如何做好高校教学档案的规范化管理

长江师范学院管理学院 李 娟

如何做好高校教学档案的规范化管理

长江师范学院管理学院 李 娟

本文从教学档案的重要性、内容和分类几个方面论述如何做好教学档案管理规范工作，结合教学档案管理与教学工作之间的关系，通过分析存在的问题提出解决的方法。

教学管理 教学档案管理 规范化管理

高校教学档案是在教学管理活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学管理活动一般是由教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理、教学师资队伍管理和教学基本建设管理构成。教学管理也是高等学校管理的中心工作，占有特别重要的地位，既为分析评价教学质量的好坏提供重要的数据，也是衡量学校教学管理水平和教育质量的标准。做为第一手的信息数据来源的资料档案显得尤为重要，所以，做好教学档案管理工作是学校档案工作的核心工作之一。

一、高校教学档案从性质上可分为教学文件、教务档案、考务档案、学生学习档案

1.教学文件主要包括国家教育法规教育部文件、校本教学工作文件、教学计划管理文件、教学运行管理文件、教学质量评估文件、教学基本建设管理文件、教学管理组织文件和教育教学研究与改革管理八大类规范化管理文件。

教学质量学期教学进度计划、日常教学检查、教师业务档案卡、教师工作考勤周报表、听课记录、学生教学信息反馈意见、教学管理月报表、教学管理事故认定、教学信息记录、教学质量评价等一切和教学开展有关的文字记录、影像和图片材料。教学改革教学大纲、教学进度计划、教案、教学秩序检查情况、日常教学工作检查记录、中期教学工作检查记录、教材选用情况、教师用书情况记录、教师作业批改评议情况表、教改项目及中期检查、教研活动计划、教研活动开展记录及相关图片。课程建设专业建设专业师资情况记录、重点专业建设立项材料、教学计划、教学任务落实情况、合格课程评估、精品课程建设、校本专业备案、课程负责人档案。实验教学实验室建设立项申报材料、实验室主任工作手册、校级重点实验室建设项目材料、多媒体课件、教室管理登记学籍管理转学、转专业、休学、复学、退学、降级、学籍警示、创新学分认定、毕业证明、离校材料登记、学籍证明、赴境外学习申请和返校材料、学生个人信息修改、学位申请等材料）。考试管理试卷规范、试卷审核、考场登记、巡视表、成绩登记册和记分册、成绩册移交情况登记、核查成绩记录、成绩变更和增补申请、免考申请、缓考申请、返校补考申请等和考试管理有关的材料。实习实践实践大纲、实践教学活动、竞赛材料、实习意向统计、自主联系实习申请书、实习安排、实习调查、实习总结、实习成绩册和优秀实习生及指导老师情况。毕业论文论文选题、指导、开题和答辩、学生论文成绩登陆、优秀论文评定等和论文开展过程中形成的文字及图片档案材料。

2.教务档案包括学期教学任务书、教学大纲、教学进度计划、教学培养方案、专业培养计划、实验教学大纲、实验实训进度计划、调停课申请单、教师业务档案卡、教材征订发放记录单、教师考勤周报表等在教学管理工作中与教学有关的常规教学管理档案，包括教师技能大赛、说课、教研室研讨活动记录、青年教师试讲材料、导师制指导材料、会议记录（研究本科教学、开展本科教学工作的）、听课记录（领导、督导和主任听课、导师听课）等实践教学管理档案，还包括教学教改论文、教学比赛获奖情况、教师编写、出版的教材、参与国家级、省市级社科项目等科研教学管理档案。

3.考务档案包括课程过程考试考核方案、试卷分析、学生试卷、考场记录、考场记录按专业分试卷装订成册保管和电子版材料。历年考试试题、历年考试试卷成绩分析。

4.学生学习档案主要包括学生学习情况、课堂考勤记录和教学反馈信息记录等和学生学习有关的档案。

其中，高校教学档案从教学活动开展方面又可以分为以下几种（如上表）教学活动贯穿整个教学运行，在教学活动中形成的各种类的档案错综复杂，繁琐量大，如何将教学档案保存完整，为教学评估和质量分析提供有力准确的数据离不开科学规范的管理方法。

二、科学规范的管理方法

1.建立有效机制。根据高教司［1998］33号高等学校教学管理要点文件规定，学校从建立必要的机构和档案管理制度。首先，教学档案管理工作要得到学校的重视。各学院应该健全教学档案管理机制应有分管的领导，有专门的教学档案管理员，配备档案室和达标的保管设备。其次，应有规范的管理制度做保障，奖惩分明。最后，应提供相应的培训学习交流机会。

2.要明确教学档案管理人员岗位职责。档案管理人员要备良好的职业素养，要有责任心，培养良好的职业道德操守，具备一定职业技能，熟知教学管理工作流程和具体事务安排，规范自己的职业行为和端正职业作风，做事严谨仔细，踏实求是。由于教学档案主要来自教学工作各环节的信息收集和资料备案，需要对错综复杂的教学信息进行分门别类，同时还应注意教学材料形成的时间、批注、签字手续、字迹是否清晰、落款是否正确及完成等情况。所以档案教学管理材料形成涉及信息的准确有效，资料的齐全特别是第一手资料的可用度，严谨的工作态度和细致求是的工作方法是不可缺少的，这也就要求有良好的职业道德才能保障工作落实。

3.要培养教学档案管理人员的专业知识和技能水平。为提高教学档案管理人员的专业知识水平，更好地做档案管理工作打下坚实的基础，高校可以定期开展专业知识培训讲座，通过专业知识学习来提高；可以提供外出学习机会，通过学习交流来提高专业水平。信息化时代更要求掌握专业理论知识的同时提高对实际操作能力的掌握，涉及教学现代化、信息技术和计算机操作等方方面面的知识运用，这就要求从事教学档案管理必须具备综合能力。所以，通过学习和交流提高教学档案管理人员的综合能力显得尤为必要。

4.善于运用科学的管理方法。教学管理工作是一项系统全面的工作，主要跟教学有关反映教学各个环节的各个层次的管理。教学管理过程形成的各种材料、照片和记录等都是反映教学质量的好坏和教学运行是否正常依据，是评估高等学校教学水平的重要指标。如何才能做到教学档案收集的齐全、完整，提高教学档案的可用度必须运用科学的管理方法。首先，要明确时间性。教学材料的收集主要是从教学信息中获得，教学信息具备及时、准确、直接的特性，可以采取第一时间完成教学档案的收集，保证档案的及时准确。高校可以采取分阶段整理，按学期可以分期初、期中和期末三个阶段。定期整理教学档案从而保证档案的完整有效，可以分门别类，教学材料形式一般是图标、文档，图片及影像等。所以，按其形式分门别类、统一保管有助于查找资料。其次，高校要明确各类教学档案内容，根据教学档案内容分别做好登记、收录和编号归档，做到时间明确，格式规范，字迹清晰和记录完整，建设信息数据库管理模式，利用信息查找教学档案，更有效、准确地为教学服务。

［1］周振朝.高校系级教学档案管理工作初探［J］.山西大学学报，1999

［2］陈志宏.高校档案开发利用存在的问题与对策［J］.南平师专学报，2000

［3］许慧珍.基于集成的高等学校档案信息管理与服务研究［J］.浙江大学学报，2005

ISSN2095-6711/Z01-2015-10-0231