高校档案文化生态系统建构及实践探索

摘 要：构建高校档案文化生态系统是档案文化发展的重要一步，有利于提升档案文化管理的系统化、高效化。本文主要从整体上出发，结合目前檔案文化的现状及相关理论，初步构建了档案文化生态系统，并从目前实践的现状进行归纳陈述。

关键词：档案文化；文化生态系统

1 现状

高校档案文化生态系统意识淡薄，目前高校不仅对档案文化生态系统认识较浅，有些高校在对档案的管理工作都还缺乏足够的认识，其认为档案管理不会给高校或者社会带来直接的社会、经济效应，不应将精力分摊到档案管理工作中，应该主要开展科研与教学工作，导致档案管理工作杂乱无章，管理混乱的局面，没有从管理到整体系统考虑系统的升华过程。

在档案文化生态系统建立过程中，缺少体制与制度的支撑。在档案文化生态系统建设过程中，制度建设尤为重要，但目前尚处在理论探讨的阶段，真正实现档案文化生态系统的建立还需要一个过程，需要制度先行。

设施、人员不健全。档案文化生态系统建立，需要相应的档案管理的设施的支撑，虽然目前高校高速扩充，但是在档案管理方面的投入相对较少，往往被高校所忽视，久而久之，引发了欠账坏账等现象，导致了资金、设施、人力等方面的短缺。尤其是对于已老化的设备，高校往往是能拖则拖，降低使用的成本，导致安全风险。最终形成了高校档案管理的软硬件配备差异较大，有的高校设备齐全应有尽有，有的高校只有几台电脑勉强支撑工作，相关管理人员的配套也很差。

面对档案文化生态系统建立过程中，以及档案管理过程中的问题，使得建立完善的档案文化生态系统尤为重要。

2 高校档案文化生态系统的建立

档案文化生态系统主要构成因素包括人员、设备、信息、以及机制。在这些因素的作用下实现档案信息的产生、集聚、发散、再生、利用一系列的目的，在构建档案文化生态系统的过程中势必要考虑以上问题，本文构建高校档案文化生态系统，主要包含5个子系统，起到基础保障作用的系统：高校档案文化制度系统、高校档案文化遗产抢救系统。核心系统：高校档案文化收集系统、高校档案文化展览系统、高校档案文化编研系统。

高校档案文化制度系统，以档案管理为主题，合理规划整个的系统所用的制度，制定好建设、实施、改进、惩罚、激励机制等，从顶层做好高校档案文化的制度建设。同时力争将高校档案文化制度的建设与高校整体的制度体系相融合，配套发展。从而从整体层面对档案文化系统的建立做好设计，为其他系统的建设做好支撑。

高校档案文化收集系统，收集系统是档案的来源，要采用多渠道构建收集系统，例如对于校友档案的收集，可建立各地校友会，定期对校友档案进行更新维护。档案文化涉及的方面较多，例如诚信档案、校史档案、论文档案等等，种类众多，在系统的涉及上要全面的考虑，最终集成到一个平台上，进行整体的融合，实现互通互联。

高校档案文化编研系统，该系统主要以档案史料为依托，建立纵横交叉的编研体系。以校史档案编研为例，纵向研究以校史正史编撰为核心和主体，以大事记、史志编写和重要人物、重要事件、重要成果、重要时期等系列专题研究为两翼和依托的校史文化编研体系。横向研究以深度挖掘学校档案文化的亮点为目的，以展示展览传播档案文化为手段，编研开发档案文化产品，从而提升学校文化软实力。

高校档案文化展览系统，在档案文化编研的基础上，通过建设校史馆、精品档案展、专题档案展等展览形式，以及开发传播档案文化的相关刊物、展览画册、档案文化礼品等，挖掘高校档案所蕴含的深厚历史文化内涵，突出档案的文化要素，发挥档案认知、教育、审美、体闲等思想功能和社会效用，打造高校档案馆全新的公共文化形象。

