对如何加强高校电子档案管理工作的思考

文/南阳医学高等专科学校　马凤波

对如何加强高校电子档案管理工作的思考

文/南阳医学高等专科学校马凤波

【摘要】本文概述了我国高校电子档案管理的基本现状，并简单阐述了电子档案对比传统纸质档案的优势与缺陷，作者结合自己的工作经验，对目前高校电子档案管理中所出现的问题，提出了几点改革建议，希望能为相关的从业人员提供参考。

【关键词】档案管理；档案；高校；思考

一、引言

随着我国计算机技术的逐渐普及，互联网通信技术的高速发展，自动化办公、网络办公已经十分普遍。国家的高等院校是一个人才、高新技术最为聚集的场所，因此，作为计算机技术的衍生技术——电子档案也最早在此得以应用。

二、目前我国高校电子档案的基本情况

目前，我国的高等教育院校，计算机网络通信技术已经基本普及，电子档案管理在各高校中也均已建立。但由于一方面，电子档案对于硬件设施的要求要远高于传统纸质档案，它需要以现代化的办公设备为主要载体，同时还要匹配合适的软件程序以及特殊的环境空间等；另一方面，电子档案对于档案管理人员的要求较高，除了要具备档案管理的基本技能外，还要懂得相关的计算机技术。使得目前各高校，或是因资金问题或是因技术问题，在电子档案管理方面水平不一。

三、电子档案的利与弊

（一）电子档案的优势。1.档案的归档、提档快捷方便，不受地域限制。电子档案因为采用计算机自动检索、自动归类等功能，使得档案在归档、提档时极为简便快速，其效率大大超过人工归档、提档。另外，电子档案通过互联网的传输技术，可以实现各高校之间的信息互通互联，从而实现资源共享。这也就意味着在全国任意一所高校，只要有计算机和网络，都可以实现在线的信息查询，而不再受到地域限制。2.存储类型多样化。传统的纸质档案存储，只有文字、图形两种方式，存储方式十分单一。而电子档案的存储类型要丰富得多，它既可以存储传统的文字图形档案，还可以存储声音、影像，从而真正做到原始记录，让档案的价值发挥到最大。3.减轻工作人员劳动强度。电子档案在归档时，档案管理软件会自动分类，并形成一个唯一的文件号，同时进行了主题词标引、著录。因此，电子档案一方面极大地缩减了工作人员在档案归档时的工作量，另一方面，在需要提档案时，也省去了工作人员的查找工序，从而从根本上降低了工作人员的劳动强度。

（二）电子档案的弊。1.安全性较差。电子档案的管理主要依赖于计算机联网通信技术。而在开放的互联网上，网络病毒和黑客使电子档案随时都有被删除或篡改的危险，其安全性远不如传统的纸质档案管理。2.管理成本高。基于电子档案的特殊性，使得人力管理成本和设备管理成本都远高于传统档案管理。这主要是因为：电子档案管理人员的专业技能要随着档案管理设备的升级而不断提高，同时；为了避免因技术升级而使老版本的档案无法读取的问题以及网络病毒、黑客的攻击，电子档案管理软件要随时进行技术升级维护。而这两项的管理成本是十分高昂的。3.存储要求苛刻。电子档案的存储要借助诸如磁盘、软盘、光盘等电子产品，而这类产品对于环境有很高的要求。相比较于纸质的存储环境，电子档案的存储环境对于温度、湿度、酸碱度、灰尘、磁场以及强光、有害气体等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成档案的丢失。4.原始文件保存难度大。纸质档案在复印、修改时都会留下相应痕迹，同时由于签名、盖章制度的实施，很好的保存了档案的原始记录。而电子档案的复印修改无痕性，使得原始文件及容易被悄无声息的修改，从而不利于原始档案的保存。

四、加强高校电子档案管理的建议

目前我国各高校的电子档案管理制度仍在发展之中，由于上面的种种问题，使得各高校的电子档案发展缓慢，且水平不一。因此，针对以上问题，结合笔者自身的工作认识，提出几点建议，希望能够对加强目前高校的电子档案管理有所帮助。

1.由国家出面组织成立全国高校电子档案中心，将全国高校的电子档案进行统一管理。在各高校之间建立分管中心，以统一的系统、设备及管理制度进行管理。这样既实现了各高校之间的资源共享，解决了兼容问题，同时还能节省大批电子档案的管理费用。

2.建立专业的电子档案工作人员培训机构，对于从事电子档案管理工作的人员，进行业务能力培训和考核，提高人员的自身能力以及工作效率。

3.出台更加严格的电子档案归档以及提档制度，可以采取网络实名制、网络签名等一系列措施，同时严格约束工作人员的权责，将责任细化到个人，从而保证电子档案的安全。

4.通过国家投入一部分资金来自主研发电子档案管理系统以及相应的安全防护系统，将互联网病毒、黑客骚扰等危害降到最低。

五、总结

我国高校电子档案管理，作为国家重点的档案改革方向，随着相关政策以及管理制度的逐渐成熟，管理设备的逐渐完善，相信在不久的将来，定能成为我国档案电子信息化发展的标杆，为社会各组织机构档案发展提供参考。

参考文献：

[1]郭立新.网络环境下高校电子档案信息的安全机制研究[J].平顶山工学院学报,2009(02).

[2]王丽丽.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].安阳师范学院学报,2008(04).