完善社会保险档案管理 促进保险事业发展

邓青松

【摘 要】随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增，社会保险部门所承担的社会保险业务档案管理的职责也日渐沉重。由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定，各地业务档案管理不尽统一，缺少规范，因此在具体工作中容易产生一些问题。本文主要针对这些问题，提出一些建议，以完善社会保险档案管理，促进保险事业的发展。

【关键词】社会保险；档案管理；问题；建议

一、社会保险档案的概述

社会保险档案是国家档案的组成部分，是各机关、企业、事业单位和各社会团体为其员工办理社会保险、失业救济保险、医疗保险及生育保险、工伤保险等各类社会保险项目过程中形成的，记载和反映每个员工参加各项保险统筹时间长短、缴费多少、因工作变动而至保险统筹关系转接变动以及支用、计发养老待遇等情况，以一个单位、社会团体或以个人为单位分别集中整理保管起来，具有一定保存价值和实际工作查考利用价值的文件材料。

二、社会保险档案的归档范围

1.政策依据类：国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及经办机构工作方面的规范性文件。

2.业务凭证类：各类社会保险费用的扣缴凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。

3.结算账卡类：各项社会保险费用汇缴账册、支用给付账册、缴费花名册、单位各项社会保险费用管理手册、参保人员保险手册以及保险统筹关系转接清册、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。

4.統计报表类：参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。

5.离退休人员社会化管理类：离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表，调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

6.电子档案类：指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。

三、社会保险档案管理的重要性

加强社会保险的档案管理，是适应我国社会保险形势发展的需要。社会保险的档案管理工作关系着每个参保人的根本利益，社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能。一个参保人从办理参保手续之日起，到离退休结束领取保险金，中间还有可能面临失业，人员的合理流动等诸多环节，需要办理保险关系转移和基金的转入转出手续，如此庞大的社会系统工程，若无具有创新的、行之有效的、完整准确的个人资料管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会的安全稳定。社会保险档案管理工作要善于创新，以利于社保部门提高业务质量和办事效率。只有从档案资料的收集、整理到归档要形成一套行之有效的管理体系，社会保险档案管理工作才能跟上社会形势发展的步伐。

四、社会保险档案管理存在的主要问题

1.思想认识不够

由于社会保险档案管理是一项新的工作，人们对其重要性普遍认识不到位。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案处于无序状态，作用无法充分发挥。

2.管理制度不规范

从各地社会保险档案管理现状看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的社保经办机构并不多，由于目前还没有制定统一的社会保险档案管理制度，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，影响了社会保险档案管理的规范化、标准化。

3.专职人员难落实

有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，严重影响社会保险档案的质量。

4.保管条件差

由于场地限制和经费不足等问题，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的档案只能由经办人员分别保管。致使社会保险档案存在诸多安全隐患，也给日常工作带来不便。

五、完善社会保险档案管理的建议

1.提高思想认识

社会保险部门要增强社会保险档案意识，把这项工作纳入本单位和本部门发展规划和年度工作计划，加大资金及人力投入，落实档案存放场所，建立起社会保险档案工作发展的长效机制，确保社会保险档案工作健康发展。

2.加强业务建设，实现社会保险档案工作的规范化和系列化

社会保险业务具有政策性强、涉及面广、工作量大、专业性突出等特点，因此，其管理要统一规划，合理布局，统一标准，分步实施。就是要根据社会保险档案构成、规模、特点以及与其他业务的联系，制定出社会保险档案业务规范标准，使社会保险档案业务工作有据可查，有章可循，并把这项工作总体目标分解到各职能部门的年度工作计划，纳入岗位责任制，以保证其顺利进行。

3.建设专职队伍，提高管理水平

针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低，不能适应当前的社会保险档案管理需要的事实，社保部门应采取通过引进档案专业人才，对现有社会保险档案人员进行专业培训的两步一起走的方式进行，促使社会保险经办机构队伍整体素质得到提高，实现社会保险档案标准化、规范化、精细化管理。

4.社会保险档案要规范管理

对历年积累的纸质档案，可先按档案的特点和形成规律，确定归档范围，采用类别、年度和保管期限的分类方法进行科学分类和整理。对已破损的，需按要求进行裱糊，再根据国家档案管理办法，对应归档的资料进行标准化装订，填写卷面，设立档案全宗卷，按年度、按类别规范排列入柜。对历年形成的电子介质档案，也应按规范归档入室，并编制出各门类的检索目录，以便查找。

5.社会保险档案管理要实现数字化、信息化、网络化

要建立社会保险档案数字档案库，加大信息数据的编纂力度。为了社会保险档案信息资源的开发利用、提高档案利用效率、保护实体档案，还要建立社会保险档案全文数据库，通过扫描仪把利用频率高，易磨损的档案材料输入到服务器或工作站中。社会保险档案信息数据库要实现网络互联、查询快捷、资源互享。同时要健全和完善查询方式，为广大参保人员提供全方位的查询服务。参保人员除了可以直接到各级社保机构经办大厅的自助平台查询缴费情况和个人账户余额外， 还可通过拨打专设社会保障咨询电话和登录互联网站等手段，做到足不出户，便可方便地了解到所需各种有关信息。

结束语：

我国的社会保障体系正在不断完善过程中，社会保险档案管理也将随之不断发展。把握好社会保险的档案管理环节，将会推动社会保险档案管理规范化进程，保证社会保险档案在服务社会保险经办机构业务工作，维护广大参保者切身利益和加强国家档案资源建设方面发挥更大作用。

参考文献：

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