高职院校档案管理信息系统开发及应用

文/湖北黄冈职业技术学院　李霞

高职院校档案管理信息系统开发及应用

文/湖北黄冈职业技术学院李霞

【摘要】随着高职院校扩招的持续开展，高职院校档案也越来越多，传统的手工式档案管理模式已经陈旧，高职院校档案管理信息系统（简称ArchiGIS）顺势而生，在信息化时代，理所当然成为高职院校档案管理的宠儿。本文主要就高职院校档案管理信息系统的研发背景、功能及特点、应用等方面进行了阐述。

【关键词】高职院校档案管理信息系统；研发背景；功能；应用

《高职院校档案管理信息系统》是基于GIS（即“地理信息系统”，Geographic Information System）和MIS（即“管理信息系统”，Management Information System）的高职院校档案系统的资源融合，实现对高职院校档案信息的可视化管理、使用，并借以进行业务指导。高职院校档案管理信息系统的成功研制，实现了对高职院校档案数据的有效存储、更新和调用，一方面，可用作于提高高职院校档案部门执行业务的标准。

一、系统的研发背景

（一）高职院校发展的需要。在高职院校不断扩招的道路上，高职院校档案的重要性不言而喻，其管理模式的改变和完善也是必然趋势。纯粹纸质的档案和手工的档案管理方式，已经无法与高职院校发展的速度相匹配。除此之外，随着全国各地的高职院校都在扩招，相关档案资料也是堆积如山。

（二）信息化时代的需要。现今社会，科技文化繁荣，网络使用频繁，人们的生活和工作方式都在悄然发生着变化，办公信息化、数字化也已经开始普及。信息化时代为高职院校档案管理提供了新的条件，同时也对其效率和水平提出了新的要求。传统的高职院校档案管理方式也需要逐渐改变，与时俱进，与当下凡事都讲求高效率的社会相适应。正是这样的局面的形成，高职院校档案管理信息系统的研发才有了意义和价值。

（三）高职院校档案管理的需要。存在着归纳整理工作沉重，查阅检索不便、工作效率低等多种问题。在此背景下，高职院校档案的数字化、可视化管理成为适应时局发展的必要手段。高职院校档案管理信息系统的研制，一方面，该系统更有利于高职院校档案相关信息的可视化检索和查询；另一方面，该系统也更好地发挥了高职院校档案辅助规划决策的作用。

二、系统的功能及特点

（一）采用Workflow技术。高职院校档案管理采用了工作流技术（简称Workflow），该技术的主要应用在于利用计算机技术，按照某一种预先设定好的规则自动化传递文档、信息资料或者是任务，以此来实现某个业务目标。高职院校档案管理信息系统具有集多种技术为一体的显著特点，打造出高效、便利的档案管理模式，为未来高职院校档案管理的继续发展开辟了一条新路。

（二）电子档案登记管理。高职院校档案管理信息系统基本实现了电子档案登记功能，而且能够实时更新并浏览多种格式的电子档案文件，包括各种矢量文件，比如AutoCAD的DWG、DXF等，以及各种常用的栅格文件，比如GRID图像文件、JPG图像文件等。在一定程度上，解除了因为文件格式不同而带来的困扰。

三、系统的实际应用

（一）实现全国高职院校档案的垂直管理。高职院校档案管理信息系统的建立和实际应用，不仅有助于提高高职院校档案的管理水平和效率，还充分发挥了其在高职院校教学中的重要作用。就全国的高职院校档案管理来看，本系统实际运用使高职院校档案信息的在全国内的调用查询得到实现，便于全校上下各级各类档案的垂直管理，同时，以此来实现高职院校档案的共享机制。

（二）为高职院校决策提供依据。一直以来，高职院校作出的规划和高职院校的诸多明智决策都离不开高职院校档案资料的辅助。如果高职院校档案资料的相关数据提供不准确、不及时、不完整，就会造成高职院校决策的失误，甚至在高职院校工程真正实施的过程中出现大的纰漏。所以，高职院校档案管理信息系统的应用，不仅能够储存大量的档案资料，还为高职院校决策提供及时、详尽、准确的数据资料参考。

（三）方便工作人员快速查询、统计。高职院校档案管理信息系统在一定程度上实现了档案资料数据的及时输入、存储、更新以及调用，为高职院校档案管理的工作人员对档案信息的快速查询、检索，以及档案资料数据的统计提供了极大的便利。同时，该系统利用互联网网络方式进行最新动态信息资料的发布，从而使这部分档案资料得到整个社会的充分开发和大范围运用，也使国家在高职院校档案行业中的投入得到间接的经济收益。

四、结语

综上所述，在信息化时代，高职院校扩招的局势下，高职院校档案逐年增多，有效的档案管理模式的建设和完善，是高职院校档案管理行业工作中不可忽视的部分，更是整个工作任务的重中之重。因此，要跟上时代的步伐，适应快节奏、高效率的当今社会，高职院校档案管理信息系统的研发和应用极具现实意义。

参考文献：

[1]朱金花.信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2015,01:34-35.

[2]韩秀枝,曹源.基于现代信息技术ASP.NET开发工具的高职教务管理信息系统的设计及应用研究[J].广西轻工业,2010,10:83-86.

[3]冉福祥,张超,康凌宇.高职院校就业创业指导服务与管理信息系统的开发研究[J].中国大学生就业,2015,06:41-45.