如何做好高校基层档案工作

摘 要：本文分析了高校基层档案工作中存在的问题，提出相应的解决方法，以便使档案工作更好地服务于教学科研管理工作。

关键词：档案管理；问题

高校的档案是国家重要的信息资源，真实记载了高校发展的历史过程，是办学历史、办学特色的积淀，是高校管理工作的重要组成部分，也是衡量高校教育质量和管理水平的重要标志。高校基层档案管理工作，是高校档案管理工作的基础和有机组成部分。加强基层档案管理，不断推进档案人才队伍建设和档案信息化建设工作，才能有效地服务高校教学科研管理工作。

1 高校基层档案管理工作中存在的主要问题

高校基层档案管理工作是一项长期、细致和科学的管理工作，基层档案管理工作一般由高校院系办公室承担，档案管理人员相当一部分是兼职。档案管理与日常工作中存在一些问题：

1.1 对档案管理工作的重视程度不够

基层单位缺乏对档案工作重要性的认识，没有充分认识到基层档案管理工作是高等学校档案管理工作的重要基础，同时日常工作中没有把档案管理纳入基层工作统筹管理之中，没有为基层档案管理营造良好的工作环境。机构设置与人员配备不到位，基本上没有专职档案管理人员，兼职档案管理员缺乏必要的档案管理培训和教育且岗位调动频繁。

1.2 档案资料收集中的问题

基层档案收集工作不及时，主要是基层档案管理人员一般都身兼多职、工作繁杂，工作中不能分阶段及时收集相关材料，工作结束后产生的各种文件材料不能及时整理归档，比如在持续时间较长的基建项目和科研项目档案收集工作中，极易出现资料收集不全、遗失等现象。最终基层档案室将收集不完整的归档材料上交高校档案馆（室），久而久之，就会造成高校档案整体残缺不全。基层档案管理人员基本上都不是档案专业出身，再加上有些基层单位没有明确的收集归档范围和要求，在档案收集过程中，往往针对性不强，一些重大活动的声像资料、电子档案往往会被忽略；有些专项活动中其他相关单位形成的通知、计划、决定和报告等材料，有时会收集不全，造成重要资料不能归档。

1.3 档案交接工作中存在的问题

归档材料众多且形式多样，有纸质的、电子的、声像的和实物的，一般纸质材料都有明确的归档管理办法，但对声像档案、电子档案和实物档案的归档管理，基层单位一般没有明确的管理办法或要求。基层档案管理人员缺乏档案管理专业知识，往往在工作中摸索一套自己的档案管理方法，但这不一定适用于下一任管理者，不同的方法，不同的思路，有时会出现同类档案资料归档类别不同，组卷混乱的现象。同时，在档案交接过程中，由于领导对档案工作不重视，监管不严，有时交接手续不全，有时甚至不交接，从而使档案工作出现前后脱节，断档或丢档现象，造成不可挽回的后果。

1.4 档案信息化建设工作滞后

高校办公系统自动化程度较高，计算机及网络技术在日常管理中广泛应用，基本上实现了无纸办公。档案信息化建设的目标主要是利用信息技术提高档案的现代化管理水平，实现档案数字化、网络化管理与服务。但高校基层单位对档案工作整体投入仍然不足，主要是信息化建设的资金投入和相关人才储备不足。目前相当一部分基层档案管理工作仍然采用手工收集加工，不能实现自动检索应用，档案的收集整理和开发利用之间还不能形成良好的循环和互动，高校档案管理整体水平难以从根本上实现提升。

2 如何做好高校基层档案管理工作

2.1 增强档案意识

基层档案专兼职管理人员要牢固树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的理念，不断提高对档案工作重要性的认识。大力加强《档案法》、《高等学校档案管理办法》及档案工作重要性的宣传力度，积极宣传利用档案解决重大问题，并产生较大效益的案例。通过各种形式切实加强基层教职员工的档案意识，切实增强做好新时期档案工作的责任感和使命感，努力创造档案工作的良好氛围，不断推进基层档案工作的可持续发展。

2.2 加强档案队伍建设

基层单位要配齐配全一定数量的专兼职档案工作人员，确保其相对稳定，保证档案工作正常持续开展。采取专家辅导、参观学习等形式，加强对高校基层档案人员的业务培训和经验交流，不断提高其业务素质。对档案工作成绩突出的单位和个人，及时给予表彰和奖励，提高档案工作者的待遇和地位，树立档案工作的荣誉感，保持档案工作可持续发展的人才充足。

2.3 规范档案管理制度

进一步建立健全档案工作的岗位责任制度、档案工作管理制度、档案借查阅制度、立卷归档制度等，强化制度建设。明确电子档案、声像档案、实物档案的管理方法和标准，加大在移交接收档案方面的监管。档案工作要纳入基层单位岗位责任制和年度考核中，严格执行档案管理奖励与处罚制度，确保档案工作发展有一个良好的环境。

2.4 加强档案工作信息化建设

把档案信息化建设纳入高等学校信息化建设总体规划，制定档案信息化建设实施方案，加快推进以计算机网络设备和数据库为核心的档案信息化基础设施建设。加强档案信息网站建设，优化栏目设置，及时更新内容，完善技术支撑，开展网上服务、在线服务、远程服务。建立与国内同类院校档案信息网站的互联互通，最大程度地实现信息资源共享。抓紧做好原有纸质或其他传统载体档案的数字化工作，建立完备的目录信息数据库和功能齐全的档案信息资源数据库，确保数字档案信息格式统一，数据规范。加强信息安全保障系统建设，确保档案信息安全。

参考文献

[1]刘俊.对高校合并后档案管理的思考. 湖北广播电视大学学报，2011.2

[2]周继娥.浅谈基层档案管理工作现状及工作对策. 法制與经济，2011.4

[3]林晓娟.档案管理的信息化建设. 信息技术，2012.7

作者简介

张铁（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警学院维和培训部副教授，主要研究方向：图书馆学。