刍议高校办公室文书档案管理工作

文/陕西杨凌职业技术学院　黎乃宁

刍议高校办公室文书档案管理工作

文/陕西杨凌职业技术学院黎乃宁

【摘要】随着办学事业的发展，档案已经成为高校事业发展的历史鉴证和助推动力，办公室文书档案是高校档案的重要组成部分，其重要性也日渐凸显。本文首先分析、阐述办公室文书档案的重要性和办公室文书档案管理的特点，最后在分析的基础上提出自己的几点拙见，希望能够促进办公室档案管理的进一步完善。

【关键词】办公室；文书档案；收集；整理

高校档案管理工作是高校在其管理、教学、科研和其他重要活动中所形成的对以文字、图表、影音、实物等为载体的材料进行收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用的系统活动。高校档案是学校发展历史真实客观的记载，不但记录了学校重大事件和重要问题的处理过程，同时也反映了管理规范及决策的实施和成果等。

一、高校办公室文书档案管理的重要性

文书档案是原始档案资料的主要存在形式，其管理质量直接关系和影响到档案的整体质量，所以文书档案管理是衡量高校档案管理水平的重要指标。

高校办公室的文书档案在整个文书档案中占有重要地位。办公室的文书档案是学校对内工作安排，对上总结汇报，对外交流合作的各种材料和文件的汇集点，涉及范围广，种类多，数量大，所以只有严格规范办公室文书档案的管理标准，才能提高文书档案的收集、归档质量和利用效率，为学校各项事业的发展提供材料支撑和有效利用。

二、高校办公室文书档案管理的特点分析

高校办公室作为学校的核心部门，起着日常业务办理、文件收发、信息传达和多方沟通协调的作用。工作涉及范围广，对上对下、对内对外都有直接的业务关系，档案生成量大；同时办公室日常工作量大，现在高校办公室多由文书工作者兼职负责档案管理，面对繁重的工作，档案收集往往被迫轻视。办公室文书人员不但要负责文件的收发、文字综合，还包括信息宣传、后勤保障等工作,所以投入到档案管理上的精力将十分有限，于是办公室文书档案管理又往往具有以下几个方面的特点：

（一）内容丰富，形式多样，立卷困难。办公室文书档案能够全面记录学校的工作。可涉及党群建设、行政管理、教学科研、后勤、财务等多个方面，不仅包括单位内部印发的各类红头文件，还包括接收上级单位的各类文件，相关单位的函件，另外还有党委、行政会议记录、纪要，各类协议、合同、责任书等，另外还有一些台账外的资料如领导讲话、致辞、报告、重要活动安排、记录和领导外出带回的会议资料等都形成内容极为丰富的档案资料。

伴随着现代科技的发展，资料的形式已具有多元化的倾向，单纯的文字、纸张记载已不能适应当下的信息化时代，电子文档、照片、录音、录像和其他特殊档案载体已经成为档案的普遍存在形式。

公文立卷归档既是文书工作的最后环节,也是档案工作的开始环节,并成为这两项工作真正意义上的衔接点。但是，因为台账外档案繁多，临时性档案的实效性，现代档案存在形式的多样，兼职档案员专业知识的缺乏，必然造成办公室文书档案管理中分类、立卷工作的困难。

（二）档案的形成过程、收集过程和利用过程交错杂糅。办公室文书档案的收集工作是在文书工作的基础上对有保存和利用价值的资料进行甄别筛选、整理、统计、立卷和归档，并定期向档案部门移交。

办公室文书档案的特殊性就在于档案的形成、收集和利用过程交错杂糅。办公室文书工作包括文件的接收、登记、传阅、督办以及文件办理完毕后的收集、整理，这个工作的全过程就是文书档案的形成过程。

文书档案的形成过程和收集过程时常伴随着档案的利用。在文件办理、事件处理的过程中有些材料需要反复查找利用，有些决策的形成常常需要刚刚收集、立卷的文件来作为支撑和依据，这样档案利用的过程就和收集的过程交错在一起了，这给文书人员增加了相当的工作量，但却往往是被领导和其他人忽视的部分，很难计入工作量。

