加强中职学校档案管理工作的几点建议

文/庆阳职业技术学院　张红

加强中职学校档案管理工作的几点建议

文/庆阳职业技术学院张红

【摘要】本文根据多年的档案管理经验提出了加强中职学校档案管理工作的几点建议，希望能够为中职学校做好档案管理工作，提供一些参考。

【关键词】中职学校；档案管理；档案资料

中职学校在发展的过程中，面临着严峻的挑战，为了促进中职学校的健康、平稳发展，必须做好中职学校的档案管理工作，充分发挥档案管理的作用。笔者根据多年的档案管理经验，提出了中职学校档案管理工作的几点建议。

一、对档案管理的机制进行完善

中职学校要做好档案管理工作，首先就要立足于提高学校全体员工对档案工作的认识。学校要组织员工共同学习《中华人民共和国档案法》，对档案管理工作进行系统的了解，加大对档案法律知识的宣传力度。中职学校的领导和全体师生都要认识到档案管理工作对于中职学校的发展有着重要的意义，重视和支持档案管理工作。与此同时，还要将管理机构建立起来，完善档案管理的绩效考核评估机制。中职学校的领导要作为档案管理机构的主要负责人，要求各处室，负责人都要参与档案管理机构。在中职学校的各个科室都要设置兼职档案员，包括团总支、工会、总务处、培训处、招就处、政教处、教务处等等。要将完善的绩效考核评估机制建立起来，对考核指标进行细化，提高其可操作性。对于在档案管理方面达标的部门要进行奖励，对于未达标的部门要进行相应的处罚。从而做到保密有条例、借阅有规定、立卷有标准。

二、做好档案资料的整理和收集工作

中职学校要提高对档案立卷的重视，积极收集学校的各种文件材料和上级发送的文件材料，包括劳动工资、协议书、重要会议材料等单位公务活动材料。在收集这些材料之后，就要按照类别和年度对不同载体和不同门类的材料进行整理和归档。要按照学制年度对学生的学籍表、各科成绩表、学生登记表等档案资料进行立卷。由于学生的档案材料具有较强的周期性，要求档案管理人员要定期对其进行收集和整理，并对立卷进行核实检查。对于教职工的资料则应该建立教师的个人档案，由专人进行管理和保存。要对学校举行的各种重要会议和活动资料进行妥善的收集，例如师生奖惩、观摩、培训、学术交流、采访录像等等。

三、建设和完善档案室硬件

要切实提高中职学校的档案管理水平，就必须做好相应的硬件建设。中职学校不仅要将专门的档案室建立起来，还要为其配备齐全的档案管理设施设备，包括用户终端、通信系统、检索服务系统和数据库管理等等，分类存放和管理各种设备系统。中职学校要建设和完善档案室的硬件，并对其进行妥善的管理，做到防尘、防霉、防潮、防高温、防虫、防光、防盗和防火。与此同时，还要建设档案信息网络，对档案信息进行规范管理，提高档案材料的使用效率。

四、切实提高档案管理的现代化水平

为了适应网络时代的发展，中职学校的档案管理工作也要向信息化、网络化发展。中职学校的领导要认识到档案材料是非常重要的信息资源，将完善的现代化档案运行机制和管理体系建立起来。为了提高档案管理的现代化水平，还要购置现代化的办公设施，包括信息检索终端、存储器、复印机、扫描仪、打印机和传真机。为了提高档案服务的质量，中职学校还要购买档案信息数据程序和软件以及数据库和档案信息的处理系统，将档案工作网络建立起来。

五、对档案人员进行教育和培训，提高档案人员的工作能力

首先，要切实提高档案人员的各方面认识。由于文档管理具有很强的专业性，对于档案管理人员的工作责任感有着较高的要求。因此中职学校必须着力培养档案管理人员的敬业精神和职业道德，要求档案管理人员树立乐于奉献、求真务实的工作态度。与此同时，中职学校还必须加强对档案管理人员的教育和培训，使档案管理人员拥有扎实的专业理论知识，并且具备较高的档案管理水平。要求档案管理人员必须认真学习国家相关的法律法规，包括《档案人员职业道德》《档案法》等等，对自己工作中的责任和义务进行明确。档案管理人员要认识到对档案资料进行收集、鉴定、归档、整理、积累、统计和利用都是自己的职责所在。为了使了档案管人员切实做好本职工作，中职学校还应该建立起完善的档案管理组织领导体系，对档案管理人员的工作进行考核和检查。

其次，要将长效的在职教育管理制度建立起来，为档案馆人员提供更多的在职教育的机会。例如可以参加当地档案局举办的档案人员培训班。要将档案管理人员参加在职教育的情况和成绩作为职称评定的重要依据。并对考核结果进行量化，追究不合格部门科室的责任。中职学校要组织在职档案管理人员系统地学习科技软件、计算机和信息技术。

六、结语

档案管理工作对于中职学校的长期发展有着非常重要的作用，能够收集和保存中职学校发展的过程中的珍贵资料，通过利用档案材料能够总结发展中的经验教训。中职学校要提高对档案管理工作的重视，采取有效的措施来做好档案管理工作。

参考文献：

[1]谢菁.加强职业学校档案管理的具体做法[J].办公室业务,2011(09).

[2]覃小联.浅析职业学校档案管理存在的问题及其对策[J].经营管理者,2012(09).