档案编研与档案文献的选择性传播

刘伟

[摘 要]指出档案文献的传播是一种有选择性的传播，分析这种选择性传播发生的原因，并对如何提高档案编研质量提出了几点看法。

[关键词]档案编研；档案文献；选择；传播

档案文献同其他类型的文献一样，经过自然和人为的选择后，只有一部分得以保留并传播于世，我们把这一过程称为“档案文献的选择性传播”。

1.着力提高档案编研的质量

档案编研是一项重要的信息传播工作，编研成果质量的高低，直接影响到档案文献的传播效果。为了促进档案文献的选择性传播，必须着力提高档案编研的质量。自20世纪80年代开始，全国省、地、市级档案馆和档案行政管理部门先后组建起了编研机构，配备了专、兼职的编研人员，形成了一个生机勃勃的大力开发、传播档案文献信息的局面，编研成果数量大增，并且在利用现代技术、采用新型载体方面取得了显著成效。由于编研工作在服务现代化建设中做出了重要贡献，档案馆扩大了自身的社会影响，提高了社会地位。但也要看到，利用编研成果的状况还不尽如人意，许多编研成果被束之高阁，无人问津，得不到有效地传播，发挥不出应有的效益。究其原因，主要是编研成果的质量问题。笔者认为，编研的选题、选材、成果的形式及编研工作者的水平，是决定档案编研质量高低的重要因素，必须在这几方面下功夫。

1.1关于选题

（1）选题要有较强的针对性和时效性。针对性主要是满足当前社会主义现代化建设中某些方面的急需，时效性则是强调及时有效地提供服务。档案编研为了做到有针对性和时效性，编研人员必须吃透两头，即了解上头的方针政策和中心工作，掌握下头的实际需求。只有这样才能紧密地配合形势，抓住当前需要解决的主要问题，推出高质量的编研成果。在实际工作中，编研人员切不可闭门造车，想当然地去制造选题，而应走出馆门，走向社会，深入进行调查，了解用户的需求，抓住有普遍意义的选题，开展编研工作。

（2）确定选题要大小适当。编研人员在确定选题时要考虑自身的条件，量力而行。选题不宜过大，因为选题过大，耗费的人力、物力和财力就会过多，所用的时间就会过长，即使是编研成果出来了，也往往会因错过利用时机，成为马后炮发挥不出应有的作用。同时，选题过大，难度也大，编研人员难以驾驭，不易出成果。当然，选题也不宜过小，因为过小的选题，其服务面窄，反映不出带有普遍性的东西，因而也难以产生社会效益和经济效益。

（3）确定选题要考虑实用价值和研究价值。编研成果的实用价值是指选题能够在领导决策中发挥重要的参考作用，在社会主义现代化建设中发挥重要的服务作用；研究价值则是指选题应有一定的学术理论意义，值得人们研究。

1.2关于选材

（1）在材料的收集上要注意全面性和指向性。全面性是指根据选题，尽可能地收集与选题相关的和有用的档案材料；指向性则是指收集的档案材料尽可能地反映选题所涉及领域的新动向和新信息。

（2）在材料的整理上要仔细鉴别、认真考订。整理是使收集的档案材料系统化条理化的过程，目的是为下一步的编辑工作打下基础。在材料的整理过程中，只有做好鉴别、考订工作，才能使材料准确无误、真实可靠、具有权威性和说服力。

1.3关于成果的形式

要为用户提供需求对路的编研成果，必须考虑成果的形式。从实际工作看，成果的形式主要有：①汇编、选编专题原文档案信息，提供一次档案文献；②编辑专题目录、索引、文摘，提供二次档案文献；③利用档案信息编写大事记、地区概况、组织沿革、数据汇编、专题简介等再创造性成果，提供三次档案文献。

1.4提高编研工作者的水平

档案编研是一项研究性、创造性的劳动，需要编研人员有良好的敬业精神和丰富的知识。虽然各级档案部门已建立起了编研队伍，但从人员的知识构成看，他们的理论知识与技术方法还较欠缺。为此，每一位从事编研工作的人员都要刻苦学习，开拓进取，努力培养自己胜任编研工作的能力。负有编研工作领导职责的同志要积极为编研人员创造良好的学习条件，加大对编研人员培训教育的投入，强化编研人员的素质教育，尽快提高他们的编研水平。高等学校档案专业要加强编研人才的培养，建立起人才良性循环的机制，使编研队伍专家化学者化，使编研工作更好地为社会主义现代化建设服务。

2.档案文献选择性传播的成因

档案是一种特殊的文献，它客观地反映人类社会实践活动的过程与面貌，既不是事后编写或另外收集的，也不是像图书报刊那样用来供人们阅读的；并且一经形成后，就不能进行内容上的修饰、涂改与删除，这使得档案与生俱来就具有孤本性、机密性和内向性等特点，从而极大地限制了档案文献的普遍传播。

从档案自身的特点看，一方面，档案文献的传播要受一定条件的限制；另一方面，档案文献又必须在传播中才能实现其价值。因此，档案文献的传播必须有选择地进行。笔者认为，至少有三个因素促成了档案文献选择性传播的发生。

（1）利用者主动选择。档案是人们在实践中形成并经过归档整理以备查考利用的原始记录性文献，人们之所以想方设法地管理好档案，就是为了满足用户的利用需求。在档案界，利用率的高低历来是评价档案价值的重要指标；而在历史上，也往往是那些利用或引用频繁的档案得以保存。

（2）利用者被动选择。档案文献的提供利用是一项服务性工作，档案的所有者常常根据某种情况向利用者提供档案文献（多半是经过加工、整理的档案编纂成果），此时的档案利用者作为受众群体成为了服务的对象，这也使得档案文献的传播得以实现。

（3）自然的选择。需要说明的是，这里的“自然”是泛指那些不受个人意志支配的社会与自然环境因素。无数的史实证明，良好的政治、经济、科学技术以及文化教育环境，能够有效地保护和促进档案文献的广泛传播。