计算机技术对推进中学档案管理现代化的价值窥见

林彩煌

摘 要：中学档案见证学校的发展、记载着学校的荣誉，有利于提高学校管理水平、梳理学校文化积淀，为校园文化建设提供宝贵的资源，而计算机技术对于推进中学档案管理现代化建设有着重要作用。基于此，本文从计算机技术对推进中学档案管理现代化的价值入手，重点探讨了计算机技术推进中学档案管理现代化的策略构建，以期对促进中学档案管理工作的发展有所帮助。

关键词：计算机技术；档案管理；价值

随着社会的快速发展，计算机技术应用已经步入常态化时期，其对于推进中学档案管理现代化具有积极的价值与意义。因此，在实际的中学档案管理工作当中，如何更好地利用计算机技术，力求管理工作的精益求精和管理效能的持续提升，已经成为摆在中学档案管理工作者面前的现实问题。

1 计算机技术对推进中学档案管理现代化的价值

1. 有助于更新档案管理理念，增强信息管理意识

新时期，在信息化和网络化技术的推动下，社会发展速度日益加快。在中学档案管理领域，随着计算机技术的引进，档案管理将朝着更加高效和便捷的方向发展，且档案管理理念的科学化和创新化也将得以体现。计算机技术的引入，对中学档案管理者提出了新的使命，即中学档案管理的理念要实施更新，要紧跟时代发展步伐，与时代取得同步。在中学档案更新理念过程中，计算机技术有助于增强档案人员信息管理意识水平，积极推进各项工作的顺利开展。从本质来看，这一过程就是中学档案管理工作不断发展的一个创新阶段。一方面是整体的理念趋势发生改变，使得中学档案管理工作朝着信息化的方向全面发展；另一方面则是人员的理念意识发生改变，进而为中学档案管理工作的信息化发展提供人力资源保障，促进此项工作的可持续发展。

2.有助于改进档案管理方式，提升管理科技水平

档案管理是中学教学管理工作中不可缺少的部分，其对于学校的决策者和管理者来说都至关重要。传统人工的方式管理文件档案效率低，保密性差，查找、更新和维护困难。近年来，随着中学合并、规模扩大的步伐日益加快，传统的档案管理方式已经无法满足现阶段学校教学、管理的要求。因此，在档案管理工作中，引入计算机技术十分具有必要性。计算机技术的引入，有助于改进档案管理方式，提升管理科技水平。传统档案管理以纸质化方式为主，而利用计算机技术则可以做好存量档案的数字化转换工作。相对于传统档案管理需要大量场地和空间而言，数字化后的档案管理工作对于空间和场地的要求降低，无疑将提升档案管理工作的实用性，使整体的档案管理工作能够逐渐实现专业化和技术化。

3.有助于加快档案管理速率，促进档案体系建设

传统的中学档案信息管理完全依靠于档案管理人员的手工操作，过程冗杂繁琐，管理难度大，浪费了大量的人力物力资源。而加快中学档案管理速率，是当前中学迅速发展帶给档案管理工作的一个课题内容。只有加快中学档案管理速率，才能促进中学档案管理体系的进一步完善构建，实现中学档案管理工作的新发展。因此，从管理速率提升角度来看，现阶段引入计算机技术，实施的数字化、信息化改造，可大大提高档案管理的效率，并对促进中学档案体系建设具有积极的价值与作用。档案体系建设是一个长期和持续的过程，需要档案工作者不断去探索和实践，通过落实科学化管理理念，在确保效率的基础上，真正实现体系构建，进而使档案管理工作取得新实效。

2 计算机技术推进中学档案管理现代化的策略构建

1.依托计算机技术改进中学档案管理理念，注重档案人才的培养

要想提高中学档案管理的效率，使这项工作能够得到科学发展，必须转变档案管理理念，提高思想意识，充分认识到档案管理工作的重要性，注重档案人才的培养。依托计算机技术，可从以下几方面提高档案管理人员的业务素质，构筑一支高效率的档案管理队伍。一是，校领导要顺应计算机时代的思维，高度重视档案人才队伍的建设。成立档案建设工作领导小组，并将档案建设工作纳入校委会工作计划和目标管理中。同时，建立档案建设工作网络，形成以副校长挂帅，档案室具体负责，各部门协助抓的三级档案建设网络。二是，要定期组织专兼职档案员网上学习《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等上级有关的规章制度和档案管理相关知识，及时普及档案法律法规，更新档案管理理念。三是，要依靠网络教程等资源，增强档案管理人员的专业知识水平和计算机操作技术水平，将档案管理人员打造成具有双重知识机构的综合性人才。

2.依托计算机技术改进中学档案管理方式，加快档案数字化建设

在中学档案管理现代化发展过程中，因管理意识、管理技能、管理机制等各类问题的存在，导致档案管理工作依然难以取得预期的发展效果。而计算机技术的普及应用，有利于改进中学档案管理方式，实现档案数字化建设，更好地保存、传输、开发与利用中学档案资料，为学校发展带来更广泛的效益。通过对中学现有档案的数字化处理，既可节约大量的档案存放空间，降低保管管理成本，又可实现档案的快速查阅与利用，实现高效率管理。因此，依托计算机技术改进中学档案管理方式，加快档案数字化建设势在必行。对此，学校应加强对档案管理的硬件投入，为档案室配备专用案柜、电脑、打印和扫描设备，调拨精通电脑及网络人员协助均衡发展档案管理工作。同时，进行档案管理硬件配备时，应注意型号和规格上的统一，以保证设备具有良好的通用性。此外，在档案数字化建设过程中，各类档案检索字节如编号、名称、机密等级、作者以及创建时间等应制定形成统一体例格式。

3.依托计算机技术加快中学档案管理速率，建立档案信息数据库

随着中学档案数量的增多，要想进一步实现档案信息的规范化整合管理，就要加快中学档案管理速率，建立档案信息数据库，使档案查阅工作能够得到质量上的提升。在信息化系统当中，档案的整体信息可以被一览无余，档案使用者不用花费过多时间就能全方位地获取到相应的信息数据。但目前，中学档案管理仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，而完成这一步的关键在于数据库建设。因此，为提升中学档案管理效率，教职员工应掌握档案管理工作常识，明确该项工作重要性，并做好价值化资料的整理分类、汇总收集。同时，中学要把档案管理系统接入到校园网，实现文档“一体化”管理，使之成为数字化校园的一个子系统，不同职能部门在形成数字化档案资料后，可通过校园网快速的转发至档案工作部门，进行汇总整理，形成档案数据库。

3 结论

为进一步强化中学档案建设，中学档案管理工作者必须紧紧依托计算机技术，改进中学档案管理理念、管理方式，加快中学档案管理速率，促进学校档案工作向科学化、规范化、制度化、信息化的方向发展，最终形成完整的档案管理体系，从而更好地为学校的教学、管理服务。

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