浅谈公文收发处理规范化流程

严昀

摘 要：企业公文发布是一个重要的管理内容，代表着企业重大管理信息的传递，起着较重要的沟通作用。但是，笔者看到在一些企业里，由于人员的素质参差不齐，经常闹出一些笑话，公司公文发布单位较多，程序混乱，有的为生产部门，有的为办公室，格式各异，五花八门，甚至有的内容不清晰，看了让人一头雾水，摸不着头脑。本文主要通过简述公文收发处理流程，设立严格的审核过程，会签程序、审批签发程序，提出了一些相应的注意事项，同时对如何规范行政公文写作，也提出了一些个人的观点。

关键词：公文处理；程序；管理

公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。公文处理工作时效性强、环节多、责任大，没有一套规范化的操作规程，就无法抓住重要环节，无法做到环环相扣，也就谈不上公文的高效运转。如何提高机关公文办理效率，以适应新形势的需要，关键是加强文件在每个环节及各个环节间的运转管理。

1 公文收发管理

1.1 收文处理程序 收文处理的一般程序为：签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办、处理办毕公文等。

①签收。凡上级和上级有关部门的公文一律由企业办公室文书签收。急件应当注明签收具体时间。企业领导、部门负责人参加上级会议时带回的公文，需及时转交企业办公室文书签收，不可自行交主要领导处理。②登记。公文签收后，由企业办公室文书逐件拆封核查，按照收文日期、来文机关、发文字号、标题等分类登记、编号。③审核。企业办公室文书对收到的公文要进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则等。④拟办：经审核符合规定的公文，由企业办公室负责人提出拟办意见，送主要领导批办。部门负责人收到的一般业务类公文，需要呈主要领导阅示的，也应由办公室呈送。⑤批办：经主要领导批办过的公文，文书按批办意见，及时转相关领导或部门阅知办理。⑥传阅：公文传阅要以文书人员为中心进行“轮辐式传阅”。即前面的相关领导或部门看完公文后，要送回分公司办公室文书，再由文书人员负责往下传，不能脱离文书人员自行横传，以保证文书人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失和积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，文书人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。⑦承办：相关领导或有关部门（单位）接到企业办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在1个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在2个工作日内办结；确有困难的，应当予以说明。⑧催办：企业办公室负责公文催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。⑨处理办毕公文。公文办结后，要在公文处理单上注明办理情况及结果。

1.2 发文处理程序 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

①拟稿：拟稿部门负责人是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确。引用行政公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写清具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。应当使用国家法定计量单位。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文稿草拟后，拟稿部门要在发文稿纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位，并及时将电子版文稿通过OA平台电子公文系统传给办公室文书人员处理。②审核：由部门草拟的企业行政、党委文稿，经部门负责人核稿签字或电子签名，交企业分管业务负责人审阅会签后，交企业办公室秘书初审，再由企业办公室负责人审核。未经企业办公室审核，不得将草拟的文稿直接交企业主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。③签发：审核后的文稿，由文书送企业主要领导审阅签发。④登记：签发的文稿，由秘书编写发文字号、主题词并在标明份数后建立登记台账。⑤复核：拟稿部门承担校对责任，做出清样后，由文书通知拟稿部门校对，确认无误后在发文稿纸单上校对栏目中签字。凡正式下发的公文中出现错别字、语句不通顺、序号不正确等错误的，拟稿部门承担责任。确保无误后，文书印出公文，并通过协同系统上网发布。对请示、报告、函等公文，不实行网上发布。⑥用印：企业办公室文书负责用印管理，其他人员不得擅自用印。公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。⑦分发：待发公文由文书按照规定具体拣配和封装公文，并以多种方式传递受文者。对请示、报告、函等公文，由文书登记后发文。⑧归档：公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文印成件，由文书负责归档保存。

2 基层单位收文处理

基层单位收文处理一般程序为：签收、登记、签批、贯彻、处理办毕公文等。

①签收：基层单位应设专人兼（专）职公文处理员，对企业内部上传到网站上的文件，务必从下文之日起的1个工作日内处理。②登记：公文签收后，公文处理员要按照收文日期、发文字号、标题、签收人、处理结果等分类，建立收文登记台账。③签批：建立台账后，公文处理员送基层单位负责人签阅。基层单位负责人在文件签收登记表中填写签批意见。④贯彻：文件签批后，按要求填写好文件贯彻登记表，做到传达不及时。⑤处理办毕公文：文件贯彻完毕后，公文处理员要在收文登记台账“处理结果”栏目中认真填写好收文办理情况，并做好公文的归档保存工作。

3 结束语

公文管理工作是企业管理过程中依法行政和进行公务活动的重要工具，公文流程标准化管理是公文发布的严肃性与权威性的保证，是提高传阅效率，收发公文质量，收到的公文件件有著落保证，对企业实施科学决策，强化各项管理，贯彻各项政策法令，互通情况，处理问题，交流经验，传递信息，提高工作效率等都具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]刘民瑛，徐晖.加强公文管理 提高工作效率[J].中国校外教育，2007（08）.

[2]刘静宜.浅谈公文管理[J].东方企业文化，2013（09）.