新时期高校档案管理现代化问题分析

文/伊犁师范学院办公室档案科　刘明岚

新时期高校档案管理现代化问题分析

文/伊犁师范学院办公室档案科刘明岚

【摘要】高校档案对于加强高校科研教育管理、提高学校教学水平、总结高校建设发展经验起着至关重要的作用，因为高校教学研究、科研教育、学科建设等等一系列工作都以文件材料的形式保存在高校档案中。另外，对于高校整体的发展、建设历程也做有翔实、准确的记录。由此可见高校档案具有非常重要的参考价值。近些年来，各个高校的基础设施、师资力量、管理条件等等，都有很大程度的提高，这主要源于国家对高校教育的重视与大力支持。与此同时，也提出了对高校各项管理工作的更高要求。在此种形式下，创新档案管理体系，加强档案管理已经成为高校发展必然要求。本文从新时期高校档案管理现代化问题出发，再对解决新时期高校档案管理现代化问题的对策进行分析探讨。

【关键词】档案管理；问题；分析

一、前言

高校档案是高校活动的历史记录，其中包括科研、管理、教学、招生等等，其中一些档案中包括学术论文、著作、科研成果、专利等等，这具有非常高的研究价值，这不仅对学校的发展有重大价值，对于国家、民族发展也有一定程度的帮助。但是在新时期高校档案管理现代化当中，还是存在着一定的问题。例如，档案管理人员素质不过关、基础设施滞后、评价体系不完整等等，这对高校档案管理现代化发展具有非常大的影响。因此必须提高对新时期高校档案管理现代化问题的重视，并针对问题给予相应的解决措施。

二、新时期高校档案管理现代化问题

（一）使用借阅制度不完善，档案管理工作不规范。当前，高校档案管理不规范的现象非常普遍，其主要原因在于对档案管理的重视程度不够，从而导致在使用方面、借阅方面、存放方面等等，都存在着一定的问题。首先，在装订封皮方面，档案没有使用标准规定的装订封皮，也没有进行规范的装订，封皮表面的相关内容也没有填写齐全，这为文件的篡改以及故意丢失留下了空间。其次，没有按照规定进行文档的整理、收集、利用和管理，这很容易造成档案的丢失或者不完整。最后，在档案的借阅方面，没有严格的借阅制度。借阅过程中没有做详细的检测核对和登记，返还时也没认真地核对。

（二）档案管理人员素质不过关。档案管理人员素质对于新时期高校档案管理现代化至关重要。因为人员是档案管理的主体，但是当前我国很多高校档案管理人员素质都不是很过关。其主要原因在于，前些年对于档案管理专业的设置相对较少，档案管理的各级人才数量也不是很多，有很多高校档案管理人员都不是专业出身，因此造成有很多档案管理人员专业知识严重缺乏。另外，还有很多人不看好档案管理工作，认为档案管理工作没有前途，从而导致档案管理部门的人才吸纳、招聘非常困难。人才的严重缺乏，再加上学校的不重视，造成档案管理人员接受培训、接受教育的机会非常少。尤其在新时期档案管理现代化中，此项问题就越发突出。

（三）设备滞后，无法适应新时期档案管理的要求。设备滞后，是当今高校管理当中最主要的问题之一。传统的档案管理，大多数都是以实物为主或者纸质的文件、文献，另外再加上足够的档案柜以及几个房间，这就是传统档案管理所需要的设备。随着互联网时代的到来，新时期高校档案管理现代化要求越来越高，如今档案管理更多的是依赖信息技术、计算机技术，科技含量更高。在基础设施方面，无论硬件、软件都必须有所保证，例如，计算机、存储设备、相关档案软件、温湿度控制设备等等。但是，我国有很多高校对于档案管理严重忽略，只重视科研、教学等等。因此导致高校档案管理设备滞后，无论硬件、软件老化非常严重，没有及时的更新。

