高校档案管理信息化工作探究

文/伊犁师范学院　王莉莉

高校档案管理信息化工作探究

文/伊犁师范学院王莉莉

【摘要】在网络化办公环境下，高校应加快档案管理信息化建设步伐，适应时代的潮流和趋势。本文从高校档案管理信息化建设的必要性和可行性入手，简要分析当前高校档案信息化建设中遇到的困境，并提出切实可行、行之有效的建设策略，以推进建设工作稳步进行。

【关键词】高校档案；信息化；困境；建设策略

随着信息技术和计算机在各个领域中的普及应用，高校档案管理工作进入了一个网络化办公时代，传统的单纯依靠人工的管理模式已不再适用。对此，应当引入先进的信息技术和数字技术，实现高校档案管理信息化，提高工作效率、降低工作量，促使管理工作更加高效化、精准化、规范化，适应信息时代需要。所以，高校要采取有效措施积极推动这一建设工作的开展，加快档案管理信息化建设步伐。

一、高校档案管理信息化建设的必要性和可行性

高校档案管理信息化是顺应信息时代潮流的必然趋势，是提高高校档案管理水平的迫切需要，是提升高校档案资源服务能力的前提条件。在信息时代下，高校档案的形式、形成、存储、传递、利用等发生了根本性变化，数字馆藏资源越来越多，信息技术应用越来越广。为了提高馆藏资源利用率、高效运作档案管理工作，亟待改变传统的人工管理模式，实现信息化管理。就目前看，我国信息技术和计算机网络发展迅速，档案管理技术层出不穷，为高校档案信息化建设创造了一个前所未有的大好环境。加之，高校档案管理自动化发展已见成效，一大批优秀档案管理信息系统应用于高校档案管理，为高校档案管理信息化建设奠定了良好基础。

二、高校档案管理信息化建设中的困境

（一）未建立统一的组织协调机构。在分散领导的高校管理体制下，我国尚未建立一个统一的机构去组织、规划、协调各高校的档案管理信息化建设工作，做不到资源优化配置，一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。高校档案馆各自独立，封闭式的进行相关的建设与发展工作，使高校档案管理呈现出条块分割状态，各馆间的交流互动少，馆藏资源共享程度低，无论硬件设施配置还是数据库建设，整体上都处于较低水平，亟待改善。

（二）数据库建设滞后。现阶段，高校档案馆基本都建成了规模大小不等的档案数据库，可是缺乏科学规划，整体性考虑不够，系统软件功能缺失，造成标准化程度低，服务能力得不到提高。加之，各类档案的无序整理，缺乏对教学档案、科研档案、设备档案的规范归类，只有条目数据库，没有全文数据库、特色数据库等，类型单一，降低了馆藏资源利用率。

（三）管理技术手段落后。高校档案管理工作一直以来不受高校特别重视，资金投入不足，软硬件配置低，造成档案管理信息技术手段落后。不少高校只是初步实现了自动化管理，信息化程度低。也正因为如此，档案资源利用和共享达不到理想水平，为数字档案库建设和信息化管理带来了较大困境。

（四）管理人员信息素质有待提高。高校档案信息化建设过程中，要涉及到很多的计算机知识及应用技术，要求档案管理人员除了具备专业的档案管理知识外，还要具有扎实的计算机基础知识，能够熟练运用计算机应用技术、网络技术、通信技术等，为信息化建设提供支持。然而实际工作中，不少高校档案管理人员信息素质并不高，而且年龄层较高、知识结构较低，缺乏自我完善的积极性。高校应认识到这一问题对档案管理信息化建设造成的困扰，加快建立符合需要的档案管理团队。

三、高校档案管理信息化建设策略

（一）着眼于整体发展，强化总体规划。高校档案是国家重要的信息资源，各高校的档案管理信息化工作不应封闭式进行，应在统一的信息化协调机构的组织下，树立大局观，从服务社会角度出发，制定科学的建设规划，整体上提升高校档案管理信息化水平。这就需要建立一个组织机构，统一协调高校档案管理信息化建设工作，降低资源浪费，推进建设进程。从中高校可以清楚看到国家对高校档案管理信息化工作的重视，把这一工作纳入学校整体规划之中，视作为高校发展的重要内容。

（二）提升网络化办公水平，促进档案管理信息化。办公网络化是高校档案管理信息化的重要基础，提升档案信息自动化处理水平，利于加快档案管理信息化。所以，高校档案管理应进一步深化计算机应用、网络管理，提高网络化办公水平。比如，在文书档案管理中应用计算机，使档案的立卷、接收、鉴定工作更便捷、更高效，不必再花费大量时间去剔除无价值的文件，大大提高了工作效率。同时，也便于档案资源检索，查漏补缺，调整和删除等。值得考虑的一点是档案信息安全问题。随着网络化办公水平的提升，不得不重视网络安全管理，应建立完善的信息防御系统，通过杀毒软件、网络安全检测、加密、身份认证等手段保护档案信息安全，防止信息泄露。

（三）加快档案数据库建设，提高资源共享率。档案数据库建设是高校档案信息资源开发与利用的核心工作，应加大资金投入，根据实际需要科学明确数据库定位，确定档案数据库建设的标准、规模、效能等。为实现资源共享、提高利用率，除了建立目录数据库外，还应建立全文数据库、多媒体数据库、特色数据库。用于档案数据库建设的软硬件可以通过购买获得，但是档案信息则需要高校自主建设，加大档案文件收集、整理，并确保质量。

在档案数据库设计上，采用ER模型分析与理清数据库内各功能实体之间的关系，以此为依据设计数据库框架结构，确定各功能板块。为实现标准化，要求制定统一的档案文献标准，对软硬件、网络传输等也要制定标准，避免数据库标准过低，确保档案信息在校园网与档案管理网之间的快速交换和存储。

（四）建立完善的信息系统，优化档案管理工作。建立完善的档案管理信息系统，使档案信息的搜集、分类、整理、检索等有一个信息化操作平台，为信息化建设提供平台。这一管理信息平台应具有完备的功能体系：统一数字档案入口，集中统一管理电子文件，支持新的业务加载，灵活管理权限及有效管理档案流程等。在具体工作中，不断探索信息技术应用，使其更好的应用于档案管理信息系统建设，推动档案管理信息化进程。

（五）加强教育培训，提高档案管理人员业务能力。档案管理人员业务能力培训主要从专业能力和信息素养两方面入手。在专业能力上，要求档案管理人员必须具备专业的档案知识和管理技能，能在工作中熟练应用；在信息素养上，要求档案管理人员具有一定的信息意识，及时捕捉有用信息，在此基础上具备信息处理、加工与利用能力，将信息转化为档案资料。这就需要档案管理人员熟练使用计算机应用技术，为信息的收集、加工处理和利用提供支持。

高校应严格档案管理人员入职，提高准入门槛；定期组织培训、进修学习等活动，畅通在职人员职业发展渠道，尽可能优化档案管理人员知识结构。而档案管理人员应具有自我完善和发展意识，在工作实践中学习，使专业知识和信息素养得到提升。

四、结语

综上所述，高校档案管理信息化是高校管理工作的重要内容，因此高校需要认清档案管理工作的重要性，并且针对现阶段信息化建设遇到的困境，采取相关针对性的建设措施，全力加快档案管理信息化建设进程，促进高校档案管理健康发展。

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