办公室文书日常事务处理技巧

尹秀珍

摘 要：在实际工作中，办公室又是领导的参谋和助手，是单位或部门的“综合信息中心”，办公室文书处理工作就显得尤为重要。公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。它是办公室工作的一项重要任务，是办公室人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象，关系到政府的威信。它对政府各项工作的顺利进展起重要作用。但当前在公文处理中存在一些问题，影响了机关工作效率，给工作带来负面影响。

关键词：办公室文书；事务；处理

随着企业的发展，文书职业特性比以前有了显著的扩展和强化，工作内容中管理比重逐步增加，专业取向更加明确。办公室作为中心综合办事机构，接触人多、信息量大、工作要求高，不管是办文、办事还是办会，必须反应快、行动更快。新情况、新问题层出不穷，新业务、新知识不断增多，要做到提笔能写、开口能讲、遇事能办，而且还要把小事办细、急事办对、难事办好，这些都决定了一名训练有素的文书人员不但要有渊博的知识、精湛的能力和过硬的作风，还要具备良好的职业素养。

1 公文处理中存在的主要问题

1.1 文种误用、乱用

文种误用、乱用，是目前公文写作中的普遍现象。原因是党、人大、国务院三家公文规范不一致。中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）、人大颁发的《人大机关公文处理办法》、国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），不仅在文种类别规定上有所不同，而且对同一文种的解释也不同，这就容易造成公文处理工作的混乱。最常见的是党、政公文不分；表彰性公文中的命令 决定、通报混淆；告知性公文中的公告、通告、通知、公报乱用；任免性公文中的令、决定、通知误用等。

1.2 公文处理不及时

《办法》对公文处理程序和办理时间均有明确规定，但在收文处理中，不能按规定时限处理文件，致使公文处理迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。有些部门对于上级机关交办的领导批示或批办文件，没有建立限时办结制，而是屡催不办；有的拟办意见迟迟不到位，致使文件运转出现问题；有的没有找准政策依据或没有根据实际情况提出办理意见，出现误时误事的现象，给工作带来负面影响。在发文处理中，因某一环节办理不时及，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，也会影响公文效用。

1.3 公文处理程序不严肃

有的单位既要承办外来公文，又要起草下发公文，公文运行多渠道、多头管理也就不足不奇。《办法》规定：“公文南文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”但在办理过程中有些单位不按程序办事，如签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部門向下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权范同越级行文；有的将文件抄送或直送领导个人。如此不按规定处理，致使问题多多：难以形成统一的办文规范和标准；不利于简化程序；不便于明确责任；影响工作质量和效率。例如，公文销毁是一项严肃、缜密的工作 无论采用何种方式，都必须执行二人监销制度，任何人不得私自销毁公文，而一些单位单人销毁的现象却屡屡出现，以致造成重大失密事件，教训是极其深刻的。

2 办公室文书日常事务处理技巧

办公室工作非常重要，文书工作的核心就是为领导服务，这决定了文书工作必须紧跟领导的需要，要高质量地完成岗位职责规定的各项任务，做到在繁忙的工作中不漏事、不误事，要恰如其分地处理各类事务，保证每一个环节、每一道程序都有条不紊、滴水不漏。

2.1 会熟练地使用和操作办公自动化系统

运用中油办公自动化系统，熟练地接收邮件和处理公文，并能分门别类建立已发邮件记录、打开邮件记录、公司收文记录和公司公文记录等多种文件夹来管理工作中处理的各种文件信息，使工作从杂乱无序走向规范有序，增加处理网上工作的计划性和条理性，提高工作效率。比如要通知单位近2O个部室几点开会，通过往各部室发邮件及查看他们的打开邮件记录，就知道在开会前哪个部室没接到通知，如果没接到再打电话，另行通知，极大地减少了工作强度，更加方便、快捷、高效。

2.2 及时处理公司的邮件和公文

随时点击机器查看是否有新进来的邮件和公文，及时发现来文，及时处理来文，不压活，使领导和各部室能在第一时间掌握公司的指令性信息，及时完成公司的工作安排。

2.3 采取备忘提醒法

文书工作非常琐碎，从接听电话、接待来访、会议安排、处理文件、资料档案管理，到承办领导交办的各类事情很容易出错，因此在工作中我采取备忘提醒法。就是在我收发文件用的电脑桌面上总是放一个自己装订的小本本，随时把从公司收文中的重要通知，记录在本本上；把领导交办的事务记录在本本上；把接听电话的内容记录在本本上，按轻重缓急的原则，优先处理重要的急事，暂缓处理一般性或不急的传阅文件，这样可避免因琐事而频繁地打搅领导。有时接到让领导参加的会议通知是十几天后才开会，这样，虽然已经通知了领导，但由于领导工作繁忙难免会忘记了，我通过小本本上的记录就可查看到多少号领导要开会已加了重点提醒的记录，及时的再次提醒领导，使领导能准时参加会议。

2.4 办公室工作要严谨细致

办公室日复一日重复性、程序性的工作容易使人疲劳懈怠，出现差错。因此在工作中要牢记“办公室工作无小事” 的道理，做任何事情之前，最好把每个环节以及可能遇到的各种情况和问题想清楚，在脑子里“过电影”，尽量做到考虑周全，心中有数。对容易出错和犯过错误的地方要及时总结，吸取教训，避免再犯。比如，由于打印机和复印机卡纸、夹纸等原因，在打印领导讲话稿或复印会议材料的时候，出现夹页、串页、缺页或装订错误，结果忙了半天却因为这个小差错而使工作成效大打折扣。我们常说“细节决定成败”，可见能在繁杂的工作中不出错也是一种能力和水平。

2.5 文字表达能力是办公室文书所应具备的能力之一

如果没有这个能力，起码不是一个合格的文书。比如有一个通知，让你发出去，你必须具备这个能力把通知中的时间、地点、要求交待清楚明白。因此，会写机关公文、总结材料、会议记录等等，是办公室文书的基本技能。

总之，公文处理工作是一项多层次、多环节的系统工作，要优质高效地做好这项工作，不论是部门领导还是办公室人员都要时刻保持高度的责任感、使命感，不断提高自身的政治修养和专业素养，自觉按公文处理程序办事，严格执行考核制度，把好公文处理中的每一关，以确保公文处理工作正常、有序、高效的运行。