有关监狱档案信息化管理的问题及其措施探究

文/新疆福海监狱　王慧

有关监狱档案信息化管理的问题及其措施探究

文/新疆福海监狱王慧

【摘要】随着监狱信息化工作的快速发展，信息化管理手段和方式也逐渐进入监狱管理的各个方面。监狱档案作为信息的主要载体之一，其管理工作也会逐渐被信息技术渗透，开始朝着现代信息管理化方面发展，并将档案管理并入监狱管理的整体规划之中，加强监狱系统的档案信息化建设，具有十分重大的现实意义。笔者结合多年从事监狱档案工作的经验，对监狱档案的信息化管理中存在的问题及其措施，谈谈自己的认识和建议。

【关键词】档案；监狱；信息化管理；问题；措施

监狱档案是对国家执法过程的一个详细记录，它能很细致的反映出国家执法机关在人员配置、发展经济、调整布局、教育改造等等方面的工作过程，这些信息资料非常具有保存价值。目前我国的档案信息化管理，在国内各种信息技术的催生之下取得了良好的成绩，但是在促进我国档案发展的同时，也存在不少的漏洞与问题，本文拟从目前存在的这些漏洞以及问题出发，探讨在当前条件下的几个主要的解决措施。

一、当前监狱档案信息化管理中存在的问题

（一）档案信息化管理理念有待提升。档案信息化管理需要依托现在信息技术，以现代信息技术为手段，对传统档案信息文件进行管理，但由于现代信息网络技术以及网络管理方式与传统的档案信息管理存在的差异性，导致这两种管理方式也存在很大的差别，监狱从事档案管理的工作人员，大多数都是兼职人员，没有经过专职的培训，导致很多的档案管理人员在初开始着手此项工作时，无法快速的适应以及应用，或多或少给工作造成了一定的麻烦。再加之传统档案管理工作的束缚，对信息管理存在一定的抵触心理，便无法真正地认识到信息管理系统对于档案管理的重要性，一定程度上阻碍了档案信息化管理工作的顺利展开。

（二）档案信息化管理安全性和规范性有待完善。首先是安全性。档案信息资料在管理时安全性是第一首先需要保障的，但利用现代计算机保存档案资料，计算机系统、硬盘安全问题，以及网络存在的各种风险问题，一定程度上都对档案信息的安全问题带来了风险。再加上档案信息管理工作人员安全意识匮乏，更是让档案信息安全岌岌可危。

其次是规范性。档案种类的纷杂多变给档案的管理工作带来了很多的困难，我国目前在这一方面并没有做出统一的规定，档案形式多种多样，而监狱系统各单位都有自己一套的资料归档方法，管理标准以及形式等都不一致，这便给管理工作带来了极大的困难，严重影响了档案信息化的管理效率。

（三）档案信息化管理技术有待提高。档案信息一直都是资料信息的第一手来源，确保其长期有效性是档案管理工作的首要前提。在档案管理工作逐渐信息化之后，这一要求便对计算机以及档案存在主体提出了新的挑战，档案存储载体的稳定性，硬件平台运作的长效性等，都是目前我们面临的技术性问题。

三、档案信息化管理水平提升措施

（一）管理者管理理念的升级。档案管理无论是传统的管理方法还是现在逐渐推进的信息技术化管理，操作运行主体都是人，因此加强管理人员的网络意识，帮助档案管理人员重塑信息化管理理念，提高监狱档案人员的整体素质，是我们推进档案信息管理工作的首要前提，否则，无论多么科学的信息化管理机制都无法有效地运行开来。具体来说主要有以下几点的操作方法，组织管理人员赴外学习；开展监狱系统的监狱工作交流会；聘请专家前来讲座；组织档案信息化管理相关活动或者竞赛等等，从这些方面入手，从根本上提高档案管理人员的管理理念。

（二）安全性和规范性的完善。安全性对于监狱档案管理来说至关重要，因此，监狱档案管理人员更应该树立起牢固的档案安全意识，在这里我们需要重点强调一下网络完全意识。网络完全是保障档案信息化管理的基本条件，除了基本的意识建立，还有就是技术层面的突破。同时为了确保文件安全，还应该根据档案性质建立文件安全管理机制，以对文件的流转过程进行监督跟踪，准确把握文件的形成，确保文件安全。要按照信息安全、管理职责以及设备管理等因素，对电子信息管理系统的操作件功能上进行科学严谨的设计，并结合口令管理等新兴的技术手段提高认定的精确度，确保档案信息的安全性能。

（三）加强档案信息化管理的标准性。档案信息化标准性主要包括两个方面，一是档案管理规范的标准化，另一个则主要是指具体操作工作的规范化。管理规范可以进一步完善档案管理，使档案管理工作有条例可以依，使整个工作可以有条理，有顺序地进行。管理操作流程的规范，可以使工作不至于因为交接、人员流动等外部原因出现断层，从而保证档案的信息管理的安全性与可靠性，确保档案信息化管理的有效性与质量性。因此，在实际工作中务必要建立并完善工作机制，根据工作机制进行管理工作，务求档案信息化管理工作的高效高量。

（四）软硬件技术水平提高。档案信息化管理离不开优良的信息技术的支撑。首先是最基本的硬件设备。稳定、安全、可靠的机器硬件设备可以从源头上帮助我们为档案信息管理提供一层基本保障。其次是软件操作系统，根据档案的类型与式样，建立科学规范的软件操作系统。当然在建立这一操作系统时我们需要适时考虑一下硬件设备与软件程序的契合度，以保证整个操作系统可以效率运行。最后是机器与软件的维护与更新。档案系统并非固态形式，其跟随外部环境的变化一直处于一种动态之中，因此需要定期对其进行必要的维护与更新，使档案信息管理系统可以处于最佳状态，从而发挥最大运行效率。

档案的信息化管理是现代信息技术时代的必然趋势，在档案管理由传统向现代过渡的过程中，问题与缺陷必可避免，但只要谨慎对待便可以即日突破，借助现代技术手段加快监狱档案管理工作的信息化步伐，充分发挥好监狱的自身优势，确保监狱档案信息化发展。

参考文献：

[1]曾志敏.浅谈档案的信息化管理[J].办公室业务,2013年19期.

[2]许惠玮.论档案信息化系统存在的问题与对策[J].办公室业务,2014 年03期.

[3]刘艺凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技, 2011年02期.

[4]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案, 2014年01期.