高校档案文化抢救系统，通过深入征集、挖掘档案中具有重要价值的文字、实物、声像资料，建立全方位、立体化的档案库，真实、全面地记录档案的全貌，为立体数字档案博物馆提供更为鲜活、多元化档案史料的支撑，这是高校构建整个档案文化生态的源头。

3 高校档案文化生态系统实践探索

我们从理论上提出了高校档案文化生态系统，但在目前大部分高校还局限在档案文化收集系统，其他几个子系统应用实施较少。这里我们结合高校管理现状，主要针对高校档案文化收集系统过程中的确定立档主题、划定档案收集范围、制定档案归档立卷方法、明确分工等几个方面进行实践探索。

确定立档主题，全面的统揽档案全貌，进行分析研究，确立立档的门类，以及相关的题目，合理分类对于后续档案的管理有着事半功倍的效果，制定合理易读的题目对于以后的使用会提供更多的便利。以人物档案建立为例，目前高校在实施过程中，虽然各个时期都有人才，有名人，往往通过先确定哪些是可以第一批建立档案，其他可以后续补充的方式。

划定档案收集范围，档案的资料收集范围应力求全面、系统、详尽，划定合理的档案收集范围能更好节省收集的时间及成本。实施过程中，高校往往针对不同类的档案制定不同的收集范围，比如对于人物档案的收集，要涵盖反映人物经历、学历、身份等内容的生平类材料，人物参加重要学术会议、政治活动、社会活动及工作业务活动过程中形成的活动类材料，以及反映人物在某一领域所取得成绩的成果类材料，包括编辑或著述的学术专著、发表的学术论文、个人绘画、书法、摄影、设计、文学艺术作品等以及省部级以上获奖证书、奖状、纪念章等。

制定档案归档立卷方法，归档立卷方法合理，可以更好的查找、归类，更加有利于系统的使用，以及整体功能的发挥，以人物档案为例，目前人物档案以个人设立全宗，按年度进行分类、编目。立卷的具体方法，主要是依据人物档案构成的特点按内容分类及时间立卷，即从内容上是大的横向分类，每一项横项分类里又按年度纵向分类。卷内文件的排列按文件形成月份的先后顺序，卷内文件排好之后，按件号固定次序，以便于查找利用和保护文件。有些绘画、设计原作的存放由于受条件限制，只可收集作品的照片及底片，然后附到卡纸上，注明作品名称、创作时间、作品尺寸、参展情况、获奖情况等。

明确分工，明确分工做好激励，对于档案文化系统的建设有很大的意义，目前收集档案资料工作量大、涵盖面广、政策性强，仅靠档案馆自身的力量是很难完成的。为此高校往往需要调动各方面的资源。很多高校采取档案馆负责下达任务，技术指导，并做好宣传教育工作提高大家的思想认识，并引以高度重视。各部门领导把收集档案资料作为重要工作安排，各部门兼职档案员负责落实，做到责任到人，并作为年度工作成绩考核的一项内容等方式。

4 总结

本文从理论的角度出发，构建了高校档案文化生态系统，该系统主要从顶层制度建设、核心系统构建、支撑系统的角度进行了搭建。包含5个子系统高校档案文化制度系统、高校档案文化遗产抢救系统、高校档案文化收集系统、高校档案文化展览系统、高校档案文化编研系统。系统的完善性以及适用性还需要在实践中不断检验，进而不断优化。

在高校档案文化生态系统的实践中，虽然本文结合高校现状，仅从档案文化收集系统的几个环节进行了实践分析，有一定的局限性，但能在一定程度上反映了该系统的实践的过程，其他子系统可以借鉴该子系统的实践过程进一步进行实践探索。

参考文献

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[3]戴典芬.运用现代信息技术做好高校档案工作[J].南京农业学报，2011，4（95）

作者简介

郑纪达（1976-），男，汉族，浙江省杭州市人，浙江财经大学档案馆，本科，助理研究员，主要从事档案管理。