人力资源软件在人事管理中的运用

阮榕

摘 要：人力资源软件，即人力资源计算机管理系统是依托企业实际情况，以业务操作为主线，结合人力资源管理实践目的，应用于人力资源招聘、培训、薪酬、绩效及福利管理、员工信息管理等方面工作以及企业领导者地监督上，有效地构建了理论知识、企业实务、软件操作三者间的联系和转化的环境。本文凭作者多年的从业经验，详细阐述了人力资源软件在管理中运用，并提出了相关的建议。

关键词：人力资源；软件；运用

市面上的人力资源软件大多采用按人力资源模块划分功能来设计应用的，通常具有较大的灵活性，其中包含的菜单，数据结构，报表格式等，均可按客户的要求做特殊处理，也可以提供标准的工具让企业自行管理并调用数据。以近期使用为例，这套软件有三级主要菜单：系统菜单、子系统菜单和程序菜单。这些菜单是嵌套的。同时有五个系统：人事管理系统；工资计算系统；自设报表处理；雇员所得税处理；保安系统。下面依次按工作模块介绍上述各系统的应用原理和功能。

1. 人事管理系统

此部分主要包括设定人事管理系统功能及编码，建立员工记录，数据的输入及休假记录的管理。

1.1 雇员人事记录

雇员人事记录系统建立以后，首先需要生成雇员记录并输入信息数据，例如：姓名、部门、职位、学历、工作时间等等。在此处雇员编号具有唯一性，整个系统以此作为区分每一条记录的关键字段，此编号我们通常使用企业员工编号，使系统与其他企业信息数据通过雇员编号结合使用。雇员人事记录功能为客户提供一些常用的统计报表，我们可以通过简单的程序完成系统内信息的提取、选择、统计等，工作中经常使用的报表如下：

1.1.1新聘雇员统计表：可统计所有部门每个职位在开始日期到完结日期之间的新聘雇员情况。还可以列出指定部门新聘雇员的明细信息，即表中数据按职位分组，列出职级、雇员编号、雇员姓名、部门、班值、聘用日期和试用期限等客户自选内容。

1.1.2离职雇员统计表：可生成每个部门所有职位的离职雇员统计表，并且提供离职雇员的具体信息，同时报表对每个部门的离职人员总数作出统计。

1.1.3雇员人数分析统计：它为各项人数统计报表作准备。可根据企业所需雇员数据定制统计报表，因人事管理系统实时更新，所以所出报表必然反映的是企业最新雇员情况。

除此之外，经常被人力资源部门通过雇员人事记录获得的报表还有很多，例如：雇员人数统计表、雇員资料变动表等。在此值得一提的还有此系统下面的雇员休假管理功能，现大多数企业为了简便手续，均利用人事系统与企业内部网络联通，雇员可通过内部网络将休假申请以邮件形式发送至部门主管，主管审批后直接再通过邮件转人力资源部负责人，由负责人导入人事系统，后期如有需要，系统会定期统计、汇总，并生成报表。此功能大大减少书面申请传递时间及书面申请的存档工作，既环保又便利，已成为企业普遍推广使用。

随着企业对信息化地重视，人事管理系统被越来越多的企业人力资源部门采用，而其中雇员人事记录是最初也是最重要的工作，原来纸面上的雇员信息（如入职时填写的“员工资料”，雇员晋升材料等诸多信息）都需要有专人负责输入电脑，而此对后期更好的提取、利用数据，对信息进行分析都有重要意义，人力资源部门对此通常会安排专人负责输入并仔细核对。在作者使用过的软件中，软件公司均采取了灵活的设计，为企业提供更多的项目选择，在报表分析中也设置了更多自选项目，以满足不同企业不同的需要，并设计端口和EXCEL表格关联，使用EXCEL表格导入人事管理系统中进行统计。

2. 工资计算系统

如果说上述人力资源系统是人力资源部主要应用于雇员的记录和统计，那么现在所提到的工资计算系统则是人力资源部重要的职能模块之一，此模块的重要性不言而喻，它涉及到雇员工资、福利、资金地发放，个人所得税的申报，银行付款，同时也包括与其相关的所有统计及报表生成。

2.1 雇员工资方程式设立

在工资计算系统中，用户往往需要为不同的雇员设定不同的方程式。运行本程序可为每个员工设定并修改方程式。一旦在雇员主档中建立雇员记录后，工资计算主档中将自动增加该条记录。系统将自动复制支薪条件。

2.2 固定工资数据录入

企业雇员的薪酬项目繁多，在使用本程序时，先要对相对固定的项目进行先期录入，可以对每位雇员的固定薪资方程式中的数据逐一录入，也可用之前提到过的EXCEL表格集体导入。

固定数据的方程式通常计算的是不会经常变化数据，如基本工资、固定津贴等。它们相对固定，不会每月发生改变，一般情况下是作为雇员重要信息保留，一旦发生变化，会通过特殊途径修改数据，并保留修改痕迹，为以后雇员工资调整、级别晋升等统计提供重要数据，此功能设计对人力资源部门有着重大意义。

