“知识型”高校数字档案馆建设要求及方案

邱玥

摘 要：知识管理就是将知识视为某种资源加以管理。对“知识管理”的概念可从狭義和广义的不同角度理解。所谓狭义的知识，包括对知识的创造、获取、管理主要是针对知识本身的管理加工、存储、传播、应用和管理；而广义的知识管理不仅包括对知识进行管理而且还包括与知识有关的各种资源和无形资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识管理人员的全过程的管理。本文旨在借助知识管理的理念思考阐述“知识型”高校数字档案馆建设的要求与方案。

关键词：知识型；高校；数字档案馆

1 高校数字档案馆实施目标

高校数字档案馆的目标是通过档案信息化建设进行档案统一、标准、规范管理，利用信息化网络技术，以档案信息资源建设为核心，建立具有管理标准化、服务网络化、安全可靠的数字化档案馆，构建高校行业标准、规范的档案业务管理体系，并为各级领导和管理人员提供决策支持和信息服务，使之成为通贯高校历史，横聚知识精华的行业内示范性数字档案馆。

2 基于知识管理的高校数字档案馆建设要求

高校涉及到行政部门、教学系部、基础研究室等不同部门。为此建立的档案信息服务系统系统要能够覆盖整个高校的处室、及个人，使其建立不同层次的档案知识库，满足档案管理的需求及实现档案的规范化管理，并可满足高校分级管理的目的。

在高校档案信息服务系统建设上，概括起来要满足以下几点要求：

1、档案信息服务集成化。

（1）要实现档案馆内外部知识的集成化。数字档案馆平台要能成为一个综合性的档案信息利用平台。可以针对互联网上与本部门工作有关的热点信息、最新动态、相关政策等信息，设计关键词进行抓取，进入自建档案库，供日常工作参考利用。

（2）是对数字档案馆藏档案信息的知识管理。数字档案馆平台对高校各种档案信息要素进行融合集成，如文书档案、科研档案、教学档案等等，通过集成，形成统一的检索平台、一次性用户认证以及不同系统间的无缝链接，从而建立起完整的、综合的、集成化的档案信息服务平台体系。档案网站信息服务集成能够为档案网站的用户提供快捷、全面、结构化、经济性的档案信息服务。同时保证批量档案信息的快速导入导出。

2、档案信息服务动态化。

档案信息服务动态化，即档案信息服务的更新。数字档案馆平台通过信息服务动态化建设，将用户的信息需求摆在首要地位，充分注重用户的反馈情况，并据此不断调整服务策略与方式。同时，通过建立对用户需求的调查与预测以及与用户的交互，对用户需求做出更加敏捷的反应，形成一个面向用户的动态化档案网站系统。

3、档案信息服务知识化。

档案知识服务强调在分析的基础上对档案资源进行深层的开发和利用，从文献单元深化到知识单元，提供知识服务。数字档案馆平台应利用自己独特的知识能力，通过信息的分析和重组形成符合用户需要的，为用户创造价值的档案知识产品，通过显著提高数字档案信息用户的知识应用和知识创新效率实现其价值增值。

可以在数字档案馆信息管理平台的基础上构建馆内知识管理平台，构架馆内知识管理平台并不是要抛弃原有的信息管理平台另建一套系统，可以充分利用原有的网络平台及建设好的系统，当然需要在原有的平台上增加补充某些功能。

3 基于知识管理的高校数字档案馆建设方案

根据以上要求，系统应具备一下几种功能，从而满足知识管理的要求。

1、系统提供情报搜索的功能，通过定义主题，并根据主题定义其包含关键词信息，系统可以根据主题包含的关键词从互联网上自动搜索相关信息并自动归入到对应主题下，为所有用户的日常业务工作提供素材。

2、系统提供管理信息平台化、全文检索、通用接口以及数据导入导出等功能。通过利用信息化平台功能，管理员可以建立对多种档案类型的管理规则，包括档案类型、报表、档号规则、字段值设置、数据查重等业务规则；通过利用全文检索功能，系统提供统一的检索平台，系统所有用户均可利用该平台完成权限范围内档案信息的检索；通过利用数据导入导出功能，用户可以将系统内的档案信息导出以供其它系统利用，也可以将外部信息导入到系统中；通过利用通用接口功能，任何遵循接口标准的其他系统均可将其归档数据接入到本系统中。通过与用户统一身份认证系统的集成，可以实现与其他系统的单点登录。

3、系统提供在线交流的功能。通过利用该功能，普通用户可以将自己意见和建议及时地反馈给管理员，管理员可以及时地对用户的意见和建议给与答复，并根据用户的意见及时对系统进行改造和提升，以满足广大用户的要求。

4、系统利用数字技术和网络技术，以及档案知识对数字资源进行分类组织，将最新档案信息“推送”到用户面前，开展各种个性化服务，包括的内容有创建个人的收藏夹、保存检索结果和检索历史，创建个人的数据库检索集和电子档案列表，并可定制专题档案资料。

总之，基于知识管理的数字档案馆对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组，知识管理的目的是在档案信息管理的基础上，通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新，提高组织的创新能力、反应能力以及技术技能。知识管理在管理对象、管理方式和技术以及管理目的等方面对档案信息管理予以拓展和深化。

将目前基于信息管理的数字档案馆建设上升到基于知识管理的数字档案馆建设是知识经济的要求，尤其对于大量即将建设的国家数字档案馆来说，直接进行基于知识管理的体系结构建设，可以使其具有先进性，省去信息管理向知识管理转换的环节，同时为社会提供更好的知识服务。