体化管理

（一）文档一体化是文件档案管理理论发展的必然

从文件生命周期理论，到文件连续体理论，是文件档案管理理论的进步，原有的文件档案二分管理思路的弊端逐渐显现，而将文件、档案进行系统管控、前端控制、全程管理的思想越来越被认可和接受。文件连续体理论、前端控制、全程管理原则为文件档案的一体化管理提供了理论基础与有效支撑。

（二）文档一体化是档案管理的发展趋势

文件档案一体化管理体现的是一种系统思维。从档案管理的实践发展来看，档案管理有着“简单化”、“一体化”发展的趋向。如《归档文件整理规则》的出台打破了长期以来文书文件的17大类管理，使企业档案人员从繁琐复杂的档案整理工作中解放出来，节约了人力物力，引导档案人员将注意力更多的投向档案检索体系建设、丰富检索途径、完善档案利用服务方向转变，促进了文件档案一体化管理的实现。企业以科研生产、经营开发为根本，文档一体化既是企业文件、档案工作发展必然趋势，也是企业节约人力物力、提高核心竞争力的必然要求。

（三）文档一体化是现代企业制度发展的需要

我国加入世界贸易组织以来，现代企业制度逐渐得到普及和推广完善。以“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”为主要特征的现代企业制度为企业文件档案工作提出了更高的要求。现代企业工作节奏越来越快速，技术更新越来越频繁，文件档案管理作为企业基础服务保障部门，常常存在文件档案管理人员身兼数职，事务性工作十分繁琐的情况，原有的文件、档案两段式分而自治、各自为政的管理模式不能有效适应形势发展的需要，不能适应有效提高工作效率和提高工作效能的要求，实行文档一体化是企业提高工作效率提高工作质量的必然要求，使得企业在文件档案工作方面，用最少的投入办最多的事。

（四）文档一体化是电子文件发展的必然要求

当前，电子文件的快速发展，电子数据呈现爆炸式增长。在信息社会、电子时代，文件、档案之间的界限已经越来越模糊，倘若按照传统纸质文件管理模式去管理电子文件、电子档案，会花费大量的人力物力财力，而且也根本就没有必要。2009年以来，中共中央办公厅、国务院办公厅、等上级主管部门印发《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011—2015年）》，成立了电子文件部际联系会议制度，国家档案局、国资委等上级机关出台了一系列关于电子文件管理的标准规范和工作要求，对企业文件档案管理、特别是电子文件管理的创新发展和一体化管理提出了明确要求。

3 如何在企业开展文件档案一体化管理

（一）创新理念，文档一体化理念

企业开展文件档案一体化管理，需要牢固树立文档一体化理念，并且在组织机构、业务规范、人才队伍等方面做好充足的准备。一是要建立整体观念，在实践中实现文档一体化管理，文件工作中要充分考虑档案工作的需要；档案工作也要做到与文件工作的充分融合和衔接；二是加强企业组织机构变革，设置适应企业文档一体化管理需要的组织机构，文件管理部门、档案管理部门、信息管理部门要有针对性的进行合并、统一等适应性调整；三是要就文件、档案工作制定统一的业务规范，加强业务指导，协调收文管理、发文管理、归档管理、档案管理等各项工作环节的协调发展；四是要加强企业档案人才队伍建设，建设和配备一支高素质、高技能的文件、档案管理人员队伍，档案人才队伍要懂得文件管理、信息管理甚至是计算机、网络技术等相关方面的基本知识和业务技能。

（二）加强文件档案工作与企业战略的融合渗透，适应现代企业发展的需要

文件、檔案工作是一个企业的基础管理工作。文件档案工作无论是工作内容、工作模式、工作节奏都要适应企业战略发展的需要。文件档案工作是企业文化的重要组成部分，快节奏、高效率、高效能是现代企业对文件档案工作的要求。文件、档案在现代企业中扮演着越来越重要的作用。可以预见，文件、档案将作为资产，与企业的设备、房屋、知识产权等共同构成企业的资产，并将共同构成企业核心竞争力的重要组成部分。企业文件档案工作，特别是电子文件管理工作要融入企业中心工作，加强业务协同与部门沟通协调，明确职责，加强电子文件管理工作的前端介入与全程管控，实现文件档案工作与各项业务工作的融合渗透和协调发展，为企业知识管理、决策支持、资产保值增值以及服务企业战略实施，促进企业长久持续发展做贡献。

