城建档案管理信息化建设的必要性及意义解析

摘 要：近些年，随着科学信息化的不断的发展，逐渐的在城建档案管理的工作中起到了核心的作用，在現代化城市科学信息化建设城建档案已经是城建档案管理不可分割的一部分，它对城市档案的收集、管理和查询等各个环节都提出了全新的要求，对城建档案数字信息化的加强起到重要的作用，建设，也是这个时代赋予城建档案工作者的全新的使命，本文就从城市建设档案进行分析，阐述科学信息化对城建档案建设的必要性及意义。

关键词：档案；信息化建设；必要性

随着我国科学信息化的不断发展中，传统的城建档案模式已经不在符合现代城市的需求，只有引进新的科学理念，是每一个环节都一个新的转变，并且，建立和完善档案信息化资源库，根据城建档案信息化的相关标准，以建设城市网络平台，使具有专业性人才得到了发挥的空间，促进了城建档案信息化的发展，同时，也为城市的经济建设、管理和发展都起到了重要的作用，所以，它的存在是必然的，也具有着重要的意义。

1 城市建设数字化信息化现状

1.1 硬件设施的短缺

城建档案的信息化建档并不是那么一帆风顺的，因为资金和硬件设施方面有着明显的不足，给城市建设档案造成了一定的困难，然而，城建档案的建设要实现高效率的城市数字信息化管理，对先进的硬件设施的要求是必不可少的，这也是对城建档案高效率工作的保障，例如：高配置的电脑、扫描仪和复印机等等，这些都是必不可缺少的条件。另外，城建档案网络平台以及安全防护措施等各个环节的建设也是需要相应的资金作为保障，只有具备这些条件，城建档案才能实现高效率的工作方式，也是促进城市经济发展的前提条件。

1.2 重视程度的较低

我国的城市档案数字化信息建设发展中，并不是沿用到每一城市，城建档案这种高效率的工作在我国一些较大和经济发展较快的城市引起了广泛的关注，在相对于经济发展较慢的城市，城建档案并没有受到广泛的关注，相关部门也没有足够的重视程度，对城市建设档案数字信息化的必要性没有明确的意识，对它的重要性和必要性更是视而不见，这些种种的因素导致数字信息化在建设城市中没有提到工作日程上，使城市的日常建设没有有效的形成一个整体，导致了城市经济的发展较慢，远远不如上海、北京的发展较快的大城市经济。

2 城建档案信息化对城市建设的重要意义

2.1 城建档案建设减少了工作人员的工作量

城建档案数字化信息的建设在一定程度上减少了工作人员的工作量，这样对档案的使用率有所提高，城市建设档案的电子信息字需要利用电脑进行一次记录，便可以演生成不同的目录，这样就能满足不同的工作人员对城市档案使用的需求率，也有利于城市档案信息资源的共享，同时，也打破了传统城市档案的建设给工作人员造成的工作负担，新型的城市档案建设数字信息化的建设，是科学性的理论知识、工作人员多年的工作经验和现代数字信息化的管理技术结合下的产物，它的建立不仅仅给工作人减少了大量的工作负担，也使城市数字信息的查询和管理的等各个方面的工作效率有者大幅度的提升，同时，有利于信息化数据的准确性和可靠性，也促进了城市档案数字信息化的建设进一步加深，更有利于城市在各个方面的发展。

2.2 信息化更简洁、方便

在城市的发展建设中，信息的传输方式也是多种多样的，在传统的城市档案建设工作中，这些信息是需要工作人员依靠手工作业的方式来完成的，这样就是使工作人员在各个环节上的工作量是十分巨大的，并且，对这些相关数据的准确性是无法得到相应的保障，也给查询限定了时间段，但是，在新型的城市档案建设中，是完全依靠科学数字化信息手段的，它是利用计算机的先进技术进行对档案的管理，完全打破了传统手工作业的模式，这不仅仅是给工作人员减轻了大量的工作负担，同时，也有利在信息资源查询上创造了条件，也打破了受到时间的束缚，也有利于相关数据的准确性和可靠性得到了一定程度的保障，对数字信息化资源的使用率有着极大的提升，有利于城市档案建设的进一步发展。

2.3 信息范围全面化

由于传统城建档案的局限性，给城市建设带来很多问题，信息传播的范围也受到了一定程度的限制，在城市建设的不断发展中，这样传统模式的方式在城市中的建设，已经跟不上社会发展的变化，新型城建档案信息化方式不仅仅打破了传统城建档案带来的局限性，以及信息不全面化的问题，也有利于数字信息的全面化，同时，对城市后期的有效建设有着重要的意义，它的出现不仅仅使信息更全面化，有助于帮助工作人员提供了重要的参考资料，同时，更方便工作人员面查询和统计，这样对档案信息管理及利用也是非常有利的，另外，也为城市的建设和科研技术工作带来了全面化、准确的参考资料，对工作效率的提升有着很大的帮助。

3 城建档案数学信息化对城市发展建设的必要性

3.1 有效的提升工作人员的工作效率

城建档案信息化的建立完全打破了传统模式的局限性，它是一种新型的模式，它的建立给查询、管理和数据的准确性统计都工作人员带来了极大的方便。由于城市的发展建设不断加快，工作人员面对文字型的城市档案时，给工作人员的工作造成了极大的工作量，这样就很容易工作人员在工作中出现差错，这样一来，对数据的准确性就造成了一定的阻碍，也使工作人员背负了极大的工作负担，但是，在运用计算机代替工作人员手工工作的方式，有效的记录相关数据实现城建档案信息化的模式，这样不仅仅给工作人员减轻了工作负担，更能有效、快捷的完成城市档案的记录和进行相关数据的处理，同时，也保证了数据的准确性，也使工作人员的工作效率有所提升，方便了工作人员的相关数据的查询，更节省了信息资源的储存空间。

3.2 有效改善了档案管理

随着我国经济的不断发展，在城市档案信息化的建设也也在不断的加强，让相关的管理部门有传统的封闭模式向新型的开放模式的转变，让单一的管理方式可以转化成在管理的基础上，并得到有效的利用，从而对服务和采集都提供了较为方便的方式方法，代替了传统城建档案的复杂、单一的手工工作方式，同时，实现了城建档案数字信息化建设的科学性，也为促进城市经济发展提供了高品质、高效率的服务。

3.3 复杂到简便的工作方式

在传统的城建档案中并不是所有的公司方式都是不可取的，例如：对传统城建档案的检索方式，就可以去其糟粕，取其精华，在原有的优点上面加上新的理念并加以利用，这样做不仅减少人力的浪费，也使工作人员查询的工作简便化，很容易查到工作人员想要的数据，这样也避免了工作人员由于数据太多造成混淆的现象的定发生，相应的保证了数据有准确性，同时，也给国家避免了由于人员太多造成的资金上的负担，也避免了有些工作人员在其位不谋其职的现象发生，更有利于促进城市经济的发展。

4 结束语

在现代社会，信息化经济在不断的发展中，这也促使城市经济的不断发展，所以，这样看来城建档案的建设是非常有必要的，也是成为了建设城市经济的一种趋势，总而言之，城建档案有管部门应该对城建档案信息化引起高度的重视，相关的工作人员也应该紧跟着时代的脚步不断加强自己的专业性，加强城建档案信息化的建设观念，认识它在城市建设中的必要性和意义，为我国城建档案建设事业做出贡献。

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作者简介

吴智元（1984-），男，广西南宁市人，汉族，助理经济师，在职研究生，南宁市城建档案馆。