保放结合做好档案利用中的保密工作

摘 要：档案信息涉及国家利益和安全，在档案利用中，既要贯彻《档案法》要求，发挥其作用，又要遵守《保密法》规定，保放结合，做好档案利用中的保密工作，真正维护好国家利益。

关键词：档案；利用；保密

档案信息涉及国家利益和安全、社会秩序、个人稳私等内容，档案保密工作也就顯得尤为重要。然而在当今互联网飞速发展的信息时代，如何既能充分发挥各类档案的效能，使其为经济建设服务，又确保不发生失泄密问题，是一个值得思考的课题。

1 保放结合，正确处理好档案利用与保密的关系

档案保密是为了更好的使用，但在传统保密观念影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有这样的顾虑“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢，保险起见，我还是不用了吧”，甚至有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说是一种浪费，档案管理人员的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与使用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学使用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

2 做好档案利用中的监督工作

在档案的利用过程中，做好监督工作是做好保密工作的一个重要措施。加强监督力度，可以及时发现档案利用时的不正当行为，做好档案的保密工作。加强监督力度，提高档案的利用率，保证档案的完整和安全。

（一）做好档案利用制度建设。严格的制度是做好档案管理，确保涉密档案管理有法可依、有章可循，减少杜绝泄密漏洞的重要保障。档案和保密部门要依据《档案法》和《保密法》及保密相关规定，在收集、整理、保管、使用、销毁等各环节建立完善、操作性强的管理制度，使其管理制度化、科学化、规范化。

要建立涉密人员、涉密档案管理制度，档案利用规章制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在档案利用中，确保不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。对于当前档案信息化、数字化的实际情况，要建立完善的涉密电子档案及涉密信息管理系统管理制度，加强计算机、网络、移动存储介质等设备的管理和使用。

要建立对重点涉密人员的责任追究制度，签订保密责任书，从领导到涉密档案管理人员，做到层层负责，用制度管人和约束人。

（二）做好档案利用监督工作。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。一是要严格审批。严格执行提供利用审批制度。不得擅自扩大知悉范围，严禁乱复制、乱摘抄、乱对外提供。二是对复制国家秘密载体要严格控制。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线等习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，挽回损失。

3 做好档案管理队伍建设

档案人员承担着档案的管理利用工作，是档案管理制度的直接执行者，对档案的安全保密负有直接责任，必须具备良好的素质。

一是政治信念。有高度的责任心和敬业精神，过硬的政治素质，恪尽职守，对党忠诚，能自觉抵制各种诱惑；

二是业务能力。熟练掌握档案管理和保密技能，有较强的档案法制意识，熟悉档案法律法规内容；

三是文化素质。有较强的工作能力和敏锐的观察力，善于学习、总结、分析，掌握档案工作规律。主动学习新技术、新科技、熟练掌握涉密载体（档案管理专用计算机、移动硬盘、软盘）的操作技能；

四是纪律素质。严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律。明确保密职责，定期签订保密承诺责任书，严格履行保守国家秘密和工作秘密的义务。维护档案的完整和安全，按章办事，防止失、泄密事故发生，做到不该说的国家秘密不说，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

4 做好档案开放利用中的保密工作

档案在向社会开放利用的同时，应当首先做好相应的保密工作。

（一）建立档案管理新制度。建立划定密期制度，调密通知单制度，涉密档案接收标准制度。

（二）做好档案的审查工作。是档案开放利用前一个重要环节，科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对开放期限内的档案逐件进行审查，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

（三）做好档案的解密工作。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密。要遵循保密法的解密规定。

（四）做好档案开放前的基础准备工作。

1、提高开放档案案卷的内在质量。档案的质量是各项工作的重中之重，档案的齐全率、准确度、规范性直接关系到档案的利用效果。因此要充分利用原有基础，进行系统整理，达到收集齐全、分类科学、组卷合理、编目清楚、排列有序、管理规范的要求。

2、合理编制检索工具。一是基础性检索工具。使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

3、事先准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相、扫描等形式进行复制，搞好档案副本。

新形势下，只有做到保放结合，在档案开放利用的同时，更要做好保密工作，正确处理档案保密与公开的关系，才能使档案资料得到充分利用，更好地为经济建设服务，才能将档案与保密工作都认真落实到位，真正维护好国家和集体的利益。

参考文献

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[2] 薛松.企业档案网络化管理层次的构建与优化分析[J].经营管理者.2014（01）

[3] 田阔. 浅谈信息时代人事档案网络化建设与管理策略[J].黑龙江档案.2013（06）

作者简介

王砚秋（1972-），女，辽宁省海城市，本科，档案副研究馆员，研究方向：档案管理和档案法制。