浅谈事业单位档案管理信息化建设

莫军

摘 要：当前，在信息化技术不断发展的背景下，事业单位实现档案信息化建设有着极为重要的现实意义，面对日益增多的档案，需要在提高档案管理效率与质量的基础上，提高档案的利用率，进而满足当前事业单位发展的实际需求。但是，对于事业单位来讲，如何实现档案管理的信息化建设，以打破传统档案管理模式的束缚，亟待解决。本文首先分析了当前事业单位档案管理所呈现出的问题，其次为事业单位如何实现档案管理信息化建设提出了对策，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；途径

在社会主义市场体制下，事业单位在不断完善自身管理模式的过程中，需要针对档案管理实现完善的信息化建设，以打破传统人工管理下管理效率低的弊端，提高事业单位档案的利用率。但是，从当前我国事业单位档案管理工作的现状看，依旧存在着一系列问题，亟待解决。基于此，为了确保事业单位实现档案管理信息化的完善建设，就需要结合其当前在档案管理上所存在的问题来实现有效的优化与完善。

1 当前事业单位档案管理工作所呈现出的问题

1.1 尚未意识到档案信息化管理的重要性

要想实现档案管理信息化的完善建设，就要求事业单位要针对这一系统性工程进行完善的设计，并要加大资金与人力资源的投入，进而才能够确保充分的发挥出信息化档案管理的作用与价值。但是，从目前事业单位落实档案管理信息化的现状看，大部分单位并没有意识到这一内容的重要性，在实际开展这一工作的过程中，只是单纯的计算机联网的融入来实现，致使整个信息化档案管理过于表面化，无法发挥出应有作用，进而影响到了事业单位整体管理工作的质量与效率。

1.2 相应制度体系不健全

当前，由于事业单位落实档案管理信息化建设的时间较短，并没有针对档案信息化建设制定健全的制度体系，而缺乏完善的制度体系作为保障，整个信息化建设的效率与质量偏低，档案信息化管理系统缺乏完善性。而档案信息化制度体系的不完善还影响到了档案资料的使用率，大体上并没有完全实现档案的信息化管理，由于手工操作与纸质档案形式的存在，无法实现档案信息的自动检索等。

1.3 相应人员能力素质偏低

档案管理信息化系统功能与作用的实现要求实现人机的完善配合，因此，相应的操作人员必须具备与之相应的能力素质，进而才能够满足信息化档案管理系统的操作需求。但是，从目前事业单位现有档案管理人员队伍的现状看，由于缺乏完善的培训，加上现有管理人员自身的专业知识过于陈旧，致使其无法实现对信息化系统的完善应用，同时一些管理人员自身的素质偏低，无法实现对自身的有效约束，进而影响到了信息化系统的应用。

2 事业单位实现档案管理信息化完善建设的途径

2.1 基于信息化档案管理系统的建设以充分认识

在当前企事业单位发展趋势下，事业单位要想从根本上提高自身管理工作的效率，并提高对档案信息资源的利用率，以促进自身的稳健发展，就需要给予档案信息化建设以充分认识。在实际落实这一内容的过程中，要将其融入到日常管理工作之中，本着档案管理的基本原则与要求，做到档案信息化系统的完善建设，并针对信息化系统的实际需求，加大资金与人力资源的投入，确保实现对档案资料的规范化管理。

2.2 建立健全的管理制度体系

为了确保实现档案管理信息化系统的完善建设，需要建立完善的制度体系作为保障，在实际落实的过程中，要以档案信息化管理系统建设需求为出发点，为档案信息化系统的建设指明方向，确保信息化系统的顺利实施。同时，要建立与之相应的管理制度体系，以规范档案管理人员的行为，确保明确落实相应的管理职责，充分发挥出档案管理的作用与价值。

2.3 落实培训工作以提升档案管理人员的能力素质

档案管理人员作为档案管理系统的直接操作者，其自身能力素质的高低直接关系到了信息化系统在档案管理中作用的发挥，因此这就要求要针对当前档案管理队伍所存在的问题，进一步加大对相关人员的培训力度。针对信息化档案管理系统的基本操作等进行培训，提高管理人员的专业能力，同时要加大对管理人员职业素质的培训，规范管理人员的行为，并使其能够承担起自身的职责，确保实现管理工作内容的完善落实。

2.4 要完善信息化系统的软硬件设施

首先，针对软件设施，要结合事业单位档案管理工作的实际内容，采用与之相使用的软件系统，并要确保系统的安全性，在做好档案归档工作的基础上，针对档案信息存储等做好备份，并要安装相应的防病毒软件，确保系统的健康运行。其次，针对硬件设施，基于事业单位档案管理内容较为繁复，要加大对硬件的投入力度，选择大容量的硬盘来实现档案的完善存储，为提高档案信息的利用率奠定基础。

3 总结

综上所述，当前，事业单位在发展的过程中，要给予档案信息化建设以充分重视，要意识到信息化系统的完善建设能够为提高档案资源的使用效率并提高自身的管理质量奠定基础。因此，这就要求事业单位要针对当前自身在构建档案信息化系统过程中所呈现出的问题进行有效解决，在实际落实的过程中，要在提高对档案信息化系统重视程度的基础上，建立完善的制度体系作为保障，并要加大对档案管理人员的培训，强化对信息化系统软硬件的重视程度，进而为充分的发挥出信息化建设在档案管理中的重要作用奠定基础。

参考文献

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014，05：127-128.

[2]吴晓丽.关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].黑龙江档案，2015，04：104.

[3]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013，03：290.