事业单位照片档案管理现状及发展趋势分析

梁爱荣

摘 要：随着信息技术的快速发展，照片这种新型的记录信息的工具已经渗透到了社会活动的各个角落里，所以档案的存储形式也在潜移默化的发生着影响，原先普遍的纸质档案逐步被照片档案取代，本文对事业单位照片档案的管理现状进行了分析，提出了笔者自己对事业单位照片档案管理的一些建议，并对事业单位照片档案发展趋势做了简单的分析。

关键词：照片档案；管理现状；发展趋势

照片档案以静止的摄影影像来反映事业单位发生的历史事件，与纸质档案相比较，照片档案更直观明了，在其发展的同时，它在收集、归档整理、保管的环节也存在着一定的问题，对照片档案进行有效地管理影响着照片档案的价值。

1 事业单位照片档案管理存在的问题

照片档案是国家机关组织和个人用来明确详细记录过去发生的活动事项等的一种普遍手段，但是现在事业单位照片档案管理存在着规章制度不健全、收集难度大、整理不规范和保管要求不到位的问题。

1、规章制度不健全

照片是一种新型的记录信息的手段，它有效的弥补了纸质记录在还原历史场景与人物面貌上存在的不足，但是现在我国的大部分事业单位并未认识到照片档案管理的重要性，尽管一些单位存在着照片档案管理制度，但是其制度的完善性和执行力度却让人不敢恭维。更有一些单位连基本的照片档案管理条例都没有，相关的工作人员工作缺乏积极性与严谨认真的态度，在对照片档案进行归档处理时，未按照档案的时间、类别等管理条件进行严格分类归档，且档案部门缺乏有力的管理与监督，应明确档案管理人员的工作内容与职责范围，建立相关的管理机制。

2、收集难度大

照片档案的收集缺乏一定的约束力，照片档案管理制度要求各个承办负责部门在拍摄工作完成后，首先应及时地对照片和底片及照片说明进行归纳整理，然后根据整理情况填写一份详细的移交清单，最后在一个月内将整理好的照片档案移交到本行档案室集中进行管理。一方面，由于工作职务安排的问题，许多照片的拍摄者并不是档案部的人员，致使有些摄影者未能按照照片档案管理的有关要求进行拍摄和整理移交，档案部难以对其进行很好的约束监督，最终因为工作人员职务调动而使得照片收集不全，不利于照片的长期保存和以后的查档利用。另一方面，机关档案对照片档案收集的重视度没有对文书档案的重视度高，在对照片档案进行收集时工作不够细致深入，且一般机关的档案工作人员很少外出参加机关的活动，所以很容易忽视对照片的收集。

3、整理不规范

机关照片档案并不属于文书档案，它也是一个专门档案，自然而然它在整理方法上应该与文书档案有所区别，《照片档案管理规范》中规定移交归档的照片档案应同时包含有底片、照片和文字说明才算完整。从事机关照片档案管理的工作人员若不熟知照片档案的整理方法与注意事项，就会出现照片与底片对应不起来、照片没有文字说明或者说明不详细未按照照片档案六要素：时间、地点、人物、背景、拍摄者信息和事因进行详细的填写等问题。另外，随着科学技术的快速发展，数码相机的应用也越来越广泛，有些机关部门的工作人员将数码照片刻录到光盘中直接移交到档案部门进行存档，出现了传统照片档案和现代数字档案两种载体共同装订保存的不科学保管现象，影响照片档案的严谨性与完整性，降低日后照片档案的利用价值。

4、保管环境差

《照片档案管理规范》中要求照片档案应包括照片、底片、文字说明，并对其分别进行归类存档，电子照片存档后应做硬盘备份。部分事业单位的档案部门不具备专放档案的恒温恒湿并防磁的设备，大都直接将档案放在普通文书柜中，时间久了一些纸质照片因为返潮而变黄褪色，久而久之发生霉变，最后失去了其保存价值。另外，一些电子照片都没有冲印纸质照片，或者没有硬盘备份，直接将其存放在电脑中，如果电脑发生问题，则存放在里面的所有照片档案都会丢失无法恢复。