（三）推进管理创新与技术更新，创建文档一体化管理系统

企业要结合企业实际开发文档一体化系统。这就要求文件管理与档案管理在有关业务流程、工作要求等方面进行全面衔接和融合，充分采用新技术、新观念，建设新系统。

一要对传统的统等进行适应性改造。目前的OA系统、档案管理系统只是对各自领域工作和业务进行考虑，OA系统未考虑与档案管理的有效衔接，不能及时有效不惑电子文件元数据。档案管理软件市场良莠不齐，部分档案软件设计粗糙、功能不尽如人意。档案管理系统未考虑与OA系统的全面融合和一体化管理。目前大多数档案管理系统只是对纸质档案管理模式的目录化、电子化，此种情况急需得到改变。与OA系统相比，档案管理系统更需要界面的友好化，功能的实用化与可拓展化，而不仅仅是传统纸质档案的数字化和新增电子文件的物理存储。要实现文档一体化管理，就要基于《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，对OA系统、档案管理系统进行适应性改造，或是构建全新的文档一体化系统。

二是要加强流程再造。全面优化文件档案管理流程，打通文件档案分段管理、不加沟通的壁垒。档案管理的有关工作要求要提前嵌入到文档一体化管理系统之中，在系统设计之初就充分考虑文件管理和档案管理的各项要求，在文件的初始阶段对文件的真实性、完整性、有效性加以控制，对文件的鉴定、著录、标引等工作也要随着文件产生同步进行。充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐的文件立卷和档案整理任务。

三要采用新技术、新观念。要将大数据、数据挖掘、项目管理等新的技术和观念植入文档一体化系统的开发之中，打破传统档案的类目管理方式，淡化整理、深化检索、档案编研究与资源开发利用，增强文件、档案等各类信息之间的数据整合和关联应用，变死档案为活信息。具体做到：1.采用数据挖掘技术，對档案工作查询、利用等信息进行深加工，掌握用户需求，根据用户需求进行分析，开展资源个性化定制开发并提供推送服务。2.采用档案项目管理理念、大数据、虚拟视图等技术，对各门类、各类型档案进行整合分析与应用，展示项目建设发展的完整过程。

四是必须采取有效措施，确保电子文件的完整性、真实性、有效性。在目前国家电子文件的法律效力没有最终完全确立的情况下，各企业可先行对自身电子文件的完整性、真实性、有效性规范进行探索。有条件的企业可以建立本企业这方面的的企业标准对电子文件管理进行规范。如：采用电子印章、电子签名、时间戳等建立电子文件真实性认定方法和手续以确保电子文件的真实性；建立电子文件数据管理规范，明确内容性、结构性、背景性信息均为归档范围以确保电子文件的有效性；加强电子文件的保管、严格电子文件利用活动管理来确保电子文件的有效性；等等。

目前，国家档案工作的法律法规、标准规范基本建立完善，信息技术、电子政务发展迅猛发展、工业化和信息化深度融合，企业文档管理一体化无论是社会环境、技术环境还是自身需求等各方面因素均基本成熟。各企业在国家“互联网+”行动计划及《中国制造2025》的指引下，都在力求创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展。企业文件、档案管理部门要加强理念、技术、管理创新，充分结合和运用大数据、智慧企业、“互联网+”等先进理论与技术，开展前瞻性研究和实践探索，加速推进文件档案的一体化管理，加强文档工作的服务与保障，为企业转型升级、快速发展、提高核心竞争力贡献力量。

参考文献

1. [英]维克托·迈尔-舍恩伯格，[英] 肯尼思·库克耶，《大数据时代》，2013年1月第1版。

2. 刘家珍，《我国电子公文文档一体化的障碍和对策》，《档案学研究》2008年01期 。

3. 赵屹/陈晓晖，《电子文件中心：路在何方——电子文件文档一体化管理机构构想》，《档案学研究》（京）2011年5期