医院档案创新管理与利用探索

文/潍坊市市直机关医院　张明霞

医院档案创新管理与利用探索

文/潍坊市市直机关医院张明霞

【摘要】信息化时代，医院档案管理是医院全面管理的重要构件，是助推医院医疗卫生事业持续快速发展不可或缺的信息支持系统。作为国家二甲医疗机构的潍坊市市直机关医院，承担着为潍坊市市直机关几千名干部职工和高新、奎文等3区几十万城乡居民的医疗服务职责，在惠民服务和医院事业不断发展中，形成了大量珍贵、重要的多门类档案资料。市直机关医院重视档案工作，加强领导，强化措施，建章立制，规范管理，着力搞好档案建、管、用一体化管理工作，实现了各门类档案的创新管理和有效利用。

【关键词】医院档案；档案管理；档案利用

档案在服务医院各项工作、助推医院持续发展中发挥良好成效。抓档案、强管理、促发展，潍坊市市直机关医院荣获省市文明单位、卫生工作先进单位、五星级志愿服务单位等十多项较高荣誉，多次受到潍坊市和业务主管部门表彰。

一、病案档案创新管理与利用

病案是记载医院医药活动重要业务档案，它真实记录了患者病情症状、发展情况及施医用药全过程。其客观记录性和信息真实完整性，决定其成为医疗、教学、科研、疾控及医疗保险赔偿、伤残事故鉴定、医疗事故处理等医院活动重要信证和依据。近几年，我院面对高新技术广泛应用导致各种电子病案与日俱增，病案形式日渐现代化、科技化、多样化的发展态势，采取四项举措，创新病案管理：其一，强化时代超前意识，全面优化员工综合素质，掌握现代化高科技手段和技能，以适应信息化时代档案管理发展需要。其二，制定实施病案制作标准，规范病案记录，确保病案质量。其三，通过考核评比、观摩展示等方式，激励鞭策搞好病案。其四，档案工作人员及时做好指导督促。诸多措施联动，保证了病案规范形成和管理。

创新病案利用，助推医疗工作提效。我院为市直部门1056名糖尿病患者建立了专项病案，摸清人数有针对性地开始治疗工作。根据医疗用药记录，对各病员患者因病施治。并依据病案信息，采取中西药结合，因人施医，科学治疗，提高了医治效果。

我院还通过糖尿病病案进行患者年龄分析，发现患者年龄呈年轻化早发态势。究其原因，许多年轻患者往往是“工作要干，家务要办，社会应酬不断，”因忙累致病。有鉴于此，我院聘请专家，定期举办糖尿病大型讲座，让年轻干部“早预防、早发现、早治疗”，此举深受欢迎。

二、设备档案创新管理与利用

伴随现代科技在医院的广泛应用，高新技术尖端设备的大量添置，计算机网络的建成和运转，医院设备档案数量剧增。为科学管理、创新利用好这些档案，我院健全了院—科—人员三级管理网络，健全实施了设备档案管理制度，将设备档案管理纳入科室和有关人员岗位职责，做到四同步：设备购进与图纸资料引进同步；设备开箱查验与清点图纸资料同步；设备使用维护与形成使用记录维修资料同步；设备定期现场检查与清查设备档案同步。医院还把设备档案管理与考核设备人员工作挂钩，上述卓有成效的监管措施，保证了医院重点设备档案的齐全完整、准确系统。

设备档案几年来在医院新设备检修、计算机网络维护等活动中发挥了重要作用，确保了医疗设备的购置和正常运转。正是依靠设备档案的助推效能，才最大限度地发挥出设备在诊断、医疗、科研中的重要依托功能。我院获得的专利项目EL冷光片的医学影像观片夹和高科技项目椎间盘镜下微创放置可膨胀式椎间融合器（B-Twin）治疗腰椎退行性疾病的临床治疗研究，就是利用设备档案紧密结合临床治疗研究成功的。设备档案已成为保证医院各项工作顺利开展的强力助推器。