2 照片档案管理措施

1、完善照片档案管理制度

制定完善的照片档案管理制度，加强对照片档案管理工作重要性的宣传，提高事业单位照片档案管理人员对照片档案管理工作重要性的认识，使其熟知照片档案管理工作的目的与方法，加强对照片档案管理工作人员的指导与监督，制定相应的工作奖励制度以提高照片档案管理工作人员的工作积极性与自觉性，照片档案管理工作人员要注意关注单位里各个部门举办的各种活动，与照片拍摄者做好沟通交流并密切合作，及时做好照片的收集工作，确保照片档案的完整性。

2、明确照片归档范围

档案部门应不时地对照片档案管理工作人员进行必要的培训，使照片档案管理工作人员严格按照照片的六要素对照片进行收集整理，根据单位的主要职能和业务，对照片档案进行归档整理，对照片的归档界定分为以下几个方面：⑴领导人或著名人物来本单位视察或参加本单位自己举办的活动的照片；⑵本单位组织召开的会议活动的照片；⑶本单位领导外出参加活动的照片；⑷本单位工作人员参加的公益活动的照片；⑸记录本单位重大工程和机器设备的照片。

3、编写照片文字说明

在照片归档前应根据时间、地点、人物、背景、拍摄者信息等要素对照片编写详细的文字说明，在对会议照片编写文字说明时，要写明会议名称与出席会议的重要人员；编写活动照片的文字说明时，应写明活动的名称、主题、参与活动人员的姓名、职务等；编写考察调研照片时，应写明考察调研的时间、被考察调研的单位名称、参与调研活动的人员姓名及职务、发表重要讲话的领导和讲话的重要内容。此后，再对照片档案的移交时间与移交清单的填制做出严格要求。

4、规范照片的整理保管

为了做好事业单位照片档案管理工作，提高其工作质量，应严格按照《照片档案管理规范》的要求，对归档的每一张照片都要确定其有底片和文字说明，并且都能够一一对位，要明确其归档保存的年限，并将照片与底片分别按照其不同的存放方法分开存放，对于没有存档价值的照片要及时将其删除掉，以免其占用空间并不利于以后查档，对于同一事件中反映同一场景的照片只保留一张即可，并且给照片档案编制一合理的目录，然后按照目录对照片和底片进行装具保存。事业单位的档案管理工作人员要每天记录好档案库房中的温度与湿度变化情况，定期地对档案库房进行通风换气，以防照片档案发生变质，并对档案库房的管理制定相关的制度来保证事业单位照片档案的安全。

3 照片档案发展趋势

随着现代科技的飞速发展，数码相机凭借其先进的技术与简单的操作方法及像数高等优势已迅速在我国市场占领了一席之地。与传统照片相比较而言，数码照片成像更快更清晰，不易发黄褪色，便于长期保存，而且最重要的是可以进行电子版存档。对照片档案进行信息化管理也是档案管理现代化的一个标志，工作人员可以利用相关电脑软件将照片进行加工处理，建立一个完善的照片档案管理系统。现代化的照片档案管理不但可以提高办公人员的工作效率，而且还实现了档案资源的共享化，照片档案管理走向数码信息化管理是事业单位照片档案管理走向的一大趋势。

4 结语

照片档案记录的信息真实且直观明了，弥补了纸质档案的一些不足之处，是一份弥足珍贵的资料，加强事业单位照片档案管理，建立健全的规章制度，做好照片檔案的收集、归档、整理和保管工作，有利于事业单位对本单位的发展历程做出记载，为今后的长远发展奠定基础。

参考文献

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[2]姜翠娥.关于学校档案综合管理的几点思考[J].商情， 2014，（12）

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