（三）纸质资料和电子资料并存下的收集和归档。近年来,伴随着科技的发展,各高校的办公自动化程度不断提高。计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、录音笔等电子产品迅速普及,这场技术革新，一方面极大地提高了工作效率，另一方面在新技术下所形成的新的资料载体对传统的归档立卷方式提出了新的挑战和要求。然而，目前大多高校办公室文书档案归档存在着两种倾向:一是只存文字性资料而不存电子文档,不利于重要文件档案的保存。另一种则相反,对电子资料只存电子文档,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另外,对于电子资料的保存，有些高校在登记、编号、盖章等手续上还不够完善，不利于掌握和使用。

三、关于提高高校文书档案管理质量和效率的几点思考及建议

通过对高校办公室文书档案管理工作特点的分析，不但认识到档案管理的重要意义，同时也看到其间存在的一些问题。笔者结合自己的工作实践提出一些建议和措施。

（一）提高高校办公室文书档案管理工作的地位。想要做好办公室文书档案的管理工作，主管领导要给予高度重视。首先，为档案管理工作提供一定的物质条件，如资料室、文件柜等，保证档案能够分类存放，以便查找。其次，配备充足的人员，并为从业者提供良好的学习和培训机会，学习掌握不断更新的档案管理技术。

（二）建立完善的高校办公室文书档案收集和管理制度。建立完善的高校办公室文书档案管理制度，首先，档案人员要能够根据档案的保存价值和意义甄别筛选出有价值的资料，进一步明确文书档案收集的范围、时间及保管期限，确保档案收集、整理和归档工作的有序进行。另外，档案的归档期限也需要做出明确规定，一般要求办公室的文书档案要在档案形成后，来年的第一季度完成归档，并移交档案馆进行统一集中保管。

另外，为了保证档案的整体质量，我们对文书档案的规范要有明确的要求，首先严格执行公文的行文规则，有效办理签发手续，禁止发无效、无用的文件。其次，要严格按照公文的行文标准，选择纸型，设置页面尺寸、字体字号、装订等技术指标。

（三）建立可持续发展的档案人才队伍。当前，部分高校办公室文书档案管理工作依然由秘书兼任，没有相关专业背景，一是对档案管理工作的重要性和历史使命没有清楚的认识。二是关于归档的基本专业知识不到位。三是对日益更新的信息技术在档案工作中的运用知之甚少。

一方面，办公室档案文书管理工作与办公室其他业务直接相关，影响着整个办公室的工作效率和质量，另一方面，由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，存在一定的管理难度。所以建立一支可持续发展的办公室档案人才队伍，是高校办公室的一项重要工作。

首先，要对兼职档案人员进行基本的岗前培训和定期的业务培训，鼓励档案管理人员参加相应的省（市）档案局的有关档案管理培训。另外,档案管理人员要坚持可持续的学习观念，始终保持对新知识学习的积极性和主动性,掌握提高计算机和现代网络技术的应用能力,努力适应社会发展的需要。

（四）建设信息化的档案管理网络。在计算机和网络技术迅速发展的现代社会，高校已逐步实现办公自动化，伴随而来的是大量电子文档的出现，这些资料的归档，就需要借助现代化的管理平台。建立一个可以和校园其他信息管理系统共享的现代化电子档案管理平台，对其进行各级访问权限设置，这样不仅使高校的文书档案管理工作纳入了整个校园信息管理系统中，还使得文件的归档和查阅、利用变得更加方便快捷。

另外，方便、快捷、高效的电子化系统，也将引导从业者理念和思维的更新，更快的从传统归档和电子化归档的矛盾中解脱，接受新的事物，做好档案的归类工作。

高校文书档案是高校教学、科研、行政等各项事业发展推进的记录，办公室文书档案的收集与归档是文书档案管理的关键，与文书档案的质量密切相关。所以，我们要进一步研究发现办公室文书档案管理工作中存在的问题和原因，努力提高工作的质量和效率，从而进一步推进和完善办公室文书档案管理工作。

参考文献：

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[4]白宇红.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2012（2）.