三、科研档案创新管理与利用

在医疗卫生机构全面改革适应市场提高竞争力的进程中，我院制定实施了“科技兴院、科技强院”战略。伴随专项科研、院际交流、高层论坛、专家讲座等科研活动、业务交流的广泛开展，大量医学科研、技术交流档案随之形成。医院制定实施了科研档案统管细则，把在各项科研活动全程中形成的内容真实严谨、储存各科科研项目（课题）的阶段性规划、年季计划、立项材料、科研合同、实验记录、阶段性总结、技术论证材料、专家评审意见及检测报告、科目推广应用等各门类材料，全部纳入归档范围，按项目（课题）和运行阶段实行管理。科研档案做到从源头抓起，项目立项时即提出归档材料要求；项目阶段性检查，亦检查期间形成的相应材料；项目验收阶段，亦验收档案；项目推广应用阶段，亦考核项目推广应用档案。档案监管伴随项目全程，确保科研档案无遗漏。医院近年实施的20多项科研课题和业务交流项目，其档案材料均齐全完整，系统真实。这些项目档案，在我院科技活动中发挥了独特作用。

科研档案创新利用见成效。医院利用科研档案编辑糖尿病、耳鼻喉科教材，对新医生、实习学生和乡医进行培训；撰写学术论文在省市论坛交流；汇编《老年人牙病、耳聋防治案例》同国家有关专家联袂举办讲座；编写《儿童常见感冒预防实例》分发社会，提升儿童感冒防治效果。

四、卫生人事档案创新管理与利用

我院近几年在实施“广揽精英，人才强院”战略活动中，为做到各类人才合理培养和配置能够有所依据，医院建立健全了全院员工尤其是中高级专业人员的卫生人事档案，将专业人员在工作活动中形成的业务表现、医德医风和科研活动（成果）等档案材料集中统管，按人分类管理。创新管理措施：一是制定实施归档办法，明细归档材料内容，每年第一季度专业人员及时报送材料，医院组织专人鉴定筛选。二是按统一标准对归档材料进行规范整理，并实行跟踪追索，动态管理。三是建立医院人才信息数据库，构建网络平台，实现人事档案信息全面、系统、准确的现代化管理。

医院人事档案创新利用，真正为医院人事管理提供真实便捷服务。档案成为全面掌控员工医德医风医术情况，有的放矢培养人才的重要依据。尤其在职称晋升、干部聘用、年终考核诸方面，依靠档案做到了审核有标准，考评有依据，评论客观公正、透明合理。近几年依凭卫生人事档案，结合现实表现，10名员工被评为先进工作者，7名专业技术人员晋升中高级职称。人事档案的创新管理与利用，激发了专业人员积极主动干工作、凝神聚力搞科研、多出成果快出成果的动力和热情，促进了医院风正气清，各项工作快速发展。

五、基建档案创新管理与利用

记录基建工程项目立项、审批、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及装修全过程的文字、图纸、图表等基建项目档案材料，为医院的建设、维修、改扩建提供依据。我院重视基建档案创新管理：将基建档案收集管理列入基建工作人员和档案人员工作职责和工作程序，强化措施从初始抓起，着力搞好跟踪收集。基建档案工作同工程建设同步进展，无缝衔接。尤其注重抢抓时机，及时收集竣工档案。我院病房办公楼、办公楼院落地下管线等基建档案都得到妥善管理，各项目基建档案齐全完整。

医院注重利用基建档案解决实际问题。在病房楼维修扩建、楼层设施修理、地下管道疏通中，基建档案发挥了重要作用。2014年，因医院业务发展需要，需在病房楼西侧扩建整体房间，通过查阅相当图纸掌握了楼房承载参数和结构，保证了新建工程进展和质量，提前2个月竣工，节省资金8万元。在构建网络平台铺设管线时，依据院存的地下管网路线等图纸资料，摸准了地下管线情况，保证了工程顺利进行。