2.3 可变数据输入

此功能用于经常变化的薪酬项目，例如病事假扣款、加班费、奖金等等，此类项目的特点是不一定每月都有，即使几个月同时发生，每月的数据也会有改变。那么运行本程序时需在系统中查找当月有发生支付情况的雇员并录入其可变数据，当然也可通过EXCEL表格导入。

此处需要说明的是，系统中可变数据在计算完当月工资后，其数据项下的所有上期数字自动清零，否则之前录入的数据会带入下月工资计算中，产生错误。

2.4 雇员工资计算

此为计算每种支薪条件下所有雇员工资的批处理程序。用户可通过设定雇员编号范围来选择需要计算工资的雇员。同时还可选择是否计算固定、可变或周年数据。此功能是在前几步录入和修改当月变动数据完成的基础上，根据系统初期设定的工资计算、社会保险及所得税公式来计算雇员当月工资，其中还会涉及到人力资源管理系统中考勤管理部分，按设定公式扣款。

工资计算结束后，系统会让用户选择是否打印工资计算报表。运行本系统中的程序可生成本期每种支薪条件的工资计算报表。其中报表可以按部门分类、小计或生成整个企业的总报表。人力资源工资计算专员可以凭所出报表进行核对并留存。

工资计算的最后步骤为工资单编印及报盘支付，程序可将工资计算报表中的项目输出至工资单，在发薪时发给员工。再通过系统自动生成银行报盘文件，发送至开户银行支付雇员工资。

2.5 过往支薪记录

系统可在每次期末计算工资后将支薪记录过数以及提供生成过往支薪记录的标准报表。一旦运行本程序，本期的所有工资数据将会过数至历史记录存档，此月工资计算全过程结束。

工资计算系统的前期程序设置以及使用方便与否是一个人力资源软件开发成败的关键，因为工资计算不仅要求准确无误，功能高效，灵活读取还要求输出报表的多样化，因此软件程序员前期与企业主管沟通时通常十分谨慎认真，企业主管也需提前做足功课，把企业需要以及可能出现的统计要求详尽的考虑周全，一但软件程序编制完成，再做添加就需要重新調整系统了。尤其是工资计算尽量设置成简单、可修改的程序，作者在实践中留出一部分手工操作的编程空间，可以根据实际情况自行编写程序计算或输出报表，而没有把全部程序做死，多采用自设报表处理。

3. 自设报表处理

此功能的设置是用于设定人力资源管理和各类报表。除了在人力资源管理和工资计算模块中已预设的报表外，用户也可以在本子程序中自设报表。本程序包括雇员资料和本期支薪数据。用户计算完本期工资，并在尚未过数的时间段内 ，均可使用这些数据来设定报表。程序还设置包括雇员资料变动，用户可用其中数据进行自设报表。

3.1 Excel档案界面报表

本子系统是将用户自设报表输出至Excel格式，可以用EXCEL表导入数据。作者本人觉得此功能十分便捷，能弥补一般人力资源软件系统中以数据库为贮藏信息统计的局限性。本人认为EXCEL读取功能涉及的功能越多，灵活报表的能力越强。

3.2 保安系统

保安系统主要用于管理系统的安全性，控制使用者权限，系统数据维护及保存使用记录。这也是相当重要的功能之一，人力资源的数据都需要严格保密的，一般情况下，人力资源部主管非常重视系统的安全性能，系统是分权操作的，信息录入的员工看不到工资系统的内容，通常只有人力资源经理和主管可以查阅全部系统信息，而例如培训、招聘、信息录入专员只能操作所授权的部分，最后的统计、汇总工作只有主管以上级别员工方可执行。

4. 人力资源软件的优缺点

4.1在使用人力资源软件一段时间内，发现此类软件有以下几方面的优点：

首先，功能板块比较齐全，它基本涉及了在人力资源管理中常用的几大功能，能有效地为管理者提供多方面信息，计算和报表功能有明显优势。

其次，具有完善地保安系统，为资料保密把关。

最后，具有升级网络版，使网上人力资源管理成为可能。

4.2当然，此系统也有其局限性：

首先，在数据输入上显得有些麻烦，尤其虽然提供了集体输入功能，但仍不够灵活，如数据不可拷贝，使用EXCEL导入可以弥补部分缺点，但如果少量变更会显得兴师动众，如果设计出批处理功能会有效解决此类问题。

其次，系统的客户端少，几个人同时上系统时慢。

最后，数据输出不是很灵活，通常只能转到EXCELL上重新编辑。

5. 结语

人力资源管理的很多部分集中在计算上，所以人力资源软件是否有效，大多数情况下取决于与计算有关的内容上，如：数据输入、数据计算、计算结果输出等功能上，只有在这些方面灵活才可节省管理人员的时间起到辅助作用。而在培训、招聘等人力资源模块上，目前只能将相关信息录入，再进行统计、分析，而没有预测、计划的功能，这是软件的缺陷，我想软件设计公司也意识到此类问题的存在，相信今后在设计上会有所考虑。

参考文献

[1] 姜雨，杨翠芬 《人力资源管理软件应用实验教程》 2010.8

[2] 计算机管理系统相关说明书 2012.04