正确认识企业档案的价值

文/中铁十一局第五工程有限公司　贺淑焕　张莞辰

正确认识企业档案的价值

文/中铁十一局第五工程有限公司贺淑焕张莞辰

【摘要】企业档案是企业全体员工思想的集合，能反映企业文化，能为企业提供法律保障，同时企业档案还能为企业提供智力支持，保证企业的可持续发展。所以在企业的运营规划中，企业档案的管理和利用是不容忽视的部分。

【关键词】企业档案；企业经营；管理资源；利用率

企业很大一部分信息来源于企业档案，合理的开发以及利用率的提升是企业整理和管理档案的最根本目的。全国科技档案会议于1986年召开，集中对企业档案问题进行了研究。国家档案局在1987年与国家经委和国家计委联合出台了《国有企业档案管理暂行规定》。该规定是我国首部针对企业档案工作的政策法规性文件，同时该文件第一次提出了“企业档案”“企业档案工作”的概念。文件中明确给出了企业档案的定义：其直接记载企业的活动，保存备查各种企业文件的总称。也就是说企业档案是企业在各项活动中形成的全部资料总和。

一、企业档案是企业文化的重要载体

企业文化是一种隐形文化，企业档案可以很好地将其显性化表达，同时还是企业核心文化的组成部分。企业的隐形文化可以帮助企业在激烈的市场竞争中占有一席之地。如果缺少企业档案这一载体，那么企业将无法得到隐形文化的指引和帮助。另外企业档案还能够将企业职工工作中的相关经验进行提炼，汇编成业务指南或者工作手册，使得企业的隐形文化得到更广泛的推广。

企业与外界进行文化交流、传播、继承的渠道，主要是借组企业档案的管理与利用。企业文化是企业在其发展历程中一点一滴累积起来的，在这一过程中，企业职工经过长期的熏陶，逐步熟知企业的隐性文化。同时要想使企业收获良好的文化沉淀，就必须使每个职工都参与到企业文化的建设中来。这也就意味着，企业档案贯穿着企业文化的整个发展历程，如果没有企业档案的跟踪记载，企业文化就无法以实体的形式存在，新进职工无法从老一辈那里获取相关经验、知识，无法对企业原有的文化进一步创新，也就阻碍了企业文化的传播。

企业档案可以作为职工素质培训的相关教材。职工的企业文化培训是企业人力资源管理当中非常重要的一个环节。该项培训不仅有内部企业文化培训，还包括外部企业文化培训。内部文化培训是指，对员工进行企业各项规章制度的教育学习，从而达到自身工作能够与企业发展相一致；外部文化培训是指，对员工进行新技术、新管理思想培训，同时协助职工将这些新知识与公司原有文化有机地结合在一起，从而确保职工在熟知自己公司文化的基础上，对外界环境有很好的了解。由此可见，企业档案是企业员工文化培养训练的必备教材。

二、企业档案是企业资产的无形部分

资产包括资本和财富两个方面。企业掌握的可以通过货币衡量的、能够通过运转为企业带来收益的经济资源，我们称它为企业资产。企业资产不仅包括实物资产，还包括无形资产、债权等。企业资产的最主要的特点是能够为资产所有者带来经济效益。当前社会发展步入信息社会阶段，经济发展很大一部分依靠信息带动。传统的有形资产，例如资金、土地以及机械设备，在信息经济时代无法获得大规模的经济效益。由于信息经济依托于信息的生产、收集与整合，而信息是无形资产的一方面，所以当今社会又被称作“无形资产社会”。

在信息时代这个大背景下，企业档案的地位及应用范围必定发生重大变化。企业档案不再只作为企业历史的描述，更成为企业文化的传播媒介，从而为企业谋求更大的经济效益。企业档案作为一种无形资产，不仅与企业的权益息息相关，还直接或者间接地推动企业的发展。提高对企业档案的开发利用，除了能够维护企业的合法权益，还能够帮助企业获得有价值的信息与技术。由此可见，企业档案能够在企业的长期发展中源源不断的为其提供信息保障，帮助其获得经济效益。企业的技术发展水平与企业档案在企业发展中的效用成正比关系。在信息技术占比较高的高新技术产业、知识密集型企业，企业档案的重要性更加得到了肯定。与此同时企业档案为公司总资产贡献的份额也日益增大。所以，在企业的改组、改制中，必须着重考虑企业档案的归置，避免企业隐形资产的流失。

三、企业档案为企业提供法律保障依据

企业在业务运营过程中，严格遵守政府相关部门在制定的法律条款以及行业主管部门修订的规章制度，并且能够证明自身的业务符合相关要求，即法规遵从。企业档案不仅是企业经营活动的原始记录，还是企业遵守法律条款的可靠证明。因此，建设规范化的企业档案管理体系，已经成为当今社会中法律条款对企业遵纪守法的基本要求。

