人事档案整理的重要性

代慧敏

摘 要：档案整理作为档案管理工作中的关键一环，在社会经济与科技快速发展的今天，如何跟上时代的脚步，是需要认真思考的问题。本文分析了当前档案整理工作中的不足，并对改进方法提出了几点建议。

关键词：人事档案；整理；重要性

档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。

人事档案是组织人事等有关部门按照国家的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案的整理，在整个档案中占非常重要的地位，如果整理的不规范，会给高校教育发展以及档案的开发和利用带来诸多方面的影响。因此，整理好人事档案应做到：科学、真实、完整、规范。

人事档案整理的具体步骤：一是检查核对材料，对己归档的材料进行认真核实。二是归类排序，按照档案工作条例，干部人事档案正本由十类材料构成。三是技术加工，为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱等不合归档要求的材料，在不损害文字内容，保持档案历史原貌的前提下，区别情况，对其外在形式进行技术处理。四是粘贴类角、编号，便于查找，给每类材料贴一个类角，不再使用隔页纸。五是目录登记，在干部人事档案材料经过排列和加工之后，按照固定的栏目和要求逐份记载在目录表上的工作。六是装订成册，经过鉴别、分类、排列、登记目录和技术加工之后的档案材料装订成卷。七是复查验收，档案专业知识比较全面的人员，对整理好的档案进行一次全面系统的技术验收。实践证明，人事档案的整理应采用活页式装订方法好。

一、便于保管、保护

人事档案整理完成后，还要采用专门的保管、保护措施，是一个很重要的环节，维护人事档案的完整与安全，使人事档案能够长久地为社会提供服务。一味地追求方便利用，而忽视对档案资料的保管和保护，造成档案原始资料的损害。就会给国家、教育和教育工作者带来不利，如何保管和保护好人事档案，应将档案资料集中库房保管，不能分散和随便存放，同时将档案进行编号登记，有序排列，科学存放；对收进、转出、查阅、借用都要进行登记，并检查核对，然后入档、入柜，避免积压，对于保持库房的整洁卫生，合理布局，摆放整齐也非常重要。灰尘是档案保管的大敌，它不仅腐蚀污染档案，还是有害昆虫和微生物的传播体，经常打扫库房，就可以避免灰尘对档案的危害。温湿度过高或忽高忽低，会使档案纸张膨胀或收缩，使档案纸张中有害杂和非纤维成分加速变质和腐蚀，使档案材料的字迹逐渐模糊和褪色。因此，我们管档人员要有较强的事业心和责任感认真负责地做好这项工作。

二、便于保密、查阅

保管人事档案工作总的目的，就是开发档案信息源，提供人事档案，为组织人事工作及教学工作服务，所进行的收集、鉴别、整理、保管等环节的一系列基础性工作，都是以提供利用为目标的，如果不提供利用，基础工作就失去了意义。没有人事档案的利用，高校对高层次人才的培养也就不可能实现。从某种意义上说，人事档案整理就是为了更好的开发和利用。因此，人事档案整理后既便于工作，又要确保安全保密。对于已整理好的档案按照制度，涉及到当事人入党、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件可查阅本人档案，了解人事档案有关情况时，确因工作需要，经领导同意，可提供有关部分，无关的部分可以不予提供，以利于保密。人事档案是组织、人事部门集中统一保管的个人材料。是组织上对个人考核、考察的材料，也有知情人为组织提供的情况。这些材料的内容具有高度的机密性，只能由组织上掌握和使用，不能扩散出去，否则不利于教育工作的开展，不利于安定团结，不利于对教育工作者个人的培养和使用，将会带来极其严重的后果。

在一卷档案内，按照档案的类别分类后，采用活页式的方式进行装订，以提高人事档案的利用率。但对于需要查阅、借阅的档案，应按照查、借阅档案的有关规定，档案管理人员将档案一卷中的某一份取出，进行复制，办理有关手续，进行登记。这样，就保证了人事档案的安全性、保密性、方便性、快捷性。

三、便于提高整档人员的素质

档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作，每一项都有具体的标准和具体的操作规范。如何将杂乱无章的干部人事档案进行科学地分门别类，整理成高质量的卷宗，就要有很强的综合分析问题的能力，只有分析了解人事档案的形成，找出主线，才能有效地保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多的环节都要用文字表达，如拟写标题、档案的目录等等，这些都要求有很高的文字表达能力，用词要准确，表达要清楚，否则档案目录不能准确地反映内容，拟写的档案标题不准确，将会影响档案提供利用。因此，整档人员既要有一定的专业知识，又应具有强烈的事业心和高度的责任感。整理过程中的任何一个环节的疏漏和差错，都会给今后的教学工作带来诸多的隐患，所以，人事档案的整理工作是一项看似简单却很复杂的工作。我们在新形势下，面对高新技术的飞速发展，整档人员必须转变观念，研究新形式下人事档案形成的规律和特点，才能适应信息社会对人事档案工作的需要。

四、便于开发和利用

整理档案的目的是便于开发和利用。如果整理得不合适，就会给档案的开发和利用带来许多困难。整理好的档案装订成卷，经组织审批后办理手续，无论借阅一份还是借阅某一类别的档案，若整卷借出，利用就会受到很大程度上的影响，需等到前者借阅归还后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。实践证明，采用活页式的装订方法，可以根據查、借阅档案人员的需要，提供所需的内容，与查、借阅无关的内容可以不提供。活页式的装订法，还便于综合或专题利用。

五、便于档案统计

人事档案的整理，给档案统计带来了极大的方便。人事档案统计工作的目的是为了让人们了解档案和档案事业的发展现状，并为决策提供事实和经验依据，统计数字的准确性和真实性是统计资料的生命。为此，在人事档案统计中，必须建立、健全原始记录，以保证最终汇总数字的准确、真实。原始记录是第一手材料，包括档案资料的收进、转出、整理、鉴别、保管、利用，也包括档案教育培训、学术交流、科研成果、达标升级等活动，记录的事项具有具体性，它是进行大量观察，取得统计资料和编制统计报表的基础，统计工作才有完整可靠的依据，并在此基础上，还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、汇总。如档案资料的收进、转出、提供利用的人次、卷次、利用者身份、利用的目的，为开展分析研究打下基础，也是保证统计数据准确、及时的一个好方法。坚持做好档案统计分析研究工作，就可以提高人事档案管理人员的理论水平，推动人事档案统计工作向更高的层次迈进。

参考文献：

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[2] 黄世喆. 档案整理：从事由原则到来源原则的演进[J]. 档案学通讯. 2009（02） .

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