信息化背景下文书档案管理工作初探

高丽

摘要：随着时代的进步，人们运用现代电子技术使工作效率和工作质量大大提高了。文書档案也要与时俱进，传统文书档案管理方式向信息化管理方式的转变势在必行。本文主要分析了信息化背景下文书档案管理工作，以供参考！

关键词：信息化；文书档案，管理

一、加强文书档案信息化管理的优点

在信息技术快速传播的社会环境下，人们越来越重视信息化技术在档案管理方面的利用。信息化技术的应用为文书档案管理工作创造了良好的条件，与传统的文书档案管理工作相比，具有很多优点：

1.确保文书档案工作的完整性。信息化技术为文件和档案的统一管理搭建了一个共同的平台。所有流程均在网上流转，环节均有严格控制，工作时间由服务器统一记录，所有情况均有跟踪记录，所有修改都有痕迹保存，尤其是所有的数据均有严格的保存，做到有据可查，就如：我单位通过建立OA办公自动化系统实行收发文公文流转、收集，同时建立档案管理系统文书档案库，并进行两个系统的对接，实现对文档从生成、收集、加式、利用、自动备份到归档、整理、编目、鉴定、销毁整个生命周期的管理，实现了对档案信息的全过程高效管理，确保了文书档案管理工作的完整性。

2.大幅度提高了管理工作的效率。传统的文书档案管理全部都是依靠人工完成，工作量较大，花费的时间较多，同时效率低下，已经无法适应当前社会形势发展的需要。然而，随着现代信息技术快速发展，计算机技术的优点越来越突出，实现了对有价值的办毕文件实时逻辑归档，办毕的纸质文件现行归档，以“件”为单位进行整理，取消了原先以“卷”为单位归档过程中的整理、组合、装订等一系列繁琐的工作，加快了文书档案资料搜集和整理工作的速度。同时，现代信息化技术渗透到文书档案的管理过程中，在一定程度上提高了文书档案管理工作的效率。

3.方便了信息交流与资源共享。档案收集好了，如何使其能随时随地利用、能进行全文利用，能在网络环境下快速高速利用。传统文书档案管理由于受到管理形式的局限，从而导致各种优势资料在应用的时候无法实现共享，文书档案资料的利用效率低[2]。特别是像一些以项目建设为主的公司，在全国各地（甚至国外）都有项目部的情况下，项目部人员查询文书档案很不方便。基于网络的档案综合管理系统的建立很好地解决了这个问题。虽然该系统基于局域网（或广域网），而不是基于Internet的，但我们利用VPN技术将各项目部电脑远程连入公司局域网，同样能使用该系统。通过定制适合本单位的网上借阅流程，技术人员可以在百里、千里之外，只要轻轻一点“鼠标”就能轻松实现远程电子文件的借阅，整个过程轻松简单，速度快，遗漏情况少，大大提高文书档案管理资料的利用程度。

二、信息化背景下文书档案管理存在的问题

1.对信息化管理认识不足，管理理念陈旧。在档案管理工作中，文书档案管理占有非常重要的一部分。因此，充分利用信息化技术来管理文书档案是提高文书档案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。但是，在当前的文书档案管理中，一些领导和管理者对文书档案信息化管理的内涵认识不到位，没有充分认识到信息化技术在文书档案管理工作的作用。同时，还有一些文书档案管理工作依然使用传统的管理理念和管理思路来开展，从而无法有效解决当前文书档案管理工作中出现的问题，严重影响了文书档案管理资料的应用。

2.文书档案管理工作流程复杂，信息化程度低。目前，很多的文书档案管理部门在形式上虽然置办了计算机等信息化设备，但是实质上由于管理人员受到传统的文书档案管理理念和习惯的影响较深，对现代信息化设备的认识与应用程度较低，只懂得简单的工作流程，因而很难在对大量纸质档案的收集、鉴定、整理和利用工作的过程中体现出信息化技术的优越性，特别是在将大量的纸质档案资料转化成为电子文档，以及按要求对重要档案进行电子备份的管理过程中。大大降低了文书档案管理工作的效率。

3.数字化文书档案保密性较低，影响了档案资源的共享。在电子文书档案的管理过程中，其电子文本资料管理形式不固定，这样便直接降低了信息化文书档案管理的保密性，容易遭受侵入。同时，电子文书档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大，从而导致档案管理人员很难察觉文书档案管理资料内容的变化现象，难确认其档案资料是否真实和准确。然而，如果为了确保文书档案资料信息的保密性，而不将信息共享出来，又会在一定程度上影响到文书档案信息的利用效率。

三、信息化背景下加强文书档案管理工作的对策

文书档案管理工作是一项社会性和服务性较强的工作。通过对文书档案进行管理，有利于充分利用文书档案资料更好地为社会服务，有效实现档案管理的现代化[3]。文书档案是档案管理工作中非常重要的组成部分，如何以现代信息化技术为载体加强文书档案管理成为了当前不可回避的重要问题。要想在信息化背景下提高文化档案管理的工作效率就需要从以下几个方面入手：