（四）工作评价体系不够完善。工作评价体系是新时期做好高校档案管理工作非常重要的一个环节。但是目前我国很多高校对于档案管理人员工作评价体系是有缺陷的、是不够完善的。所谓的工作评价体系是指高校用来测评教师、职工工作业绩的一种方式。其评价的指标主要是科研成果、教学水平、论文等等项目，然后进行评定打分，给予奖励。对于高校档案管理人员来说，他们所从事的工作更多是服务于人，如果将档案管理人员与教师职工等等人员放在一个平台进行竞争，这有失公平。为此高校应该补充完善档案管理人员工作评价体系，但是目前来讲很多高校都没有给予足够的重视。

三、解决新时期高校档案管理现代化问题的对策

（一）规范档案管理工作程序，强化领导责任。规范档案管理工作程序，强化领导责任对于提高新时期高校档案管理至关重要。第一，高校领导若想切实地抓好、规范档案管理工作，那么就必须加强与档案管理人员的沟通，只有这样才可以知道当前档案管理的切实问题是什么，然后根据具体的问题，制定相应的工作计划，做相应的管理。第二，要不断多引导、加强档案管理人员的责任心，提高档案管理人员的工作热情，让他们意识到档案管理工作的重要性。第三，高校应该定期的对档案管理人员进行培训，提高其专业素质，培养其基础技能。第四，加强对档案管理的检测、监督力度。

（二）提高档案管理人员素质。提高档案管理人员素质是解决新时期高校档案管理现代化问题最主要环节，因为人员是档案管理的主体，是高校档案工作开展的最主要条件之一。档案管理专业人员的素质要求主要是有档案工作的内容、目的、任务、性质所决定。提高高校档案管理人员的素质，最主要在两个方面，第一，吸纳招聘人才。一定要招聘引进具有档案管理专业知识的人才，以及拥有丰富经验的人才。在人才的引进方面，若想留得住、干得好。那么在环境、政策以及待遇方面就必须有足够的支持。第二，健全分配体系，加强对人员的培训。在工作当中要实施赏罚分明的工作制度。对于优秀的员工要及时鼓励，树立典型。另外，对管理人员要进行定期培训，例如计算机方面、档案软件知识方面等等。

（三）加大资金投入，更新档案管理设备。设备是高校档案管理的基础设施。提高高校档案管理，更新设备是前提。当今是互联网时代，传统的档案管理方式已经慢慢退出历史舞台。如今的档案逐渐向着电子、声像等等方面发展，因此这就要求，在档案管理设备方面，无论是硬件还是软件都必须保证先进性。例如，计算机、档案软件、杀毒软件、数据储存设备等等，因此高校必须要投入足够的资金给予支持。另外，对设备进行定期的检测、维修也至关重要，如果设备出现问题没有及时处理，无论硬件还是软件，很可能造成档案信息丢失，或者泄露等等。

（四）完善工作评价体系。完善工作评价体系，对提高档案管理人员工作积极性，提高档案管理至关重要。对于教师职工来说工作评价体系可以根据科研成果、教学水平来评定。而若想对档案管理人员进行评定，就必须对工作人员进行分类，可以划分为，普通档案管理人员、技术人员等等，对于普通档案管理人员的工作评定可以根据其服务意识、服务态度、网上测评等等方式来进行。对技术人员的工作评定可以以其技术水平考核、工作成果等等方面进行评价，从而完善了档案管理人员的工作评价体系。

四、总结

高校档案是高校当中不可或缺的一部分，它对高校整个发展历程有详细、准确的记录，对于学校的科研、管理、教学、招生等等活动也有非常详细的记录，它是学校各项工作开展的基础，对于加强高校科研教育管理、提高学校教学水平、总结高校建设发展经验起着至关重要的作用。由此可见高校档案的重要性以及参考价值。但是新时期高校档案管理现代化存在着一定问题，必须给予解决。本文从新时期高校档案管理现代化问题出发，再对解决新时期高校档案管理现代化问题的对策进行分析探讨。希望对新时期高校档案管理现代化起到借鉴作用。

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