进入信息化时代后，企业档案管理模式变得愈加复杂，企业档案的管理与企业经营之间的联系日益密切。前些年美国多家大公司，陆续被新闻媒体曝光企业档案造假的丑闻。为了加强对企业经营行为的监督管理，美国国会于2002年发布了《上市公司财务改革和投资者保护法案》。该法案对美国上市公司的企业档案管理进行了严格规定，要通过审查企业档案来检查企业在经营过程中是否存在违规操作。我国于2008年由财政部等相关部门联合印发了《企业内部控制基本规范》，对公司档案的存放、管理提出了更明确的要求。

市场经济虽是自由经济，但也受相关经济法律和合同的约束。当发生经济纠纷时，受害方可借助法律武器来保护自己的权益。司法讲究用事实说话，而企业档案恰恰如实的反映了企业的各项业务活动，所以企业档案在企业合法权益受到侵害时，是被司法接受的可靠法律凭证。

四、企业档案是全体职工智慧结晶

企业档案记录着企业职工为祖国的繁荣昌盛、企业的兴旺发达所作出的奋斗，记载着企业职工在岗位上兢兢业业工作所获得的各种荣誉，凝聚着企业职工在产品开发上的锐意进取，珍藏着企业职工在企业发展中勤勤恳恳的努力心血，也展示出企业职工不懈努力得到的累累硕果。所以说，企业档案是全体职工思想智慧的结晶，是企业文化的集大成者。要想使得企业突破原有的成果进入新的发展境界，就必须要注重企业档案的管理、开发及使用。

当前，企业要想在激烈的市场竞争中拥有一席之地，就必须提升生产经营和监督管理水平。企业提高生产经营与监督管理水平的重要前提就是要在最短的时间内掌握全面、系统、准确的商业信息。而企业档案恰好能满足这一需求。企业档案里不仅有丰富的商业信息，而且还记录了企业经营管理者对市场实情的分析，这就为企业提高生产经营和监督管理水平提供了可靠的参考依据。企业生产需要依照档案中存管的商业合同，企业挑选合作单位需要参考信用档案，企业自身进行盘点、评估需要依照会计档案。总之，没有企业档案，企业生产经营和监督管理活动无法进行。

五、如何提高企业档案的资源利用率

企业档案在当前信息时代是一种重要的战略经济资源，而不仅仅是企业发展历程的文献历史资料。要想提升企业档案的资源利用率，必须深入发掘企业档案这一信息载体的内在价值，努力推动企业档案内在价值向企业经济竞争优势的转变，使企业档案在企业资产增值中展现出无可替代的重要角色。

（一）重视企业档案资料的开发和利用。企业档案的开发利用程度是企业档案利用率提升的关键点。企业档案真实记录了企业的生产技术、科研成果、经营管理模式以及决策指令等重要信息，是企业重要的信息资料库。企业档案总结了企业在生产经营中的各类经验，对于企业以后的发展具有重要的指引作用。对于知识、技术密集型企业来讲，其运营所面临的市场情况更是千变万化，这就要求企业需在原有的层面上进一步发掘企业档案的内在价值，对新的市场环境进一步了解，这样企业经营才能够避免各种突发事件带来的不必要损失，为公司价值的创造提供更好的信息资讯服务。

在当前信息时代的背景下，企业档案的收集、整理和保管这些简单的管理方法已经远远不能满足企业档案利用率提升的要求，应该加速转变管理模式，将重心调整为企业档案的深度开发与挖掘。要知道企业档案的管理不仅仅是为了保存企业的历史资料，而是利用相关历史经验，保障企业的可持续发展。

（二）重视企业档案资料的管理。依照现代档案管理学理论，从组织、技术上确保档案在企业内的快速、便捷地流动，在企业规章允许的范围内自由地共享、交流，从而为企业领导决策层提供优质、高效地信息支持，是企业档案管理的根本目的。所以，在信息时代，能否高效率的分析提取有用信息、能否尽快地将信息转变为生产力将成为决定企业生产经营好坏、获取市场竞争优势的关键性因素。所以企业的档案管理机构不仅要对企业档案包含的各类信息资源进行分类整理，还要依照企业管理决策层的信息需求，制定信息政策，设立信息组织，创建出一个信息交流与共享的环境，从而有效地推动企业信息集成、信息生产、信息共享和科研创新。

（三）企业档案管理要全面介入企业经营管理。传统的企业档案管理工作只能在企业的生产经营中充当提供后端服务的辅助性角色，但是现在信息已经成为企业生产经营中举足轻重的重要资源，为企业的生产经营决策提供高质量的信息保障工作。对信息进行高效整合和分析是提升企业档案资源利用率的突破口。因为企业整体的管理工作是系统性的，所以公司管理决策所需要的信息必须也是系统性的，同时还必须是全面的。这就意味着企业档案管理机构要由提供“单一”服务转变为提供“系统”服务，企业档案管理要全面介入企业生产经营流程，达到与企业生产经营各步骤的无缝对接，为企业的生产经营与管理决策提供强有力的支撑。

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