医院人事档案管理信息化建设

文/枣庄市中医医院　张妍

医院人事档案管理信息化建设

文/枣庄市中医医院张妍

【摘要】人事档案是个人和单位的宝贵财富，特别是对于医疗机构中的专业技术人员而言，个人人事档案不仅仅能反映医院综合医疗水平和科研能力，更能完整记录个人工作情况、业务发展及各种表现，医院人事档案管理的系统化建设就显得尤为重要和迫切。

【关键词】医院；人事档案；信息化

人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。

医院作为医疗机构中最重要的基层部分，其人员构成以专业技术人员为主。卫生专业技术人员在长期的临床医疗实践和科研活动中，因职称晋升、岗位聘任、奖励表彰等材料丰富，个人人事档案不仅仅能反映医院综合医疗水平和科研能力，更能完整记录个人工作情况、业务发展及各种表现，是单位和个人的宝贵财富。

近年来，随着医疗市场的竞争日趋激烈，许多医院扩大规模、添置设备、增加床位、引进新技术和新成果，基础设施建设和外延建设不断加强，同时伴随而来的是人员数量的剧增、类别的复杂化、人员流动大潮涌动，作为综合反映人员情况的人事档案在促进人员合理流动、考察人员基本素质和办理劳动关系中发挥越来越重要的作用。因而，医院人事档案管理的系统化建设就显得尤为重要和迫切。

一、医院人事档案管理现状

（一）职工对个人档案的重视程度不够、存档意识淡薄。有一部分人认为个人档案属于个人私有财物，借各种理由将个人人事档案私自保存甚至涂改调换某些内容；另有一部分人不重视个人材料的完整性，特别是对一些后续材料的补充和归档不重视，造成档案内容不衔接。

（二）大多数医院的人事档案有上级主管部门或人事代理机构负责保管。尚且还没有建立起合理规范的档案管理制度，对一部分现有的规章制度执行不到位，造成个人材料散落在不同部门、归档不及时，甚至出现材料破损、遗失等情况，最终导致个人人事档案缺乏系统性、完整性，时间上缺乏连贯性，无法真实反映本人的实际情况。

（三）缺乏对档案工作的硬件支持。目前大多数档案存放空间狭窄，温度、湿度及布局等都不符合档案保存的要求，甚至威胁到档案材料的安全性。另外，专业技术人员或业务指导人员匮乏，无法有效地规范化开展工作。

以上因素直接导致目前医院人事档案管理混乱、无序，亟须加强信息化建设。

二、人事档案信息化的作用

人事档案信息化的主要内容是建立一个依托纸质材料而成的数据库，其中数据平台的设计和输入途径的规范是重要基础。目前，一些新开发的人事管理软件已经在逐步将工资系统纳入统计范围，并且把身份证号码作为验证身份的依据，这已经是走上了人事档案信息化的道路，随着平台的完善和信息含量的扩大，不仅能够提高工作效率还能避免人工操作中出现的计算错误、材料遗失等问题。

三、人事档案信息化建设的措施

（一）提高档案专业技术人员业务水平和综合素质。档案管理人员的素质和业务能力直接影响档案管理工作的整体水平，要做好新形势下人事档案管理信息化工作，首先要提升档案管理人员的业务水平。当下，医院人事档案管理人员大多是身兼数职，无法专门从事这一工作，要安排专业人员从事档案管理工作，并定期派送人员到专业单位学习新鲜的管理知识，及时根据工作需要来调整档案管理方向。特别是在信息化潮流下，熟悉并掌握新技术、新设备是专业档案管理人员必备素质之一。另外，良好的政治素质和高度的责任心是做好人事档案信息化管理工作的关键。人事档案是单位和个人的重要财富，乃至涉及到重要机密，所以，作为专业的档案管理者必须具有高度的责任心、事业心以及缜密的鉴别能力。

（二）配置相应的设备是人事档案信息化建设的重要基础。加快人事档案信息化建设步伐不能仅仅依靠管理人员管理理念和技术的更新，同时还需要给予相应设备、器械和工具的投入。现今，随着医院人员规模的扩大和人员简历的复杂化，人事档案管理工作面临前所未有的挑战，庞大的信息量使得信息的搜集、整理、归档、查阅等都需要实现信息化，需要工作人员借助大数据平台硬件设施来提高工作效率。为此，需要购置一些诸如电脑、打印机、复印机、扫描设备等现代化办公设备，充分发挥现代技术和设备在档案管理中的作用，加快人事档案管理信息化建设步伐。

（三）严格制度管理。人事档案因其特殊性，在整理、保管过程中一定要确保安全，因此，必须建立严格的管理制度。在目前的档案管理工作中，往往是将制度束之高阁，仅以方便工作或是人为因素来管理，制度规定已然成为一种形式。在加快人事档案信息化建设的同时，制度建设和规章制度完善必须实现配套。一是要充分重视网络安全和电子数据安全，制定必要的安全措施保障电子材料及数据的完整性和安全性；二是根据实际工作需要建设相对完善的数据库，规范业务流程、技术程序及工作细节；三是制定统一的管理标准，对于档案整理这一繁琐的工作，统一的标准不仅可以使档案材料整齐规范，也可减少后续查阅、检索过程中的工作量，提升工作效率。

随着社会的发展，个人对人事档案认知度及重视度的增加，人事档案管理工作已经进入了一个新的发展阶段，加强人事档案管理信息化建设是社会发展的要求，只有不断创新、谨慎工作，才能真正发挥档案材料在实施决策活动时的指导、规范和监督作用。

参考文献：

[1]陈兆娱.档案管理学[M].人民大学出版社,1980.

[2]郭洪敏.档案信息管理系统建设应注意的几个问题[J].江苏档案,2010.

[3]刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考[J].科技创新导报,2011.