1.深化对文书档案管理的认识，创新信息化管理理念。任何一种行为在开展时都需要一定的思想和理念作为支撑和引导。文书档案管理的信息化同样需要以现代信息技术为载体，以现代信息管理理念为引导，充分利用现代信息技术的优势，不断提高文书档案管理工作效率。因此，首先要深化对文书档案管理的认识，充分认识到现代化文书档案管理工作的重要性，坚持创新信息化管理理念，转变传统的管理思想，有计划、有目的地开展文书档案信息化管理工作；其次应该增加文书档案管理工作的资金投入，坚持将现代信息化设备应用到文书档案的管理工作中，根据文书档案资料的分类，合理地简化资料的收集、分类和整理，逐步实现文书档案管理工作的数字化和信息化。

2.搭建科学信息管理平台，实现文书档案资源共享。档案管理的最终目的是实现档案信息的充分挖掘，对原始档案的内容、技术或服务利用加以整合或改善，收集档案数字化后进行深加工，并以多元媒介呈现，便于获取、快速传播，实现数字档案应用增值服务，档案价值得以有效体现。如某公司建立NEUSOFTSEAS7.5综合档案管理系统为例：某公司NEUSOFTSEAS7.5综合档案管理系统，对文书档案进行“收、存、管、用”全面管理，通过文件管理、预归档管理、档案管理、档案利用和我的工作台等模块功能，涵盖了档案业务中的建立文档库、数据录入、信息采集、移交归档、报表打印、档案销毁、脱机保管、实物借阅、在线借阅、库房管理等档案管理的基本功能，并通过互联网实现在线全文借阅，有效地提高档案管理工作效率和管理水平。

（1）创建文书档案加工系统。根据文书档案管理的具体情况，对文书档案的初步加工进行设计，创建文书档案加工系统。其主要工作是为了搜集和整理文书档案资料。综合档案管理系统的文件管理模块提供了文件的录入、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，该模块将文件的收发管理纳入了档案管理的轨道，并且为日后的查询统计工作提供数据源。通过利用这个加工系统能够减少文书档案管理人员的工作任务，降低管理时间，提高工作效率。

（2）文书档案存储系统。由于文书档案管理工作内容多，任务量较大，所以需要利用信息化设备创建文书档案资料的数据库。综合档案管理系统通过创建预归档管理和档案管理两大模块。首先把有保存价值的文件以不同类别转存到与之相关的文档库归档，保证其文件的完整。然后对移交过来的文件或预归档完的文件进行分类，存储在文书档案库中，并对这些文件进行收集、检索、整理、统计打印。使信息数据库的创建有利于规范文书档案数字格式，并且利用信息化技术进行分类和存储处理，提高了文书档案资源的利用效率。

（3）文书档案的查询系统和保密。信息化背景下文书档案的管理中存在的重大问题就是档案资料的保密性，针对这个问题就需要管理人员进行软件的开发和设计，不同的档案资料进行分别管理，创设文书档案资料查询权限[4]。综合档案管理系统创建了档案利用和我的工作台模块，通过档案利用模块，可以对电子文件进行浏览、下载、打印，并且还可以对电子文件进行在线借阅申请及添加至收藏夹等操作。通过我的工作台模块，可以对系统用户的收藏夹及消息进行管理，并对上传下载等任务进行设置。对于一些深层次档案资料的利用，进行网络申请和审批等程序，在保证其档案的安全下，实现文书档案信息的应用和共享。

3.建设高素质的档案管理队伍，提高管理人员专业水平。为了提高文书档案管理效率，确保文书档案管理工作的准确性和高效开发利用，就需要一批高素质档案管理人员。档案管理人员要有互联网思维，对档案业务特性进行关键信息抽取，使档案利用能够好用、快用，不斷体现出档案价值及档案人的软实力。因此，应该加强对档案管理队伍培训，通过培训提高计算机信息应用能力，以便更好地应对档案信息化管理工作中出现的问题，切实提高文书档案管理工作水平。

在不断发展的社会经济环境下，对档案资料的需求不断增加，传统的档案资料管理方式已经无法适应现代社会发展的需求，从而阻碍了社会科学技术向前发展。因此，我们必须加强信息化计算机技术在档案管理中的应用，提高档案管理的信息化水平，不断加大档案管理资料的开发，推动档案管理工作的进步和发展。

参考文献

[1]曾川.文书档案管理的问题及对策探究[J].科技风，2014（7）.

[2]郭虹严.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].科学与财富，2014（5）.

[3]霍学辉.文书档案计算机管理的利弊探讨[J].中国科技博览，2014（12）.

[4]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报，2014（2）.